Até agora, vou supor que você é bem versado nesses conceitos básicos de e-mail etiqueta. Você sabe, coisas como sempre incluir uma linha de assunto e resistir à tentação de CC cada corpo quente em seu escritório.
Sim, vou lhe dar o benefício da dúvida aqui. Mas, isso significa que eu acho que suas mensagens são perfeitas? Absolutamente não.
Existem alguns e-mails que não são tão repetidos - mas ainda são dignos de piedade. E, as chances são, você pode ser apenas culpado de cometer (hey, eu estou lá com você!) - se você estava ciente disso ou não.
Se você está corando com a menção de uma dessas gafe? Bem, meu amigo, seus e-mails ainda têm espaço para melhorias.
1. Jogando "Hot Potato"
Você se orgulha de estar totalmente no topo da sua caixa de entrada - as mensagens recebidas nunca duram muito sem uma resposta sua.
É ótimo que você esteja comprometido em ser tão responsivo. Mas é importante que você considere também a qualidade do que está enviando. Suas respostas estão realmente levando a conversa adiante? Ou você está disparando mensagens curtas (e talvez até totalmente inúteis) em um esforço para colocar a bola na quadra da outra pessoa e se colocar um passo mais perto dessa inusitada caixa de entrada zero?
Muitas vezes, as pessoas acham que estão caindo nessa última categoria. Infelizmente, esse jogo frenético de email hot potato é completamente contraproducente.
Como melhorar
Eu sei que a pressão para voltar para as pessoas pode ser alta, e eu não estou tentando dizer a você para deixar as mensagens ficarem sem resposta.
Em vez disso, se você não estiver em um ponto em que possa fornecer uma resposta de alta qualidade, envie uma breve nota informando que você está investigando e voltará com uma resposta mais detalhada assim que a tiver.
Essa etapa elimina a pressão de precisar responder instantaneamente, enquanto ainda lhe dá tempo para dedicar consideração adequada a essa mensagem.
2. Apresentando seu senso de humor
Ninguém quer soar como um robô sem vida por e-mail. E, acredite em mim, eu definitivamente aprecio aquelas notas punk e off-the-wall que chegam na minha caixa de entrada.
No entanto, não há garantia de que outros destinatários se sintam da mesma maneira. Você precisa lembrar que as mensagens escritas não possuem as dicas de contexto não-verbais e outras que normalmente ajudam seu humor a pousar.
Então, é importante conhecer o seu público antes de saldar seu e-mail com o que tenho certeza que é seu senso de humor estelar. Eu ficaria encantada com esse ótimo GIF de um cachorro em um chapéu de festa. Seus membros do conselho? Talvez não tanto.
Como melhorar
Mais uma vez, entender seu destinatário é crucial aqui. Mas, se você sentir alguma dúvida sobre como sua piada ou observação engraçada será recebida, exclua-a.
É melhor prevenir do que remediar, e você ainda pode ser amigável e gentil em seu email - sem a rotina standup!
3. divagar sobre e sobre
Eu sei que isso pode parecer uma linha fina para andar. Você ouve tanta conversa sobre essas reuniões temidas que poderia ter acontecido por e-mail que é fácil se sentir pressionado a evitar sit-downs a todo custo.
Mas, essa tentativa de pular todos os contatos cara a cara geralmente resulta em alguns e-mails longos. Antes que você perceba, você criou uma obra-prima de 3.000 palavras que mergulha em detalhes únicos daquela apresentação de vendas futura. Alerta de spoiler: Ninguém vai ler.
Como melhorar
Às vezes, mensagens mais longas são inevitáveis. Nesses casos, coisas como marcadores, parágrafos curtos e subtítulos podem ajudar a manter as coisas organizadas e fáceis de digerir.
Mas, considerando que o comprimento ideal está em algum lugar entre 50 e 125 palavras, qualquer coisa mais longa do que isso poderia justificar uma reunião ou um telefonema.
4. Digitando um e-mail que você não gostaria que ninguém visse
Há uma falsa sensação de privacidade que acompanha sua caixa de entrada. Você assume que o destinatário pretendido será o único a ver esse comentário sarcástico sobre seu chefe.
Ouça com muito cuidado: Não só isso é rude, mas é um negócio arriscado. Seja um eventual problema técnico, um departamento de RH snoopy ou até mesmo um colega de trabalho fofoqueiro, há boas chances de que seus comentários não tão amigáveis acabem chegando às mãos erradas ou diante dos olhos errados.
Como melhorar
Este você só precisa parar - peru frio.
Se você estiver tentado a digitar algo um pouco fora de cor (mesmo brincando) em sua mensagem, pergunte a si mesmo: qual seria sua reação se alguém (como seu chefe ou outro colega) visse esse comentário?
Se você ficar um pouco ansioso com o pensamento, é hora de acertar a tecla de retrocesso.
5. Ser casado com sua caixa de entrada
Tudo bem, esse último erro não tem nada a ver com o conteúdo das mensagens que você está enviando. Mas ainda é importante estar ciente disso.
Mais uma vez, querer gerenciar ativamente sua caixa de entrada é uma ótima qualidade (todas as pessoas com milhares de e-mails não lidos pendurados estão com inveja de seu compromisso, tenho certeza!). No entanto, isso não dá a você um passe livre para manter os olhos colados no telefone no meio do jantar, uma reunião, férias ou um casamento (sim, já vi isso acontecer).
Não apenas a sua caixa de entrada compulsiva é atualizada, forçando-o a perder conversas e experiências reais , mas também é muito imprudente para as pessoas com quem você está passando tempo.
Como melhorar
A resposta aqui é simples: coloque o telefone longe. Eu sei, parece impossível. Mas, como aprendi neste experimento, vale a pena.
Aqui está a boa notícia: Todos esses erros são coisas que você pode resolver, desde que esteja disposto a aprender e mudar seus hábitos. Você não está destinado a uma vida de ser um e-mail total estragar.
Implementar esse conselho (e, enquanto você está nisso, retocar essas noções básicas de etiqueta de e-mail!) E você estará bem no seu caminho para intensificar seu jogo de e-mail outro entalhe.
