Não é segredo que quase todos os profissionais estão em busca de encontrar os melhores hacks de produtividade por aí. Quer se trate de dicas para responder e-mails mais rápido ou soluções para usar sua agenda de forma mais eficiente, as pessoas têm todo tipo de ideias sobre como reduzir o tempo necessário para fazer praticamente tudo.
No entanto, apesar de todos os conselhos lá fora, você já experimentou alguns desses hacks de produtividade mágica e descobriu que eles não o ajudaram nem um pouco? Se assim for, aqui está uma dura verdade: você pode estar fazendo errado.
Não tem certeza do que você pode melhorar? Aqui estão cinco maneiras pelas quais você pode estar atrapalhando os hacks comuns de produtividade - e como consertar seus erros.
1. Fazendo uma lista de tarefas muito longa
As palavras não podem descrever quantas vezes as pessoas me disseram que uma lista de tarefas não funciona para elas. Quando eu pergunto o que especificamente eles não gostam sobre gerentes de tarefas ou listas, a resposta usual é algo como: "Eu nunca sinto que faço tudo na lista".
Se isso está acontecendo com você, confie em mim quando digo que há uma solução fácil.
Tente isso ao invés
Embora existam muitas teorias diferentes sobre a duração e a intensidade das listas de tarefas diárias e semanais, é melhor ter duas ou três grandes tarefas e algumas tarefas menores a serem feitas do que uma lista de 20 coisas que você precisa fazer. ao pôr do sol.
Se você é novo em fazer uma lista de tarefas, comece pequeno (apenas quatro ou cinco itens de ação por dia) e use uma ferramenta ou aplicativo simples para anotar suas tarefas (como o aplicativo de lembretes do MacBook ou apenas uma lista de papel tradicional). Para todo o resto, eu gosto de manter uma aba separada no meu aplicativo de lembretes do MacBook para tarefas que precisam ser feitas em uma data posterior (apropriadamente chamado de “Later To-Do”), para que eu esteja focando apenas no que é mais importante em qualquer determinado dia ou semana. Eu recomendaria altamente fazer algo semelhante, independentemente de você ter uma lista de papel ou uma digital.
2. Obtendo um horário de sono “normal”
Os especialistas estão constantemente falando sobre a importância do sono e de ir para a cama mais cedo, mas muitas pessoas que o experimentam realmente descobrem que estão mais exaustos do que mais revigorados. Como você consegue as horas de sono de que precisa enquanto ainda se certifica de que é um sono significativo?
Tente isso ao invés
Claro, o velho ditado de "cedo para a cama, cedo para subir" funciona para algumas pessoas, mas com certeza não se sente assim para todos. Então, em vez de se adequar às velhas noções de horas de sono “normais”, encontre o melhor sistema que funcione para você e sua agenda. Por exemplo, se você sentir que está mais produtivo durante as primeiras horas da manhã, tire uma soneca no início da noite, acorde e tire outra soneca durante o dia para cobrir o sono que não está sentindo. .
Não sabe como encontrar seu tempo de sono ideal e quantidade de sono? Há algumas sugestões loucas por aí (algumas envolvem bloquear-se em uma cabine remota sem eletricidade para entrar em um ciclo natural), mas um pouco de planejamento e um pouco de matemática podem resolver o problema. Dr. Michael Breus, um especialista em insônia, recomenda ir para a cama sete horas e meia antes do horário de vigília e ajustar o seu horário de sono em 15 minutos, dependendo de como você se sente.
3. Ser distraído ao responder e-mail
Um dos maiores aborrecimentos para os profissionais é o fluxo constante de emailsprodu que entram, e muitos começaram a usar o truque de agendar o horário especificamente para responder às mensagens, em vez de apenas responder como eles vêm durante todo o dia.
No entanto, apesar de usar essa tática, ela ainda pode parecer que você não está fazendo muita coisa durante o seu espaço de “resposta ao e-mail”. O que da?
Tente isso ao invés
Qual é um dos maiores assassinos de produtividade, especialmente no domínio de responder e-mail? Outras distrações Como o trabalho na sua caixa de entrada é normalmente uma tarefa chata, é fácil verificar seu telefone ou conversar com colegas de trabalho enquanto o faz. No entanto, essas distrações pequenas e aparentemente inócuas estão realmente custando a você fazer o seu trabalho.
Em vez disso, encontre um lugar tranquilo para verificar seu e-mail durante o tempo previsto e desative as notificações push e os alertas (e até mesmo o telefone, se possível) enquanto estiver fazendo isso.
4. Organizando-se demais
Você decide um dia que precisa de um espaço de trabalho livre de bagunça, para que você coloque as coisas nas gavetas, cole novamente todos os papéis à sua frente e jogue fora metade das coisas na mesa.
No entanto, você percebe, alguns dias depois, que agora você não tem idéia de onde está a situação e pode ter jogado alguns documentos importantes no meio do chute de limpeza.
Tente isso ao invés
Ir de zero a 60 em dois segundos pode deixar você desorientado, especialmente no âmbito da organização. Assim, em vez de limpar completamente toda a sua vida profissional em questão de horas, trabalhe em partes e leve o seu tempo ao longo de vários dias ou semanas para se organizar.
Por exemplo, comece com a gigantesca pilha de documentos diversos que está em sua mesa desde que você iniciou seu trabalho atual. Reserve um tempo para descobrir com cuidado como você gostaria de armazenar todos esses documentos (Armário de arquivamento? Organizador de mesa?) Antes de começar a limpeza e jogar fora as coisas.
Além disso, não jogue fora o que você colocar na pilha de “lançamento” por alguns dias após a limpeza, apenas para ter certeza de que você tem tudo o que precisa.
5. Baixando muitos aplicativos
É engraçado como, às vezes, quanto mais aplicativos de produtividade você adiciona ao seu telefone ou computador, menos produtivo você se torna. Este é um dos hacks de produtividade mais simples de fazer errado, mas também é incrivelmente fácil de consertar.
Tente isso ao invés
Trate seus aplicativos de produtividade para você, avalie os prós e contras desse aplicativo e esteja pronto para se concentrar em melhorar o uso desse aplicativo ao longo do tempo.
Por exemplo, finja que você está no mercado para um ótimo aplicativo de organização de documentos. Passe algum tempo pesquisando aplicativos que as pessoas recomendam (e não recomende), pesquise as especificações específicas desses aplicativos e, quando você finalmente fizer o download, programe um tempo para saber como aproveitar ao máximo esse aplicativo.
Na minha experiência, investir mais tempo e energia em como usar um único aplicativo de cada vez levou-me não apenas a ter um exército de aplicativos que eu realmente gosto e uso completamente, mas também saber como utilizar todos os recursos em cada um dos meus apps.
No geral, o maior erro que as pessoas cometem sobre hacks de produtividade não é ser deliberado quando se pensa em como usá-las. Há uma suposição de que, porque você está tentando algo novo, ele terá o máximo impacto sem ter que tentar muito, e isso raramente é o caso.
Lembre-se, os hacks de produtividade podem ajudar, mas não são um gênio mágico.
