Se você vê as reuniões como um mal necessário para sofrer, você pode estar perdendo o cenário ideal para mostrar suas habilidades de liderança.
Como explica Luann Pendy, vice-presidente de qualidade global da Medtronic, “as reuniões são sua maior oportunidade de serem visíveis e mostrar à sua organização o que você traz para a mesa”.
Pendy deveria saber. Ela supervisiona as operações de qualidade e é responsável por garantir que os dispositivos médicos para pacientes em todo o mundo sejam da mais alta qualidade e confiabilidade. “As reuniões são como fazemos o trabalho”, continua ela. Mas ela nem sempre é a que chama as decisões. “Eu passo a maior parte do tempo participando de reuniões, em vez de liderar reuniões. Faço disso meu objetivo ser um bom participante da reunião, porque então os líderes querem que eu vá a suas reuniões para ajudá-los ”.
Você vê, para ser reconhecido como um líder promissor, você precisará fornecer evidências de que é capaz de entregar muito mais do que sua descrição de trabalho exige. Como Pendy coloca, "Você pode usar seu tempo em reuniões para mostrar sua eficácia, sua inteligência e suas habilidades de liderança." É difícil mostrar esse potencial quando você está sentado em uma estação de trabalho, de cabeça baixa, fazendo seu trabalho.
Falar e contribuir em reuniões pode ser sua melhor oportunidade para mudar a percepção que os outros têm de você: de tático a estrategista, de realizador de tarefas a agente de mudança e de realizador a líder. Com seus colegas de equipe, gerência e, ocasionalmente, os principais líderes seniores da sala, as reuniões são uma plataforma personalizada para você moldar a forma como os outros em sua organização percebem você.
Para aproveitar essa oportunidade, aqui estão quatro dicas importantes de Pendy sobre como liderar em reuniões, mesmo quando você não é o líder da reunião.
1. Conheça o seu papel
Antes da reunião, estude a agenda e entenda seu papel na conferência. Pendy recomenda considerar várias questões-chave, como: Por que você foi convidado para a reunião? Como o líder quer que você participe? Qual é o propósito da reunião? o que é esperado de você?
Então, entregue além dessas expectativas. "É muito importante ter certeza de que você cumpre o papel que é esperado de você", acrescenta ela.
Por exemplo, você está lá para fornecer uma atualização de status da sua parte da empresa? Não basta dizer: "As coisas estão indo bem", quando você pode trazer fatos e dados para mostrar seu ponto com maior autoridade. Em vez disso, diga: "A satisfação do cliente aumentou 3% em relação ao mês passado" e dê sua análise do motivo. Ou se você estiver vindo como um especialista externo (por exemplo, como especialista em marketing participando de uma reunião de engenharia), tente trazer uma perspectiva única, como ser o defensor dos clientes.
Se você não conhece o seu papel, pergunte. No mínimo, você ganhará pontos por se importar.
2. Fale para cima
Vários anos atrás, Pendy recebeu feedback de que ela era percebida como difícil de ler e calma nas reuniões e, como resultado, as pessoas achavam difícil trabalhar com ela.
Esses comentários foram reveladores para Pendy. "Eu ia às reuniões e seria muito cortês e respeitoso", explica Pendy. "Eu estava ouvindo o que todo mundo dizia, processando e aprendendo", disse ela. Ao fazer isso, no entanto, alguns colegas de trabalho achavam que ela não estava envolvida ou interessada no que estava acontecendo.
"Então eu mudei", ela relata. Ela começou a falar e imediatamente começou a receber mais feedback positivo. “Os funcionários disseram: 'Obrigado por me apoiar'. Meus colegas disseram: 'Obrigado por compartilhar seus pensamentos e suas idéias'. E a gerência disse: "Obrigado por liderar."
Em vez de esperar pela permissão ou um convite para falar, venha preparado com a expectativa de que você irá contribuir. Faça um brainstorm com pelo menos três pontos de discussão antecipadamente e desafie-se a mencionar cada ponto durante a reunião. Torna-se mais difícil interromper a conversa à medida que a reunião avança, então fale logo no início para estabelecer sua “voz” na sala.
E se você não tem sugestões que agreguem valor à conversa? Falar para defender o ponto de vista de um colega de trabalho ou fazer uma pergunta bem pensada pode ir tão longe.
3. Encontre mentores de reunião
Pendy sugere encontrar um modelo que conduza bem as reuniões. “Encontre alguém dentro de sua organização que seja muito experiente com etiqueta corporativa e tenha sucesso em liderar e participar de reuniões. Observe-os para ver como o comportamento deles contribui para o sucesso deles ”, ela oferece. "Você aprenderá muito sobre a cultura e a etiqueta de sua organização."
Por exemplo, descubra quantas perguntas e comentários são considerados apropriados e o que é considerado acima do topo. Em algumas culturas corporativas, as perguntas são mais bem recebidas fora da reunião e, se você estiver trabalhando contra essa etiqueta, terá dificuldade em obter êxito.
Ou, por exemplo, digamos que você veja uma maneira mais eficiente de estruturar a linha do tempo de um projeto. É útil saber se a etiqueta de reunião determina que a mudança seja feita por um consenso de grupo, e se você não deveria ter tempo de reunião para deliberar sobre um assunto que poderia ser tratado rapidamente em uma conversa particular.
Ao prestar muita atenção às regras não escritas e não ditas de cumprir a etiqueta, você pode liderar com eficiência, evitando erros que possam prejudicar sua reputação.
4. Estar presente
Se você foi incluído no convite da reunião, espera-se que você esteja lá para contribuir. Uma parte importante disso é sentar-se à mesa. "Muitas vezes, vejo funcionários subalternos entrarem em uma sala onde há uma grande mesa de conferência e tentar encontrar a cadeira no canto, longe da mesa", disse Pendy. “Isso não significa ser positivo, confiante, engajado e entusiasmado. A maneira de conseguir um lugar na mesa é aparecer no horário ou cedo, então há um lugar aberto. ”
De acordo com Pendy, sua postura também é importante. "Coloque os cotovelos na mesa - algo que sua mãe lhe ensinou a nunca fazer no jantar", ela recomenda. Surpreso? "Quando você está em uma reunião de negócios, se você está inclinado para a frente e está colocando os cotovelos sobre a mesa, ele diz ao grupo que você está envolvido, está interessado e tem algo para contribuir."
O TED Talk, da professora adjunta da Harvard Business School, Amy Cuddy, reuniu mais de 16 milhões de visualizações, popularizando a postura de poder - a postura da “Mulher Maravilha” que aumenta a autoconfiança, ao mesmo tempo que aumenta a percepção de outras pessoas sobre sua autoridade.
De acordo com Cuddy, levante-se para falar, se possível, com os pés confortavelmente separados, ombros para trás, queixo para cima e braços expansivos, para que sua linguagem corporal acrescente credibilidade à sua mensagem. Também funciona quando sentado; sentar-se em linha reta com os braços abertos aumenta o espaço que você ocupa, o que é uma demonstração de poder.
Finalmente, não saia da reunião sem se voluntariar para liderar algo ou assumir um item de ação. Você garantirá um lugar na agenda na próxima reunião.
