Nos últimos meses, tenho tentado montar o cronograma da minha organização para 2015. A coisa mais importante que tive que fazer foi ter certeza de que eu sabia quando todos os nossos eventos estavam acontecendo. Mas antes que eu pudesse escrevê-las no meu calendário, primeiro tive que ter uma ideia de quais eventos eu realmente precisava planejar.
Para organizações sem fins lucrativos, os eventos que você hospeda são as principais formas de interação da sua comunidade com sua organização. E é vital que eles representem você bem. Um evento montado às pressas parecerá - e fará parecer que sua organização é incompetente. Para garantir que você organize os melhores eventos possíveis, é importante priorizar seus eventos e planejá-los para serem o mais eficazes possível.
Nos últimos mais de 10 anos que passei trabalhando para organizações sem fins lucrativos, desenvolvi quatro perguntas cruciais para me fazer antes de decidir planejar um evento.
1. O que nossa organização precisa deste evento?
Basicamente, por que você está considerando hospedar este evento em primeiro lugar? Você está tentando arrecadar dinheiro? Sendo assim, quanto? Você está tentando encontrar novos apoiadores ou forjar novas conexões? Se não for uma arrecadação de fundos, talvez você esteja tentando atrair novos clientes ou educar as pessoas que já fazem parte de sua organização sobre uma nova iniciativa.
Se este evento não está fazendo nada para você, por que você está fazendo isso? Você precisa estabelecer qual estaca sua organização tem nos resultados do evento antes de comprometer tempo e recursos para isso. Isso também ajudará você a priorizar o evento dentro do contexto de todas as suas outras atividades.
2. O que seus convidados precisam deste evento?
Embora você deva considerar suas necessidades primeiro, o evento é sobre seus convidados. Para que você atinja seus objetivos (que descreveu usando a pergunta acima), você precisa convencer os participantes a interagir com você da maneira certa.
Converse com os convidados anteriores e potenciais sobre o que eles gostam nos seus eventos e o que eles gostariam no futuro. Eles gostam de se sentir como um "insider" ou serem reconhecidos publicamente por sua generosidade? Alguns podem dizer que gostam de eventos altos e animados; outros podem preferir uma noite mais branda. Um benefício adicional dessa estratégia é que as pessoas que você entrevista definitivamente vão querer ver como você seguiu o conselho delas no próximo evento.
3. Como vamos fazer isso?
Agora que você tem uma noção do que seus convidados precisarão, é preciso pensar em como dar o que eles querem. Por exemplo, se seus convidados precisarem entender melhor seu programa, talvez você decida que um cliente fale no evento sobre sua experiência com esse programa em particular, ou mostre um vídeo e distribua materiais de leitura sobre seu modelo. Ou, se você tiver uma grande meta de arrecadação de fundos e um público amante de diversão, talvez um leilão ao vivo seja o caminho a percorrer.
Como isso é apenas um esboço, você não precisa mergulhar fundo demais nos detalhes ou comprometer-se totalmente com nada ainda. No entanto, se você perceber que não tem capacidade para realizar um evento que atenda às necessidades de sua organização e convidados, agora é a hora de descobrir isso. Você não precisa necessariamente rejeitar a ideia, mas essa pergunta ajudará você a descobrir se precisa reduzir ou recrutar ajuda extra.
4. Como este evento é diferente de outros eventos?
Não há nada pior do que ir ao mesmo evento duas vezes em um ano - e nada poderia ser mais caro para o host. Se você estiver planejando um almoço, jantar e passeio de golfe para o mesmo grupo de doadores no mesmo ano, você pode esperar fadiga dos doadores e retornos decrescentes no investimento. Em vez disso, considere o planejamento de um grande evento de blowout para esses doadores e, em seguida, um evento menor para seus clientes potenciais ou melhores voluntários.
Em ação
Para ajudar você a começar, aqui está uma amostra de estratégia para um evento que eu recentemente reuni usando estas quatro perguntas:
O que nós precisamos?
- Levante $ 50.000
- Atualize cinco doadores
- Atrair 10 novos doadores, três a US $ 5 mil ou mais
- Introduzir nova campanha de capital
O que os hóspedes precisam?
- Para se sentir confiante de que seu dinheiro está sendo investido sabiamente
- Uma chance de ver o programa em primeira mão
- Justificativa para dar mais - além do preço do bilhete
Como vamos fazer isso?
- Envolva o conselho de diretores para convidar novos doadores
- Configurar almoços pré-evento com doadores atuais para atualizar
- Convide um participante do programa para falar
- Contrate novo designer para convidar e programar
- Alimente-os bem - pense em pedir a chefs locais
- Configurar o recurso de texto para dar
- Contrate uma banda
- Aumentar a cobertura da imprensa
Como este evento é diferente?
- Nosso único jantar sit-down
- Único evento destinado aos nossos principais doadores (60s-70s, a maioria aposentados, em sua maioria voluntários antigos ou atuais)
- Único evento em que todos os membros do conselho costumam comparecer
- Geralmente programado para a primavera, ao mesmo tempo em que a graduação do cliente
O planejamento de eventos pode ser uma tarefa cansativa e demorada - ainda mais se seus eventos realmente estiverem atingindo suas metas. No entanto, pergunte a si mesmo estas quatro perguntas e você será capaz de criar estratégias melhores para seus eventos e determinar quais são realmente necessárias e úteis para sua organização.
