Aqui está uma situação não totalmente irreal: imagine que administrar sua caixa de entrada ultimamente tem consumido tanto tempo e energia que você está começando a sentir que deveria ser assim. Esses truques de e-mail que você vê online nunca se aplicam à sua situação, pois os escritores não conseguem entender os detalhes intrincados de seu trabalho específico ou as responsabilidades que o acompanham.
Se isso soa familiar, há uma chance de você estar subestimando o quão fora de controle seu email chegou. Na verdade, é possível que sua caixa de entrada esteja no modo de acesso total e esteja se culpando por sua desobediência quando pode estar evitando o problema completamente. Leia sobre alguns sinais de que você não está sozinho em suas lutas, além de maneiras de corrigi-los!
Lembre-se: você pode retomar o controle.
1. Você recebe mais e-mails do que você pode responder
Por que toda vez que você responde a uma mensagem, mais 10 aparecem? No passado, você passava horas a fio passando e respondendo, apenas para atrasar os itens de ação reais na sua lista de tarefas esperando por sua atenção. Não há um equilíbrio saudável entre manter-se atualizado e, bem, cuidar de tudo em sua vida. Talvez o seu relacionamento com sua caixa de entrada não seja o que costumava ser.
Porque isso está acontecendo
Você está tratando seus e-mails como se todos tivessem o mesmo peso. Talvez você tenha uma política de primeiro a entrar, a primeira a sair, onde você responda a qualquer coisa que tenha esperado por mais tempo por sua resposta e trabalhe até hoje. Ou talvez você tenha uma política de "primeiro a entrar, primeiro a sair", em que você começa de cima e desce.
Como corrigi-lo
É hora de você começar a priorizar as mensagens por urgência. Faça a si mesmo estas perguntas toda vez que você receber uma nova:
- Isso é urgente?
- Existem outras pessoas que estão melhor equipadas para lidar com isso?
- Isso requer uma resposta?
- É uma resposta que você dá frequentemente?
Se não for urgente, salve para mais tarde. Não é um TBD mais tarde, mas um tempo real que você definir todos os dias para passar pela sua caixa de entrada. Se é urgente, mas há muitas pessoas incluídas que estão melhor equipadas para responder - dê alguns minutos e veja se uma delas faz. Se não houver resposta necessária: não responda. E, por fim, se você der uma resposta com frequência, pense em usar um recurso como Respostas predefinidas no Gmail ou criar um documento que tenha todos os seus modelos em um só lugar.
2. Você está recebendo muitas newsletters
Você acorda todas as manhãs com toneladas de mensagens não lidas, incluindo nada menos que 30 boletins informativos diferentes (quebrando manchetes! Vendas! Melhores restaurantes na área! Notícias da indústria!). Você deita na cama, os olhos mal se abrem, e passa cada um diretamente na lata de lixo. Esta é uma parte necessária da experiência, você diz a si mesmo. Eu me inscrevi para estes e agora este é o preço que tenho que pagar.
Porque isso está acontecendo
Eu entendo: boletins são atraentes. Com tantos ótimos por aí, você luta para escolher o que realmente é valioso do que é simplesmente interessante . Toda vez que você encontrar um novo resumo diário ou uma carta semanal que pareça realmente útil, você se pergunta se realmente tem certeza antes de entregar as chaves douradas à sua caixa de entrada - e você está. Então você se inscreve. Mas antes que você perceba, e mesmo sem ter o significado disso, essa assinatura rapidamente se torna mais uma em uma longa linha de exclusões matinais.
Como corrigi-lo
Impedir que isso aconteça cancelando mais intencionalmente. Toda vez que você se inscrever em um novo boletim informativo, experimente uma semana de teste. Se, ao final de uma semana, você não estiver animado para abri-la (ou ainda nem o fez), cancele a inscrição. Nenhuma pergunta feita. Eu sei o que você está pensando: quem tem tempo para fazer tudo isso? Você faz isso, com aplicativos como Unroll.Me (para boletins informativos) e BoxBe (para pessoas).
3. Você freqüentemente perde e-mails ou esquece-os completamente
Você está trabalhando com cinco outros colegas de trabalho em um próximo projeto, e alguém iniciou um tópico para descobrir os horários das reuniões para a próxima semana. Considerando todas as outras tarefas que você tem em seu prato, você acha que é bom empurrar esse pequeno detalhe de agendamento até mais tarde - melhor ainda, quando a conversa é mais desenvolvida e você tem mais com o que trabalhar. Algumas horas depois, você procura as mensagens e elas desaparecem. Não importa quais termos de pesquisa você tente.
Porque isso está acontecendo
Duas possibilidades: sua caixa de entrada é muito confusa ou muito organizada. Estou falando das pessoas que ou se livram de tudo sob o sol imediatamente ou acumulam milhares e milhares de mensagens não lidas. Cada e-mail que você recebe - do seu chefe, do seu vizinho, do seu parceiro e da sua avó - é banido para os arquivos ou fica na sua caixa de entrada para sempre.
Como corrigi-lo
É hora de limpar sua caixa de entrada. Separe uma hora um dia e dedique-a a fazer nada além de ordenar mensagens. Você pode: mover tópicos para pastas, utilizar tags, estrelar tudo o que precisar para voltar mais tarde, verificar o Boomerang ou experimentar qualquer uma dessas ferramentas incríveis. Não escolha um método apenas para escolher um, em vez disso escolha um que você saiba que faz sentido para você. Você pode ter que testar alguns sistemas antes de encontrar a opção perfeita, mas confie em mim, algumas horas gastas fazendo isso você vai economizar uma tonelada a longo prazo.
Se algum desses cenários soar familiar para você, tudo bem. É normal sentir que sua caixa de entrada governa sua vida. Mas isso não significa que você tenha que desistir. Em vez disso, comece a resolver o problema, envie um e-mail por e-mail até voltar ao controle.
Você tem algum truque de gerenciamento de e-mail que eu deveria tentar que não estivesse incluído? Me Tweet @caroqliu e me avise!
