Coisas que são clinicamente as piores: entrar em uma conversa quando você está no caminho para pegar os dois últimos cubos de queijo em um evento de networking, ouvindo um amigo falar sobre o “registro” do casamento e ver sua programação e vendo reuniões consecutivas.
Não mesmo! Você já ouviu essa conversa acontecer?
Você: "Como foi seu dia?"
Seu amigo normal da rotina: “Incrível, tive uma reunião atrás da outra! PowerPoints, ousavam dizer isso, no ponto! ”
Não. Você não tem.
No entanto, somos todos culpados de fazer reuniões nos calendários uns dos outros - inclusive eu. E, como qualquer pessoa que já liderou uma reunião sabe, é bastante desanimador quando você olha ao redor da sala e todo mundo está espreitando seus telefones.
E é por isso que reuni esta lista rápida de todas as razões pelas quais as pessoas (OK, bem, eu) não ouvem em reuniões - assim como algumas correções rápidas. Porque se todos começarmos a planejar melhores reuniões, todos começaremos a temê-los um pouco menos.
1. Você não teve uma agenda
Entendi! Você é legal, você está relaxado, você está vendendo comprimidos do seu skate.
Mas a questão é a seguinte: quando você começa sua reunião com: “Eu trouxe todo mundo aqui hoje para discutir nossa estratégia de vendas - alguma idéia?” Eu imediatamente me desliguei porque 90% das respostas serão no local, completamente tipo inútil ("Devemos vender mais, apenas em geral!" e "Já consideramos fazer um cão nosso porta-voz?").
E 100% do contato visual será do tipo desajeitado em que as pessoas estão implorando umas às outras sem palavras para serem as únicas a falar.
Em vez de
Antes de enviar a próxima reunião, convide, junte e envie por e-mail um detalhamento de como você planeja usar esse horário. Isso não apenas ajudará as pessoas a se prepararem para isso e a trazer boas ideias, mas também garantirá que você bloqueie a quantidade certa de tempo.
É tão fácil como:
Minutos 1-5: Revendo os objetivos da reunião: Contrate a Airbud para ser o novo porta-voz da empresa.
Minutos 5-15: Discutindo os objetivos: Fale sobre a realidade do Airbud não apenas estando disponível, mas também sendo real.
Minutos 15-25: Idéias de brainstorming: Ande pela sala sugerindo outros porta-vozes que atuam como líderes de pensamento no espaço.
Minutos 25-30: Recapitulando tudo: escolha as melhores ideias e atribua os próximos passos.
2. Você não explicou que isso seria um show one-man
A menos que você seja Morgan Freeman, eu simplesmente não posso ouvir você falar por 30 minutos sem parar. Há uma razão pela qual você não encontrará muitos TED Talks populares em mais de 20 minutos.
Em vez de
Se você - e somente você - vai falar durante toda a reunião, o que você está dizendo é melhor ser interessante, fácil de digerir e aplicável a mim.
Então, quando você estiver fazendo essa agenda, nós apenas conversamos sobre o assunto acima, destaque qualquer coisa que não leve a um passo de ação (como “pesquise isso…” ou “debater isso…” ou “acompanhar gatos que jogam basquete ”).
Então - e prepare-se para esta feitiçaria e magia - apague-a. O segundo em que você para de fazer a reunião sobre os “próximos passos” é o segundo em que você começa a perder pessoas.
Agora, se você está morrendo de vontade de manter essas coisas, jogue um slide de bônus em sua apresentação ao longo das linhas de “para discutir no futuro…” ou inclua uma folha em informações interessantes nessa agenda que você enviar antes Tempo.
3. Você não precisava nada de mim especificamente
O que você está dizendo está tangencialmente relacionado ao meu trabalho e você acha que me beneficiaria ouvir. E, em teoria, claro!
Mas na realidade? Assim que eu percebo que não precisarei pesar ou tirar qualquer coisa acionável da reunião, vou voltar meu foco para a lista de tarefas esperando por mim na minha mesa.
Em vez de
Eu odeio continuar jogando a palavra A, mas tudo isso remonta a essa agenda. Ao enviá-lo antes do tempo e marcar "ouvintes" como convidados opcionais, você dá ao convidado a opção de participar ou não (e, assim, garantir que todos que estão chegando gostem de ouvir). Por que alguém em sua reunião que vai derrubar o clima com seu olhar zumbi em branco de qualquer maneira?
Eu sei o que você está pensando: Jenni, esse “plano de agenda” parece muito trabalho para uma reunião. E eu concordo! Mas se você está pedindo para alguém tirar 30 ou 60 minutos do dia, você precisa se esforçar um pouco.
Ou - e não, infelizmente, não estou prestes a dizer: “apenas crie, Chad” - você pode transformar essa reunião em um email. Demora um pouco mais de tempo do que criar uma agenda, mas economiza o tempo real da reunião. E, felizmente para você, temos instruções sobre como fazer isso facilmente aqui.
