Quando se trata de fazer apresentações persuasivas para executivos seniores, nunca subestime o que você pode realizar na reunião antes da reunião.
Imagine o seguinte cenário: você finalmente conseguiu um ponto na agenda de uma importante reunião de liderança para apresentar sua “grande ideia” à gerência executiva. Você passou dias revisando seus dados, reconfigurando seu PowerPoint e refinando suas recomendações.
A apresentação vai muito bem. Você faz contato visual com os executivos, atende ao estilo de tomada de decisões de cada um e até mesmo usa palavras poderosas e persuasivas como “evidentemente”. Em sua mente, você tirou essa do parque.
Mas nada disso importa: a decisão deles não segue o seu caminho.
No final do dia, refletindo sobre o que aconteceu, ocorre a você: Eles tinham se decidido muito antes de ouvirem você. Em algum momento após o envio da agenda da reunião (mas antes de você pegar o slide clicker), o resultado da reunião foi predeterminado pelos tomadores de decisão - e você não foi incluído.
Se as decisões reais estão sendo tomadas antes da reunião, pode não ser suficiente apresentar seu caso e tentar conquistar corações e mentes na sala de reuniões.
O guru de liderança John Maxwell escreveu que “o segredo para uma boa reunião é a reunião antes da reunião”.
Em seu livro, Liderança de Ouro , Maxwell reconta o conselho de um mentor que lhe disse para descobrir antecipadamente quais influenciadores-chave iriam estar em qualquer reunião e reunir-se com eles de antemão, individualmente ou em grupos. Maxwell e outros usam a frase “a reunião antes da reunião” para se referir ao processo de verificação com esses principais participantes antes da reunião maior para ganhar seu buy-in, desenvolver confiança e evitar ser surpreendido mais tarde.
Em um webinar anos atrás, entrevistei o chefe de comunicações corporativas de uma empresa de dispositivos médicos. Seu tema escolhido de especialização foi uma habilidade que muitos aspirantes a influenciadores ainda precisam desenvolver: como trabalhar efetivamente com os executivos da diretoria executiva.
"Eu não posso te dizer o número de vezes que eu vi pessoas presentes para a nossa equipe de liderança sênior", disse ela, "e é a primeira vez que alguém na sala já está ouvindo sobre o que é que você está tentando para convencê-los a fazer.
De acordo com o líder de comunicações, uma das regras muitas vezes não ditas para trabalhar efetivamente com líderes seniores é evitar surpresas - e uma ótima maneira de conseguir isso é tomar conta da reunião antes da reunião. “Pergunte aos seus executivos por 15 minutos antes da grande reunião”, ela recomendou. “Você pode visualizar seus pensamentos e ideias e ouvir as preocupações deles. Faça-os parte do processo para que, quando a grande reunião chegar, eles sintam que têm interesse nisso. ”
Embora possa parecer uma interação informal, não use uma abordagem improvisada; Eu recomendaria preparar com a mesma diligência para esta reunião pré-reunião de 15 minutos como você faria para o evento principal.
Seu objetivo em cada uma dessas “mini-reuniões” é testar sua hipótese com cada executivo e trazer à tona quaisquer preocupações e objeções que ele ou ela possa ter a fim de reduzir a probabilidade de sua apresentação ser descarrilada. Em última análise, seu objetivo é alinhar cada líder como seu defensor - antes da reunião principal acontecer.
Conforme recomendado pelo guru de comunicações corporativas, aqui estão algumas perguntas para seus defensores em potencial sobre sua ideia:
- Esta ideia faz sentido para você?
- Você concorda com isso?
- Esta é uma maneira inteligente de investirmos nosso tempo e dinheiro?
- Isso alinha-se às iniciativas em sua área? Se não, por quê?
- E se isso acontecer, você vai me apoiar quando eu fizer a apresentação?
Se a resposta for “não”, é muito melhor que você saiba agora, enquanto ainda tem a chance de mudar de direção e corrigir o curso antes da grande reunião.
Depois de ter essas conversas, você pode não ter alistado 100% dos principais tomadores de decisões como defensores, mas ao pré-vender suas ideias antes da grande reunião, você pelo menos saberá quem são seus apoiadores. Você também saberá quem é neutro, quem é cético, quem podem ser os detratores em potencial e onde estão na questão. Dominando a reunião antes da reunião e pré-vendendo suas idéias, você pode atender a todos os pontos de vista em sua apresentação final e, em seguida, pregá-la.
