Como você, sou um profissional ocupado. Então, estou sempre à procura de novas estratégias de gerenciamento de tempo para avaliar e melhorar a maneira como passo meus dias.
Em uma entrevista recente com a Slate , Dave Gilboa, co-fundador e co-CEO da Warby Parker, compartilhou uma ótima técnica que serve como uma ferramenta de reflexão e um ímpeto para a ação futura:
E no final de cada semana eu tento olhar para o meu calendário e rever todas as reuniões que tive naquela semana e classificá-las como zero, um ou dois. Zero significa que foi um uso muito ruim do tempo e, se eu tivesse que fazer isso de novo, eu não teria participado da reunião. Dois é um ótimo uso do tempo - quero gastar mais tempo nesses tipos de reuniões. E um está em algum lugar no meio. E então me conectarei com minha assistente e me certificarei de que ela entende quais dessas reuniões eu quero mais e quais podem ser filtradas para que, com o tempo, minha agenda se torne mais e mais produtiva.
Agora você não precisa de um assistente para colocar essa dica para trabalhar - em vez disso, imprima sua agenda da semana anterior e avalie suas reuniões. (Ou, se você estiver em um escritório sem papel, apenas coloque-o em um documento do Word.)
O melhor desta técnica é que ela permite que você acompanhe o valor do tempo gasto em reuniões. Você está recebendo principalmente dois ou na maior parte zeros? Se você respondeu a este último, faça a si mesmo algumas perguntas para ver se você pode encontrar um padrão (ou dois):
- Eles tendem a ser grandes ou pequenos?
- Houve uma agenda enviada de antemão?
- Houve um líder claro?
- Aconteceu de manhã, tarde ou noite?
- Foi pessoalmente?
- Esta é uma reunião semanal de atualização?
- Houve um email que saiu depois que realizou mais?
As tendências podem aparecer quando você percebe que reuniões com grupos maiores são menos úteis para você; ou que a qualquer hora que você se encontrasse antes das dez da manhã, você não reteve nada; ou que sua sessão semanal com um colega apenas levou a discutir fofocas no escritório.
Com esses insights, você pode trabalhar no ajuste de sua programação e aproveitar ao máximo seu tempo no escritório. Na verdade, pode até haver oportunidades para você cancelar os próximos compromissos se você determinar que eles nunca adicionam valor algum. Ou, se você estiver se sentindo realmente experimental, tente algo novo - como uma reunião em pé ou simplesmente enviando um e-mail em vez de se encontrar cara a cara.
Tentarei pelas próximas semanas para ver como funciona - e você também deveria! Me tweet no @acav com seus resultados.
(Ah, e PS, se você gosta do som do que Gilboa disse, a contratação de Warby Parker!)
