Pergunta rápida: você fica empolgado quando um convite de reunião é exibido em sua agenda? Eu vou adivinhar a resposta é não. E, no entanto, reuniões frequentes - às vezes até diárias - fazem parte da cultura de muitas empresas.
Eu acho que, na maioria das vezes, reuniões de equipe são uma perda de tempo. Claro, eu entendo que reuniões de todas as mãos são necessárias de vez em quando. Mas, na maioria das vezes, existem outras maneiras mais eficientes de manter todos na sua empresa ou no seu departamento atualizados sobre o que está acontecendo no escritório.
Aqui estão quatro coisas a considerar na próxima vez que você estiver pensando em planejar uma reunião.
1. Interrupções são Assassinos de Produtividade (e Potencial)
Quando fiz algumas contas e percebi que uma reunião de uma hora com 17 pessoas (o tamanho da equipe no ShortStack, incluindo nossa equipe remota que se junta a nós através do Hangouts do Google+) é realmente uma reunião de 17 horas, eu imediatamente fiz uma moção para reduza nossa reunião de funcionários a cada duas semanas.
Se você deseja alguma motivação para reduzir a quantidade de tempo que você e sua equipe gastam nas reuniões, confira o MeetingCalc. Quando você conecta o salário médio da sua equipe, mais o número de participantes da reunião e, em seguida, vê o custo do tempo gasto, é muito provável que você faça algumas alterações também. Considere que uma reunião de uma hora com 17 funcionários que ganham uma média de US $ 40.000 por ano custa US $ 232.88. Se você está se encontrando diariamente ou mesmo apenas algumas vezes por semana, esse preço aumenta rapidamente.
2. Mensagens instantâneas são uma maneira eficaz de obter mais notícias - mais rápido
No ShortStack, usamos um aplicativo de mensagens chamado Slack. Todo mundo tem sua própria conta, que pode ser usada para comunicação privada entre membros da equipe e, em seguida, há canais que incluem todos os membros de determinados departamentos.
Por exemplo, temos um canal "geral" onde as notícias que afetam todos saem; um canal de “desenvolvimento” em que os membros da equipe de desenvolvimento, que inclui uma equipe remota, compartilham atualizações sobre mudanças técnicas e um canal de “suporte” para conversar sobre problemas de atendimento ao cliente.
E muitas vezes usamos o Slack em vez de reuniões. Por exemplo, recentemente reformulamos nosso blog e foi um projeto bastante grande. Algumas empresas podem achar que é necessário realizar uma reunião para fazer um anúncio como este. No entanto, este foi um momento perfeito para usar a nossa sala de chat "geral". Colocamos a nota informando que o novo blog estava funcionando e sugerimos a todos que o visitassem. Se essa fosse uma mudança maior, digamos, uma mudança de plataforma que exigisse uma demonstração, teríamos uma rápida reunião de equipe. Mas como era algo que toda a equipe podia conferir em seu próprio tempo, optamos por ficar com a sala de bate-papo.
(Ah, e também temos um canal "aleatório", onde compartilhamos coisas que não têm nada a ver com o trabalho: vídeos de truques humanos, notícias importantes sobre o estado do casamento de Jay Z e Beyoncé e memes de gatos, é claro .)
3. Existem outras maneiras de conhecer
Alguns membros da equipe de desenvolvimento do ShortStack caminham juntos todas as tardes por volta das 15h. Sim, tecnicamente eles estão em uma reunião, discutindo o progresso dos vários projetos nos quais estão trabalhando, mas parece diferente de uma típica reunião no consultório. Eu sei que esse exercício faz meu sangue fluir e me faz pensar melhor, então estou em total apoio para esses passeios e conversas à tarde.
Além disso, não é incomum que a equipe de desenvolvimento trabalhe em projetos que não envolvam o restante do escritório. Suas caminhadas à tarde são o momento perfeito para eles conversarem sobre esses projetos e terem seu próprio tipo de “reunião de equipe” sem gastar todo o tempo dos outros empregados em algo que não possa afetá-los ou envolvê-los.
Também li a pesquisa que mostra que as reuniões a pé aumentam o pensamento criativo, algo que todos poderiam usar um pouco mais. E eu li que caminhar em grupo faz as pessoas se sentirem mais cooperativas, já que todas estão se movendo na mesma direção, literalmente, ao invés de ficar sentadas em volta de uma mesa. (Mais sobre os benefícios de caminhar em reuniões, aqui.)
4. Toda reunião deve ser planejada com a produtividade em mente
Há um tempo e um lugar para reuniões de equipe maiores. Mas quando chegar a hora, você deve se assegurar de aproveitar ao máximo a menor quantidade de tempo, tendo uma agenda e talvez até objetivos claramente definidos. No ShortStack, nosso assistente de escritório envia um e-mail alguns dias antes de nossas reuniões a cada duas semanas pedindo itens da agenda. Então, temos uma pessoa de cada departamento dando uma rápida - três minutos ou mais - para atualizar o que está acontecendo no conteúdo / PR, vendas, suporte ao cliente, desenvolvimento e outros departamentos. É quando eu também dou a atualização do "estado da empresa" e faço solicitações amplas minhas. Na maioria das semanas, nossa reunião de equipe dura cerca de 40 minutos, no máximo.
Essas reuniões aconteciam a cada semana e duravam mais desde que cada pessoa fez sua própria atualização. Como reduzimos a frequência e a duração, também percebi que temos mais reuniões improvisadas entre grupos menores. Parece fazer com que a equipe se sinta mais capacitada para lidar com as coisas importantes e oportunas, e então compartilham atualizações na reunião maior.
Estou curioso para saber o que vocês acham das reuniões? Sim ou não? Produtivo ou um desperdício de tempo? Se você não é fã, o que você faz?
