Já saiu de uma reunião pensando: "Uau, não chegamos a lugar nenhum ?"
Reunir um grupo muitas vezes pode ser a maneira mais eficiente de avançar em uma grande decisão ou em um plano. Mas isso só funciona se a reunião estiver configurada corretamente.
Então, quando for a sua vez de liderar, use essas cinco etapas para preparar sua reunião para o sucesso - antes mesmo de você entrar pela porta.
1. Convide as pessoas certas
Nada pode desestabilizar uma reunião como ter as pessoas erradas na sala. Se o seu objetivo é fazer com que o grupo tome uma decisão até o final da reunião, certifique-se de que todos que têm uma grande participação ou poder de veto sobre essa decisão estejam na mesa. Discutindo uma nova estratégia de vendas para um produto? Você provavelmente desejará que os líderes de vendas e o gerente de produtos estejam lá, ou nada será decidido.
Por outro lado, ter muitas pessoas “extras” - ou pessoas que são significativamente mais seniores ou mais júnior do que qualquer outra pessoa na sala - pode jogar fora a dinâmica. Se você não precisa que o chefe de RP esteja lidando com uma mudança de fabricação, não o convide. Se todos forem intimidados pelo CFO, deixe-a fora de uma reunião inicial de brainstorming.
2. Pense em dar lição de casa
Você quer que as pessoas comecem de uma lousa limpa, ou seria útil para todos entrarem na reunião com alguma informação de fundo? Se você está apresentando um plano em que deseja inserir, envie-o na noite anterior (não na hora anterior), então é provável que pelo menos alguns dos participantes tenham tempo para examiná-lo e digerir.
E se você quiser que as pessoas tragam idéias para a reunião, diga-lhes.
3. Defina uma agenda
Se você estiver organizando a reunião, precisará definir a agenda. Se você começar a reunião dizendo: “Estamos aqui para discutir nossa estratégia de mídia social. Quem tem idéias? ”- bem, você está pedindo pelo caos.
Em vez disso, distribua - ou escreva em um quadro branco ou flipchart - os tópicos que você planeja discutir com o grupo, na ordem em que você deseja abordá-los. Por exemplo, sua agenda pode ser:
Quando todo mundo conhece o plano, é mais provável que ele fique no assunto. Além disso, a agenda fornece uma estrutura para você recorrer: se a discussão for sobre tópicos ou barracas, você pode lembrar a todos na sala o que você deveria estar discutindo.
4. Diga às pessoas os objetivos
Objetivos não são o mesmo que uma agenda. Uma agenda é o que você vai falar. Objetivos são o que você quer realizar, ou metas para a reunião: decisões que precisam ser tomadas na mesa, os próximos passos que precisam ser acordados.
Por exemplo, os objetivos da reunião hipotética acima podem ser:
5. Sem surpresas: "Pré-venda" suas grandes ideias
Se você está apresentando um grande plano ou recomendação, é sempre vantajoso saber como as pessoas na sala vão reagir. Quem provavelmente vai apoiar você? Quem é provável que o desafie e que objeções eles podem levantar?
Antes da reunião, identifique pessoas importantes cuja opinião é importante e compartilhe seu plano ou recomendação com eles individualmente. Peça entrada. "Venda" sua ideia antes da grande reunião. Anote todas as preocupações levantadas e adapte a maneira como você apresenta seu plano para lidar com essas preocupações.
O vice-presidente de finanças acha que seu plano de lançamento vai custar muito caro? Certifique-se de preparar uma estimativa de orçamento e descobrir o custo de outros lançamentos para que você possa colocar o orçamento proposto em perspectiva. Dessa forma, a conversa não será desviada quando ela disser que seu plano "parece caro".
Por outro lado, se todo mundo adora o componente de mídia social do seu plano - ótimo. Não desperdice 20 minutos justificando por que as mídias sociais são importantes, apenas pule para os detalhes do seu plano real ou concentre a atenção do grupo em outras áreas em que você tem que tomar decisões.
Se você se organizar antes do tempo, reunir o grupo certo e evitar surpresas, você se preparará para aproveitar ao máximo o tempo do grupo. Além disso, você certamente impressionará a todos na sala com sua preparação e terá a chance de brilhar como líder.
