Meus dias menos favoritos no trabalho são o que eu chamo de “pilhas roxas”. Minha empresa usa o Google Agenda, e a cor da minha agenda pessoal é roxa, então nesses dias horríveis eu vejo nada além de blocos de tempo bloqueados das 9h30 da manhã. às 18:30. Isso sempre me faz pensar: "Como diabos isso aconteceu?"
Além de sentir que não tenho espaço para respirar ou fazer um trabalho real naqueles dias, temo ser “aquele cara” que tem que sair de uma reunião na ponta dos pés, depois passar um tempo extra depois para descobrir o que senti falta ou quem até tarde para a minha próxima reunião porque o anterior correu muito tempo. (Desde que escrevi sobre nunca chegar atrasado ou despreparado para reuniões, meus colegas de trabalho me mantêm em xeque!)
"Ocupação" é um truque. Faz-nos sentir que quanto mais longas as nossas listas de tarefas, mais bem sucedidos somos. Faz-nos sentir que quanto mais temos em nossos pratos, mais bem sucedidos somos. Mas desde quando o fato de ter um prato recheado demais lhe dá alguma coisa além de cãibras ou coma alimentar? Não tem que ser assim, e estou fazendo uma resolução aberta para lutar contra isso.
As reuniões acabam em nossos calendários de duas maneiras: porque as aceitamos e porque as criamos. É nesses pontos de decisão que podemos fazer as coisas de maneira um pouco diferente para retomar nossos calendários e dar a nós mesmos (e aos nossos colegas de trabalho) tempo para estar preparados e produtivos. Aqui estão três maneiras de fazer isso:
1. Fale para cima
Antes de enviar ou aceitar um convite de reunião, certifique-se de entender o que deve ser feito e como deve ser preparado. Se não o fizer, fale com o organizador e verifique se existe uma agenda específica. Se não houver, peça a ele para criar um (ou melhor ainda, se voluntariar para ajudar). As melhores agendas são específicas com atribuições de tempo para garantir que todos os itens relevantes estejam sendo cobertos. Se não houver tempo suficiente para criar uma agenda, ofereça-se como voluntário para ajudar o organizador a ficar de olho no relógio.
Se você estiver organizando a reunião, use uma agenda para planejar por quanto tempo a reunião deve ser. Os convites da agenda do Google são padronizados para uma hora, e é fácil clicar em "enviar" sem pensar em encurtá-los, mas essa configuração pode ser alterada! Você ficará surpreso com o quanto você pode cobrir em 15, 30 ou 22 minutos. Dependendo do seu relacionamento com o organizador, se você perceber que uma reunião está programada para durar uma hora e não acredita que deva ser (porque você entende o objetivo e os resultados esperados), peça que o tempo seja encurtado.
Finalmente, se você aceitou um convite para uma reunião que termina ao mesmo tempo, outra reunião está agendada para começar (seriamente, como nos convencemos de que podemos estar em dois lugares ao mesmo tempo?), Avise o organizador com antecedência você precisará sair dessa reunião cedo. Idealmente, isso incentivará o organizador a concluir a reunião quando você precisar sair. No mínimo, você se sentirá confortável em sair sem interromper, e o organizador não ficará surpreso quando fizer isso. Para um seguro extra, vá em frente e deixe o organizador da sua próxima reunião saber que você pode chegar atrasado.
2. Pad Your Time
Assim que a hora da reunião for confirmada, e se a sua agenda tiver espaço à sua volta, proteja-a! Acrescente 15 a 30 minutos antes e depois da reunião chamada “Tempo de Transição”. Antes da reunião, use o tempo para revisar qualquer material, faça uma pausa no banheiro e chegue ao local antes de começar. Após a reunião, é um bom período para você refletir sobre o material enquanto ainda está fresco. É razoável esperar que os colegas de trabalho sejam respeitosos com o que estiver no seu calendário; eles estão apenas agendando onde há tempo livre comum. Então, se uma reunião terminar às 3 da tarde e você bloquear o tempo para recapitular depois, eles provavelmente (esperançosamente?) Não se incomodarão em iniciar uma nova reunião às 3:15 ou 3:30.
3. Bloqueie seu tempo
Este é o santo graal da produtividade: ter pedaços de tempo - até dias! - sem reuniões. O BuzzFeed declarou as terças e quintas-feiras livres de reunião. Você pode? Embora possa ser necessário um esforço deliberado entre os gerentes seniores de sua empresa para limpar um dia inteiro, vale a pena dar uma olhada nos seus próprios hábitos de trabalho para ver quando você realiza seu melhor trabalho. Você é uma pessoa matutina, ou você realmente fica excitado depois das 2 da tarde? Examine sua agenda e veja onde você pode bloquear de duas a quatro horas apenas uma vez por semana para se concentrar em fazer ou fazer. Você só pode definir uma tendência em sua empresa a partir do zero!
Então, este é o meu compromisso de retomar o calendário! Quem está comigo?
