De canetas a lanches e fofocas de escritório - quando você está sentado a um metro e meio de distância de seu colega de trabalho, compartilhar tudo é uma coisa fácil. E ainda, para discutir os detalhes finais de uma apresentação que você dará em 30 minutos, você envia um e-mail para ela? Há algo errado com esta foto.
E-mails, teleconferências, calendários on-line e aplicativos de bate-papo nos ajudam a manter contato e acompanhar quando estamos muito distantes. A ferramenta, no entanto, é tão eficaz quanto a mão que a empunha. Saber quando usar cada um dos aplicativos à sua disposição e como obter o máximo deles, muitas vezes, faz a diferença entre horas desperdiçadas e produtos enviados.
Na Blinkist, trabalhamos para tornar a leitura e o aprendizado mais eficientes, de modo que a racionalização está em nosso DNA. Quando notamos que a comunicação estava ficando ineficiente até mesmo em nossa pequena equipe, decidimos descobrir o que estava acontecendo e nos impediu de trabalhar da melhor maneira possível. Descobrimos que, ao otimizar o modo como usamos nossas ferramentas cotidianas, poderíamos fazer muito mais.
Abaixo, identificamos as quatro ferramentas comuns que você provavelmente está abusando também e como você pode corrigir seu formulário.
1. Email
O Fumble
Por mais fácil que seja o e-mail, há muitas maneiras de errar: usar o e-mail como um veículo para um longo debate e para respostas de uma só palavra que poderiam ser trocadas ou retransmitidas pessoalmente, para iniciantes. E por mais tentador que seja usar sua cadeia de e-mails como um lugar para uma ampla argumentação com documentação, o e-mail não é lugar para discussões críticas sobre detalhes do projeto. O que você está fazendo em cada uma dessas instâncias é adicionar complicações e atrasos nas atividades e nos destinatários.
O conserto
Para tarefas importantes ou urgentes, encontre-se cara a cara para abordar os problemas de frente e obter respostas mais rapidamente. Ao fazer isso ao vivo, você não está apenas protegendo seu próprio tempo, mas também ajudando seus colegas de trabalho. Se todos souberem que notícias urgentes nunca chegam por e-mail, não há motivo para a atualização constante da caixa de entrada, e as pessoas podem se concentrar em fazer as coisas em vez disso.
Pense no e-mail como sua maneira de começar uma discussão ou definir uma agenda, então quando você se senta com sua equipe para fazer a mágica acontecer, ela pode.
2. Teleconferências
O Fumble
As teleconferências são lindas - você pode realizá-las a qualquer hora e em qualquer lugar - mas, como elas podem se sentir mais casuais do que as reuniões presenciais, elas também podem causar problemas de eficiência.
Primeiro, porque eles se sentem informais, é fácil para muitas pessoas se envolverem. O resultado é que, em vez de poderem assistir a um trabalho crítico que só eles podem fazer, sua equipe fica presa em uma reunião de utilidade duvidosa.
Segundo, é fácil ignorar que, embora pareçam mais casuais, podem ser muito desgastantes mentalmente. As teleconferências exigem preparação e escuta intensiva, o que tira grande parte da sua concentração diária de foco. Programe um também cedo pela manhã e isso pode enfraquecer seu foco durante o dia. Escreva depois de horas, e você estará lidando com um dia definido pela antecipação da sua sessão de trabalho no horário da tarde.
O conserto
Primeiro, tenha em mente que nem todos precisam ser convidados. Em vez disso, envolva pessoas que sejam informadas sobre o projeto e sejam colaboradores importantes. Peça que uma pessoa na reunião tome notas e compartilhe com o restante da equipe para que os outros possam se concentrar no trabalho.
E lembre-se de escolher seu tempo de chamada com sabedoria. Sempre que possível, não agende as teleconferências logo de manhã ou tarde da noite. Ao encontrar um tempo no meio, você estará protegendo seu foco.
3. Bate-papo
O Fumble
O bate-papo entre escritórios, especialmente para empresas localizadas em mais de um andar ou em locais diferentes, é um substituto muito útil para o contato face a face: acontece em tempo real, permite a transferência instantânea de arquivos e facilita a espontaneidade. Mas, como nas teleconferências, as virtudes do chat também são suas falhas.
O principal problema do chat no escritório é que as pessoas sentem-se mais livres para escrever perguntas improvisadas porque não estão interrompendo tecnicamente - o destinatário ainda pode escolher se deve ou não responder. O problema é que somos criaturas reativas, e sentimos que precisamos parar o que estamos fazendo e atender às pessoas que nos tocam. Mesmo que a intenção de entrar em contato pelo chat seja discreta, você tem pouco controle sobre se o trabalho do seu colega é interrompido. Se ela vir uma notificação de mensagem, é provável que ela olhe. Mesmo que ela não responda de imediato, uma parte de seu foco será desviada por sua observação ou pergunta.
O conserto
Em geral, o bate-papo deve ser usado apenas para perguntas rápidas que evitam que você avance com seu trabalho ou para marcar um horário com um colega de trabalho para falar sobre um problema maior. Qualquer outra coisa, coloque em um email para que você não esteja incomodando seus colegas.
E se você está recebendo muitas conversas? Desativar as notificações da mesma forma que você faria para o e-mail. Muitos serviços de bate-papo também permitem que um usuário seja “invisível”, o que é uma boa maneira de se envolver (especialmente se você faz parte de um bate-papo em grupo constantemente atualizado) sem se sentir obrigado a responder.
4. Calendários
O Fumble
O # 1 uso indevido que as pessoas fazem com seus calendários é tratá-las como listas de tarefas. Se você der uma olhada no seu calendário e ver qualquer coisa que pareça, “pegar leite” ou “programar um corte de cabelo”, é hora de repensar como você está usando.
Outro uso incorreto do calendário é não usá-lo para proteger seu tempo, em vez de apenas organizá-lo. Quando você é abordado com uma proposta para um novo projeto e seu calendário diz que você pode encaixá-lo, lembre-se que isso não significa necessariamente que você deve. É importante dar uma olhada em seus objetivos e valores primeiro.
O conserto
Procure manter seu calendário um espaço sagrado para reuniões e eventos que estão ligados a uma data e hora específicas ou envolvem outras pessoas além de você. Você pode começar a alterar suas práticas de agenda com uma lista de tarefas para tarefas como ligar para seu médico ou pegar flores. Cruzar pequenas tarefas é imensamente satisfatório e, colocando-as em uma lista gerenciável, elas assumem um caráter diferente - uma que permite que você as veja como adequadas entre eventos importantes, em vez de se tornarem eventos em si.
E não se esqueça de sempre alinhar novas oportunidades com o seu papel e seus objetivos. Qualquer coisa que não corresponda ao aqui e agora ou ao seu futuro não pertence ao boletim (ou ao seu calendário).
Com apenas alguns ajustes simples, você pode usar as ferramentas à sua disposição para fazer mais. Compartilhe essas dicas em todo o escritório, e todo o seu local de trabalho será muito mais eficiente antes que você perceba!
