Se você já trabalhou em um escritório, sabe que as reuniões são a ovelha negra das tarefas de trabalho. Nós amamos odiá-los e nos esforçamos para eliminá-los para sempre, e ainda assim continuamos a tê-los - repetidas vezes até nos encontrarmos imaginando por que passamos tanto tempo neles.
Todo mundo tem seus segredos para navegar no difícil cenário das reuniões (e algumas são melhores que outras).
Então, eu arredondei estratégias para diminuir sua carga de reuniões (e aumentar sua produtividade) de quatro líderes de empresas de sucesso. Quem sabe, você pode tentar uma dessas táticas em seu próprio escritório!
1. Criando Timeslots “Sem Reunião”
Este é o truque mais antigo e fácil do livro, para quem se esforça para agendar o trabalho de heads-down.
E funcionou para Andrew Fingerman, CEO da PhotoShelter:
“Por pouco mais de um ano, recusei-me a realizar reuniões antes do meio-dia. O impacto na minha produtividade tem sido surpreendente. Como alguém que também tem TDAH, descobri que as manhãs são imprescindíveis para o trabalho que requer meu mais alto nível de pensamento crítico. Então, se alguém precisa desesperadamente se encontrar comigo de manhã, eu quase sempre recuso e pergunto se podemos escolher um horário à tarde. A única condição em que vou ceder é se a reunião se alinhar perfeitamente às minhas prioridades. ”
No The Muse, adotamos uma estratégia semelhante ao implementar as “quartas-feiras vencedoras”, nas quais, das 9h às 13h às quartas-feiras, ninguém na empresa tem permissão para agendar reuniões.
“As queixas mais comuns eram de que as pessoas não tinham tempo suficiente de raciocínio consistente porque as reuniões interrompiam com tanta frequência”, diz o nosso vice-presidente de pessoas e talentos, Toni Thompson. "Há algumas reuniões que as pessoas me disseram que não podem parar, mas se o esforço reduzir até 70% das reuniões improdutivas e substituir as que têm muita produtividade, criatividade e sanidade dos funcionários, vale a pena."
2. Ter reuniões apenas um dia por semana
Mattan Griffel é o co-fundador e CEO da One Month. Para resolver seus problemas de reunião, ele decidiu que, em vez de bloquear determinados horários, ele bloquearia todos os dias, exceto um.
Ao contrário do sistema do The Muse, o Griffel realiza reuniões somente às quartas-feiras: “Eu não faço muita coisa disso. Se alguém pedir para tomar café na terça-feira, perguntarei se a quarta-feira funciona. Se essa quarta-feira for totalmente reservada, vou perguntar sobre a próxima quarta-feira (às vezes tenho que marcar duas ou três quartas-feiras), ”ele diz em um recente artigo da Forbes . Surpreendentemente simples, certo?
O resultado, ele descobriu, não é apenas uma enorme quantidade de tempo para se concentrar em outras tarefas, mas que “forçar as pessoas a esperar até quarta-feira freqüentemente filtrará as reuniões sem importância. Isso elimina as pessoas que querem um pouco do seu tempo, mas não estão dispostas a esperar por ele ou trabalhar dentro de sua programação. Isso é ótimo para mim, já que eu não quero me encontrar com essas pessoas de qualquer maneira. ”
3. Revisitando o calendário regularmente
“Estamos regularmente reavaliando as reuniões trimestralmente para reelaborar as agendas das reuniões sempre que necessário”, diz Dinah Alobeid, diretora de comunicações da Greenhouse. Isso significa que a cada trimestre, todos na empresa analisam o calendário e decidem se determinadas discussões podem ser movidas para outro canal.
Você pode facilmente fazer isso com sua própria programação. Para ajudar a restringir quais reuniões acontecem e não ocorrem, a Alobeid sugere reduzir o prazo: “Comece com reuniões de 30 minutos e reduza para 20 minutos quando possível; O mesmo vale para 60 minutos, por que não tentar 45? ”Você pode descobrir que pode realizar o mesmo em menos tempo, se não através de um e-mail ou de um documento do Google.
Além disso, ela diz: “Gaste tempo na segunda-feira mapeando o que você quer realizar esta semana e quais reuniões precisam acontecer para realizar o trabalho e levar certos projetos adiante.” Se eles não se sentirem alinhados com suas prioridades, remova eles.
4. Realizando uma purga de reunião
Alex Villa, diretor de operações da Healthify, leva isso ainda mais além, organizando uma “limpeza de reuniões” em sua empresa:
"Este é um ponto específico no tempo a cada seis a nove meses, em que excluímos 100% das reuniões recorrentes e estabelecemos regras pelas quais elas podem ser adicionadas novamente".
Então, o que exatamente significa trazer uma reunião de volta ao calendário para Villa e sua equipe? “Para reuniões não recorrentes e voltadas para o cliente, você pode manter ou excluir a reunião a seu critério. As reuniões excluídas não podem ser adicionadas por pelo menos duas semanas. Depois dessas duas semanas, você só pode adicionar a reunião de volta se a maioria dos participantes solicitar proativamente que ela seja trazida de volta (proibir o lobby de suas próprias reuniões!) ”
A resposta em sua empresa foi incrivelmente positiva, apesar de ser um pedido tão intimidador: “Todo mundo adora e não pode esperar para apagar tudo. Sem reconhecer o problema, você começa a ter a situação embaraçosa de ninguém querer ser o único a dizer: "Esta reunião não é útil, podemos simplesmente cancelá-la?" Em última análise, passamos por ciclos de desempenho ideal, em que as pessoas conseguem um bom equilíbrio entre poder colaborar enquanto ainda têm tempo para realizar seu trabalho individual. ”
Embora seja difícil conseguir que todos em sua equipe participem desse plano, vale a pena fazer testes para reuniões menores. Converse com seus colegas de trabalho sobre a remoção de check-ins não urgentes por algumas semanas e veja se isso afeta negativamente seu trabalho.
Resolver a sobrecarga de reunião realmente se resume a priorizar sua carga de trabalho, e é por isso que as estratégias acima são tão eficazes.
