Eu sou um grande fã de economizar tempo, especialmente quando se trata de e-mail. E um dos meus truques favoritos para fazer isso não é digitar mais do que eu absolutamente preciso.
Não, eu não uso uma versão de taquigrafia por e-mail. Uso as respostas predeterminadas do Google. Não é familiar? Este laboratório do Google permite que você salve qualquer número de respostas e insira-as facilmente em seus e-mails. (Veja como configurá-lo, cortesia da Gadgetwise.)
Minha regra de ouro? Se eu tivesse que digitar exatamente a mesma coisa mais de uma vez em um dia, isso se tornaria uma resposta automática. Aqui estão alguns que eu me vejo usando repetidamente, que vão economizar muito tempo (e digitar!) Também.
Seu número de telefone comercial ou detalhes da teleconferência
O endereço do seu escritório, com instruções e instruções de entrada ou estacionamento do prédio, se necessário
A descrição do seu produto ou serviço
Informações sobre tempo ou preço para o seu produto
Seu papel e trabalho ( eu trabalho em marketing aqui e foco )
Qualquer tipo de política que você discuta regularmente com pessoas
Detalhes sobre a assinatura de contratos ou acordos (por favor, revise e as seções iniciais A, C e E. )
Quaisquer e-mails de atualização regulares que você enviar para sua equipe ( os números de vendas desta semana foram … )
Informações sobre um evento da empresa ( Por favor, junte-se a nós para a apresentação do palestrante em destaque ) .
Uma boa rejeição aos emails de vendas frias ( isso parece interessante, mas não estamos assumindo novos fornecedores no momento. )
Informações de pagamento da empresa ( Envie a fatura para [email protected] e você será pago em até 30 dias ) .
Iniciante de e-mail curto quando você introduz duas pessoas a um ao outro ( , eu gostaria de lhe apresentar. )
E-mail de introdutividade dupla ( pretendo verificar com você antes de apresentá-lo ) .
O e-mail não entregue ( Meu colega, poderá ajudá-lo )
E-mail de inter-office hand-off ( , eu entendi isso, mas parece que o seu território, então eu estou passando adiante. )
Empurrando algo para um ponto posterior ( estou um pouco sobrecarregado agora, mas você pode me enviar um email em duas semanas para pegar isso de volta? )
Reiniciando um antigo segmento de email ( espero que esteja tudo bem. Eu queria pegar isso de volta. )
Configurando um horário para conversar ou se encontrar ( estou confirmando nossa reunião e estou ansioso para conhecê-lo. )
Sua resposta quando alguém lhe pergunta sobre um trabalho na sua empresa ( A melhor maneira de ver todos os nossos trabalhos disponíveis é visitar nossa página Carreiras. )
A resposta rápida quando alguém quer buscar conselhos no seu cérebro ( estou feliz em agendar um telefonema de 15 minutos para discutir. As sextas-feiras são tipicamente ótimas para mim. )
Agendamento de uma entrevista com possíveis candidatos
Recusando candidatos você não contrata
Um bom parabéns por e-mail em um novo emprego ou promoção
Uma conclusão para o seu email ( Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida ou coisas que você gostaria de discutir. Obrigado. )
Qualquer outra coisa que você precise explicar uma e outra vez
Menos digitação, mais vida. É possível.
