"Anote isso - vai ser no exame final", disse nenhum chefe nunca.
Fazer anotações é um desafio inesperado de mudar da escola para o local de trabalho - estamos em um ambiente completamente novo, com motivos totalmente diferentes para anotações e diferentes necessidades de como usaremos nossas anotações mais adiante, mas a maioria de nós estão confiando nos métodos que usamos em nossa aula de história do ensino médio.
E, embora seja raro alguém perder o emprego por não tomar notas sobre algo, o pequeno efeito contínuo de notas ruins (ou pular notas completamente) pode realmente prejudicar sua carreira. Quantas vezes você teve que enviar um e-mail para seu chefe, colega ou cliente fazendo uma pergunta sobre algo que ela falou em uma reunião outro dia porque você esqueceu? Isso está prejudicando esse relacionamento - sem mencionar a produtividade de todos. (Nota: Aqui estão mais algumas coisas que os chefes realmente não gostam.)
Por outro lado, tomar notas é uma maneira incrível de mostrar respeito pelas pessoas. Isso mostra que você está ouvindo e que acha que o que eles estão dizendo é importante. Suas anotações também servem como guia para melhorar seu trabalho; Você pode facilmente consultar as informações importantes que você precisa para ter sucesso sempre que precisar, sem demora.
E um bônus secreto, tomar notas, na verdade, torna você mais inteligente. Quando você tem uma coleção de anotações completas e pensadas em um único lugar (que você realmente revisita de vez em quando), você começa a ver conexões entre coisas que de outra forma não teria visto e ter informações que outras pessoas não mantêm. É assim que você obterá grandes ideias, formará novas conexões e se tornará o tipo de inovador e líder que faz as coisas realmente acontecerem em sua equipe.
Em suma, tomar notas é uma maneira realmente sutil, mas poderosa, de tornar-se mais bem-sucedido - mas muito poucos de nós recebem orientação sobre como fazer a transição do estilo de anotações para o trabalho. É por isso que hoje quero compartilhar com você um guia de início rápido para tirar notas incríveis em sua vida profissional.
1. Saber quando tomar notas no trabalho
Nem todas as situações no trabalho exigem anotações, mas certamente há ocasiões em que recomendo muito que você retire sua caneta e seu papel. Em geral, meu conselho é sempre errar do lado de tomar notas e só decidir mais tarde se você precisa ou não mantê-las, mas aqui estão alguns dos principais momentos em que você vai querer anotar algumas coisas:
Reuniões one-on-one
Se você é o chefe ou o empregado, tomar notas mostra que você está levando o tempo a sério. Também é um bom momento para tomar nota de detalhes pessoais como o nome do cônjuge de seu gerente, o que é bom lembrar para ajudá-lo a formar um relacionamento mais significativo com as pessoas no trabalho.
Grandes conversas
É fácil ficar tão envolvido no que está acontecendo durante uma grande sessão de brainstorming ou resolução de problemas que você realmente não retém nada quando sai da sala. Faça um ponto para fazer anotações, mesmo se estiver participando muito, para garantir que você mantenha informações importantes.
Reuniões com Clientes
Trazer um caderno é sempre uma boa ideia para que você possa registrar todos os detalhes que um cliente ou cliente precisa. É melhor ter muita informação e pare mais tarde do que perder algo realmente importante.
Reuniões com seus mentores ou contatos
Até mesmo uma simples reunião de café deve ser gravada. Mostre à pessoa que você valoriza seu tempo e experiência escrevendo-a; Além disso, se esta é uma reunião rara, você vai querer ter certeza de que você se lembra de tudo, pois você pode não ter tempo com essa pessoa novamente em breve. Você também pode usar suas anotações para acompanhar de maneira mais significativa, como enviar um link ou artigo valioso relacionado a algo que você discutiu em sua reunião.
2. Encontre um estilo de anotações que você ama
Não há regras quando se trata de como você tira suas anotações. Não há prova de que qualquer estilo funciona melhor do que outro estilo - o melhor tipo de anotações são aquelas que farão sentido para você mais tarde, seja qual for a aparência delas.
Aqui estão alguns dos mais populares estilos de anotações que você pode experimentar para descobrir o que funciona para você.
Listas
Este é o tipo mais tradicional de anotações. Você começa na parte superior da página com o tópico principal da reunião e, em seguida, continua sua lista com subtítulos à medida que outros tópicos surgem.
Deixe espaço entre as sub-cabeças à medida que você vai, já que a reunião pode voltar a um tópico (ou você pode ter perguntas ou novas idéias que deseja registrar), e você vai querer ter espaço para adicionar informações sem fazer sua lista malfeita ou confuso.
Você também pode criar cabeçalhos para itens como itens de ação, tarefas, decisões tomadas e quaisquer recursos ou ferramentas importantes que você precise manter, para que você possa ter uma lista realmente viável para se referir mais tarde.
Mapas mentais
Se você é um pensador visual, tente um mapa mental. Comece escrevendo o tópico da reunião no centro da página. A partir daí, desenhe ramificações para cada tópico chave discutido.
Por exemplo, você pode escrever "Lançamento do Kickstarter" no centro de sua página e, em seguida, desenhar ramificações para tópicos como "divulgação de imprensa" e "cronograma do dia de lançamento". Continuar desenhando filiais para subtópicos (cada vez mais detalhados) e No final, você terá uma representação visual dos pontos mais importantes da reunião.
Uma trilha de migalhas de pão
Esta é a forma mais intensa de anotações, mas é incrivelmente eficaz. Quando você emprega essa estratégia, faça anotações como se fosse dar a alguém que não estava lá na reunião.
Anote todos os tópicos que surgirem e registre cada ponto relacionado a esse tópico. Você não precisa escrever cada palavra que é dita; use frases curtas e preste especial atenção a coisas como ferramentas ou recursos específicos.
Essa é uma ótima estratégia para as pessoas que ficam ansiosas durante as reuniões, pois mantém as mãos ocupadas. Contanto que você faça contato visual de tempos em tempos, ninguém se importará em tomar notas tão detalhadas.
3. Organize suas anotações para que você possa revisitá-las mais tarde (e se tornar incrível)
Uma das maiores lutas que as pessoas têm com as anotações é manter suas anotações organizadas de uma maneira que elas possam revisitar de uma maneira valiosa depois. Anotações por conta própria não são suficientes para melhorar a retenção ou o entendimento - você precisa revisitar suas anotações e consolidar as informações em sua mente para torná-las valiosas.
Isso significa que, se as suas anotações estiverem em todo lugar ou completamente desorganizadas, você pode não estar tomando nada disso. Aqui estão algumas das melhores maneiras de manter suas anotações organizadas e tornar o tempo que você gasta com elas realmente valioso para levar sua carreira adiante.
Mantenha sempre suas anotações no mesmo lugar
A maneira mais fácil de manter suas anotações organizadas é mantê-las em um só lugar. Não mais digitando algumas coisas em um documento do Google e mantendo uma pilha aleatória de notas na sua mesa. Embora existam muitas opções para isso, o papel é ideal para que você não mantenha uma tela entre você e a pessoa com quem você está se encontrando. Além disso, escrever as coisas com a mão ajuda na retenção.
Então, invista em um notebook - que você ama, que vai levar com você para todos os lugares, e que tem a versatilidade de que você precisa para as muitas situações em que precisará fazer anotações.
Mantenha o mesmo formato
Acima, analisamos três dos principais estilos de anotações que funcionam bem para ambientes profissionais. Encontre o estilo que funciona para você e fique com ele; Isso fará com que a leitura das notas seja mais fácil.
Seja qual for o estilo escolhido, escreva informações críticas no topo de cada página - a data, os participantes da reunião e o tópico da reunião em todas as páginas de anotações relacionadas a essa reunião - para facilitar o acompanhamento.
Faça um agendamento semanal para analisar suas anotações
É difícil encontrar tempo para revisitar suas anotações, mesmo se você quiser, com o fluxo constante de coisas que exigem sua atenção e são uma prioridade maior a cada semana. Portanto, defina uma reunião recorrente em sua agenda para revisar suas anotações uma vez por semana. Até 15 minutos é tempo suficiente para ver o que você gravou.
Quando você passar por cima de suas anotações, anote todas as suas dúvidas ou problemas em aberto que ainda precisam ser resolvidos. Este também é um bom momento para se preparar para as próximas reuniões que você tiver. Anote as perguntas que você quer ter certeza de obter respostas ou qualquer informação importante que você acha que precisa ter na mão.
Quanto mais você poderia realizar se você sempre tivesse a resposta certa na ponta dos seus dedos? Consistência é a chave para o sucesso; Quanto mais pequenos e bons hábitos (como grandes anotações) que você pode desenvolver, mais você poderá crescer a cada dia. Esta semana, tente fazer anotações em todas as reuniões e veja se é mais fácil ter boas ideias rapidamente ou fazer mais.
