Para a maioria de nós, nossas caixas de entrada são o inimigo - um buraco negro sem fundo de dor, desespero e cupons de vendas dos quais nunca conseguimos nos arrastar.
E enquanto você pode tentar auto-arquivo e cancelar sua inscrição, existem apenas alguns e-mails que você não pode evitar. Você não será capaz de impedir sua empresa de enviar a você todos os relatórios da equipe ou impedir que esse publicitário irritante lance um comunicado de imprensa após o comunicado à imprensa.
Mas há um tipo de e-mail que você pode parar: e-mails de acompanhamento.
Pense nisso: quanto mais e-mails você acumular, mais tempo levará para responder a todos eles. Quanto mais tempo você demora para responder, mais emails de acompanhamento as pessoas decidem enviar apenas para garantir que você tenha recebido as mensagens. Em pouco tempo, você está preso em um ciclo vicioso e perpétuo. Se uma infinidade de pessoas está lhe enviando e-mails, você poderia imaginar quanto espaço e tempo extra estão sendo desperdiçados?
Felizmente, existe uma maneira super fácil de reduzir o número de mensagens de acompanhamento (e potencialmente apenas as mensagens em geral) que você recebe: Coloque um respondedor automático de e-mail no lugar - não apenas quando você está de férias, mas também Tempo.
Sua resposta automática não precisa ser longa ou detalhada, mas uma mensagem rápida "Oi, recebi seu e-mail e entrarei em contato quando puder!" Pode manter os ansiosos castores afastados.
Precisa de um pouco de orientação sobre como formatar sua resposta automática? Experimente este modelo para começar:
Também tenha em mente que ser mais específico com a sua resposta automática é o melhor. Dê às pessoas um cronograma geral de quando você voltará a elas ("Tentarei responder a consultas comerciais dentro de três dias"), para que elas saibam a diferença entre você estar ocupado e usar uma resposta automática como forma de para evitar completamente sua caixa de entrada (não recomendamos fazer isso, obviamente).
Além disso, os respondedores automáticos são uma ótima maneira de direcionar o trabalho para outras pessoas que podem ser mais adequadas (“Se você estiver me contatando sobre uma oportunidade de marketing, sinta-se à vontade para enviar e-mail, nosso associado de marketing”).
Sua resposta automática também pode ser uma oportunidade mais incomum para envolver as pessoas. Sentindo-se um pouco auto-promocional? Adicione um link para uma das suas páginas de mídia social. Quer responder antecipadamente a algumas perguntas? Inclua uma FAQ divertida sobre como lidar com algumas das coisas com as quais as pessoas costumam comparecer. Interessado em ser criativo? Link para um artigo recente que você achou interessante.
Acima de tudo, certifique-se de estar usando sua resposta automática como forma de ganhar tempo e não uma alternativa para responder a e-mails (porque, surpresa: os respondentes automáticos não respondem a mensagens por mais tempo que você espere).
Mas ao usar essa abordagem, você manterá e-mails desnecessários à distância. Você manterá seus contatos felizes. E, melhor de tudo, você vai manter a caixa de entrada de medo de rastejar em seu dia.
