Quando comecei a trabalhar, nunca entendi por que as pessoas odiavam tanto as reuniões. Adoro pessoas, adoro conversas de brainstorming e adoro uma desculpa para não ficar olhando para o meu computador por várias horas - como elas poderiam não ser nada além de ótimas?
É claro que, com o tempo, comecei a entender por que eles fazem um mau rap. Tirar o fato de que a maioria das reuniões é ineficiente, se não improdutiva e uma perda de tempo, leva cerca de 23 minutos e 15 segundos para se concentrar no que você estava trabalhando antes de uma reunião (e é por isso que somos grandes fãs de transformando os desnecessários em e-mails).
Como alguém que é (e conhece muitas pessoas que também têm) teve dias de reuniões consecutivas, sei como pode ser difícil fazer todo o seu outro trabalho. Aqui estão algumas dicas de como passar o dia da melhor maneira possível, se o cancelamento não for uma opção.
Prep para a reunião
É provável que você saiba alguns dias antes do tempo em que terá um dia cheio de reuniões. Então, use esse tempo de preparação para se organizar.
Verifique se você tem tudo o que precisa para apresentar ou executar cada reunião. Se você é um participante, repasse todos os documentos ou agendas que seus colegas enviaram para ter uma noção do que você precisa trazer e do que será discutido (se você não tem nada disso, peça!).
Saber o que está por vir irá salvá-lo do dia difícil de encontrar arquivos, ou rastrear informações, ou desperdiçar qualquer energia mental em ficar chocado com o que você está aprendendo.
Começar o trabalho feito antes do tempo
Veja o que você tem vindo depois do encontro. Existe alguma coisa que você possa fazer com antecedência? Ao trabalhar no seu almoço ou ficar apenas 30 minutos mais tarde do que o habitual no dia anterior, você pode acabar com algumas tarefas e não acabar com a sensação de estar cheio de reuniões, como se estivesse atrasado.
Planeje como você tirará proveito desses bits de tempo intermediário
Às vezes as reuniões terminam cedo. Às vezes eles começam tarde. E às vezes eles são cancelados. (E às vezes o apresentador gasta os primeiros 10 minutos tentando ligar o computador.)
Prepare-se para usar esses momentos de reserva com sabedoria.
Faça uma lista de tudo que pode ser feito em menos de cinco minutos. Em seguida, volte para essa lista (e não para mídias sociais) quando se encontrar com minutos de sobra.
Bloqueie qualquer tempo livre que você tenha
Outro truque óbvio é bloquear fisicamente o tempo que você tiver entre as reuniões em seus calendários.
Trabalhar na reunião (quando possível)
OK, eu não estou lhe dando permissão para não ouvir na reunião, mas também percebo que todo mundo faz isso em algum momento. E também sei que há incêndios que você precisa resolver, por mais importante que seja a discussão.
Então, se há uma pausa na conversa, você é meramente um observador na reunião, ou você está certo de que não é necessário naquele momento, eu dou a você permissão para lidar com qualquer um desses frutos de baixo para cima - seja respondendo a um Slack, respondendo a um e-mail importante do cliente ou preenchendo um documento rápido.
Realmente comer o almoço
Se não for completamente um tabu no seu escritório, por favor , almoce durante a reunião. E faça pausas no banheiro, mesmo que isso signifique sair no meio ou ficar atrasado para o próximo. Ah, e leve água e um lanche com você para não se sentir faminta ou desidratada.
Isso ajudará a manter sua energia alta para que você possa resolver o problema mais tarde (mais sobre isso abaixo).
Planeje ser um longo dia
Se o seu dia vai ser completamente lotado, então pode valer a pena entrar na mentalidade de que você provavelmente não estará saindo quando você idealmente quiser. É uma droga ter que trabalhar fora de suas horas regulares, mas sabendo que está chegando, vai ficar um pouco menos doloroso.
Cancelar seus planos nessa noite
Com isso dito, não faça seu dia mais por ter planos após o trabalho. Isso não só colocará um prazo final para que você possa trabalhar, mas também significará que você termina o dia mais exausto do que o necessário. Em vez disso, faça uma noite de autocuidado que seja relaxante e livre de estresse.
Entre cedo
Defina o seu alarme um pouco mais cedo do que o habitual e chegar ao escritório antes de todos os outros. Isso deixa você com bastante tempo livre de distrações para se concentrar antes que o dia realmente comece. E isso também vale para as corujas noturnas - mesmo que você entre cedo e passe a primeira hora fazendo uma lista de tarefas para o dia, vai se sentir melhor.
Evite isso no futuro
Você pode tentar seguir estas dicas para reduzir quantas reuniões você terá que participar no futuro.
Ou, voltando a “bloquear sua ideia de agenda”, você pode garantir que você bloqueie de duas a três horas todos os dias pelo seu trabalho. Isso ajuda a garantir que você quase sempre tenha tempo para trabalhar. Embora você tenha que mover esses blocos para acomodar outras pessoas e prazos, é um ótimo começo.
Não há dúvida de que ter um dia cheio de reunião cheira mal. No entanto, não é impossível sobreviver a um dia como este e ainda fazer o seu trabalho (afinal, se eu puder, você também pode).
