Conseguiu um trabalho? Um que envolve um computador, uma conexão com a internet e uma mesa?
Então você provavelmente vai escrever um e-mail de um romance este ano - enquanto lida com cerca de 100 e-mails por dia.
Acho que todos podemos concordar: a sobrecarga de e-mail está atingindo um pico de febre. (E não uma febre boa, como discoteca ou cowbell. Uma febre ruim. Como a febre tifóide.)
Como a maioria das pessoas, passei uma quantidade considerável de tempo pensando em como organizar e-mails, priorizar e-mails e responder a e-mails com mais rapidez. Mas ultimamente, venho considerando uma questão mais interessante: como posso “treinar” pessoas (gentil e amorosamente, é claro) para me enviar menos e-mails, em primeiro lugar?
Aqui estão três das minhas técnicas favoritas.
Eles são conceitos revolucionários? Na verdade não. São lembretes sensatos e sensatos? Acho que sim. E se você concordar, espero que me mande um e-mail e me conte tudo sobre isso. (Brincadeira. Completamente.)
1. Não responda a todos os emails imediatamente (ou em todos)
Isso pode soar contra-intuitivo, mas quando você realmente gosta disso, muitos “emails urgentes” tendem a se resolver sem a sua ajuda.
Caso em questão: uma vez por dia, recebo um email frenético de um cliente, colega ou cliente adorável que diz algo como:
“Alex! Socorro! Estou tentando fazer _________, mas não consigo lembrar o que você me disse para fazer sobre _________. Você pode me lembrar de novo?
Cerca de 90% do tempo, se eu esperar uma hora ou duas e não fizer nada, essa mesma pessoa escreve de volta e diz:
“Alex! Viva! Eu percebi isso. Minha culpa. Deixa pra lá!"
Ao optar por não responder instantaneamente, você está “treinando” as pessoas para serem mais autossuficientes - ao mesmo tempo em que cria expectativas sensatas e realistas sobre a rapidez com que você poderá responder.
Claro, use o bom senso aqui. Se você trabalha em uma posição de atendimento ao cliente - e um elemento-chave do seu trabalho é responder prontamente às pessoas que precisam de sua ajuda - então, obviamente, sua definição de “quem precisa da minha ajuda” será diferente da de outra pessoa.
Mas não importa que tipo de trabalho você tenha, você pode tentar o próximo passo.
2. Crie um Auto-Responder com respostas úteis para perguntas frequentes
Faça uma lista de perguntas freqüentes que as pessoas enviam para você, dia após dia. Em seguida, plop suas respostas em uma resposta automática que dá às pessoas precisamente o que eles precisam.
É altamente eficiente e, novamente, envia uma mensagem sutil de que você aprecia as pessoas que estão dispostas a ajudar a si mesmas.
Aqui está um exemplo simples:
Olá!
Muito obrigado por escrever.
Se você está lendo essas palavras, isso significa que estou em um projeto grande e emocionante - e não vou verificar meu e-mail por várias horas.
Mas, graças à magia do email, ainda posso ajudá-lo, agora mesmo!
Se você estiver enviando um email para configurar uma reunião:
Por favor, use minha ferramenta de agendamento on-line aqui. É a melhor maneira de bloquear o tempo.
Se você estiver enviando um email para obter uma atualização de status no Project XYZ:
Por favor, confira o cronograma atualizado, aqui.
Se você tiver uma pergunta extremamente sensível ao tempo:
Por favor, ligue para o meu celular em ### - ### - ####. Ou passear até a minha mesa no terceiro andar. Estarei por perto.
3. Responda com declarações, sem mais perguntas
Se você concluir seus e-mails com perguntas abertas como estas:
"A que horas você acha que devemos almoçar?"
“Você se lembra de como atualizar o site ou precisa de ajuda?”
"Como você acha que devemos proceder daqui?"
Suas perguntas só gerarão mais e-mails, com ainda mais perguntas, exigindo seu pensamento e atenção contínuos.
Então, em vez de uma pergunta aberta, tente terminar seus e-mails com uma declaração clara, como:
“Vamos almoçar às 12:30. Vejo você no Café Luna.
“Quando você estiver pronto para atualizar o site, aqui está um tutorial do WordPress e um link para as diretrizes de marca da nossa empresa. Estou aqui se precisar de mais ajuda.
“Vamos nos reconectar em uma semana. Vou ligar para você às 10h da próxima segunda-feira.
Se o que você está propondo não funcionar para seus destinatários, eles informarão você! Mas na maioria das vezes, eles serão gratos por sua precisão. Você está eliminando o trabalho mental para eles - para não mencionar uma longa seqüência desnecessária de retrocesso.
Para resumir tudo?
Se você quer treinar pessoas para enviar-lhe menos (e melhores) emails: Modele o comportamento que você quer ver no mundo.
Se você tem o hábito de enviar e-mails para amigos e colegas pedindo conselhos sobre coisas que você provavelmente poderia usar apenas o Google, os outros provavelmente farão o mesmo com você.
Se você escrever longos e desconexos e-mails com quebra-cabeças, obterá respostas igualmente mistificadoras.
Mas, se você é cuidadoso e conciso, então você elevará a fasquia para todos em seu círculo - ensinando aos outros precisamente como você quer ser tratado.
Então, seja um professor claro e consistente. Sua caixa de entrada (e psique) vai agradecer.
