Eu sou um profissional em alcançar a caixa de entrada zero. Com isso dito, ainda não estou muito acima da hierarquia, então recebo apenas um punhado de e-mails por hora.
Mas quando você começa a subir nas fileiras, esse número de notificação fica cada vez maior. E mais importante, o mesmo acontece com o número de outras responsabilidades que você assume. Basicamente, o e-mail é movido para a parte inferior da lista “coisas que você deve fazer” porque é necessário.
No entanto, isso não impede que as mensagens se acumulem. Enquanto muitas pessoas usam aplicativos e hacks para gerenciar o fluxo, o CEO Tom Patterson adota outra abordagem. De acordo com um dos artigos mais bem cotados do LinkedIn, ele resolveu esse problema usando uma mensagem do OOO enquanto estava no escritório :
Muito inteligente, certo? Como gerente, isso permitiu que ele se concentrasse nas coisas que importavam e, ao mesmo tempo, incentivava sua equipe a resolver seus próprios problemas. Betty Liu, uma importante influenciadora do LinkedIn e autora do artigo, resume por que essa abordagem funciona tão bem:
“Assuntos que pareciam urgentes resolveram-se sem mais de 200 e-mails voando em um terreno de 'Responder a todos'. Coisas que eram realmente urgentes exigiam telefonemas. E se as pessoas de Tom soubessem que ele só seria interrompido por questões realmente importantes, eles se encarregariam de tomar suas próprias decisões. Nada disso teria acontecido se Tom estivesse disponível o tempo todo por e-mail para cuidar de cada detalhe ”.
Com isto dito, você provavelmente não é CEO - o que significa que essa técnica pode não funcionar para você e pode até aborrecer algumas pessoas acima e abaixo de você. Mas o que isso sugere é que existem maneiras de usar as mensagens do OOO para ajudá-lo também.
Quando você está prestes a sair de férias, por exemplo, você pode configurar sua mensagem OOO um dia antes para reduzir atrasos desnecessários. Ou você pode criar uma resposta automática para sair todo fim de semana para treinar seu chefe a enviar menos mensagens após o expediente. Ou você pode usá-lo uma tarde para sua equipe interna quando estiver tentando concluir um grande projeto e não terá tempo para responder a assuntos não urgentes.
Se parece com isso:
Estou passando esta tarde completando o relatório de dados trimestrais. A fim de fazê-lo a tempo (e fazer com que pareça bom para todos vocês, pessoal), estou respondendo apenas a e-mails urgentes entre 13h e 18h de hoje. Depois disso, vou voltar para todos. Obrigado pela compreensão!
Meu ponto? Você não precisa ser um CEO para assumir o controle da sua caixa de entrada. Você apenas tem que estar disposto a encontrar uma abordagem que faça sentido para você (e sua equipe).
