Aqui está uma triste realidade: os gerentes gastam de 35% a 50% de seu tempo em reuniões e, no entanto, os executivos consideram que mais da metade dessas reuniões são fracassos.
Isso não é tão chocante. Muitas vezes nos encontramos em uma sessão de brainstorming que é apenas um pouco longa demais, ou não o suficiente, ou confusa ou frustrante ou totalmente improdutiva.
Existem várias soluções, é claro. Nós poderíamos cancelar. Nós poderíamos reagendar. Poderíamos transformar a reunião em uma cadeia de e-mails ou em uma discussão do Slack.
Essas são todas as etapas apropriadas em certos casos. Mas às vezes precisamos realmente nos esforçar para entender onde nossas reuniões estão aquém e trabalhar ativamente para consertá-las. Porque afinal de contas, não podemos simplesmente nos recusar a encontrar pessoas - nada seria feito.
Se você está procurando pelo culpado, tente se fazer essas perguntas e aplique essas dicas para realizar reuniões mais eficazes no trabalho:
Perguntas 1-3 Antes da Reunião
Sim, sua reunião pode falhar antes mesmo de começar. Aqui está o que você deve estar pensando, logo que você enviar esse convite.
1. Você se sente preparado?
Todos os seus materiais estão definidos? Existe um plano para o andamento da reunião? Existe uma sala de conferências disponível e reservada?
Seu maior amigo será uma agenda - você não pode ter uma ótima reunião sem um.
A outra coisa importante para se preparar antecipadamente é o seu objetivo para a reunião. Pergunte a si mesmo (e talvez escreva): “O que eu quero fazer?” Pode ser algo pequeno, como atualizar sua equipe, ou grande, como criar uma estratégia para aumentar o engajamento dos usuários. Certifique-se de que todos estejam alinhados com essa meta, para que você não tente abordar ideias conflitantes em uma breve sessão.
"Você deve ter uma seção sobre o resultado desejado, que é diferente da agenda", diz Devanté Lewis-Jackson, gerente de vendas do mercado intermediário da The Muse. “Uma agenda discute o que acontecerá durante a reunião, mas o resultado desejado cria um consenso sobre o que deve ser feito antes que a reunião termine. Isso ajuda especialmente quando a conversa é prejudicada em torno dos tópicos da agenda. ”
2. Outras pessoas se sentem preparadas?
Nem todas as reuniões que você realiza ou participa exigem que as pessoas revejam, preencham ou obtenham materiais previamente. Se o fizerem, no entanto, eu recomendo garantir que todos tenham o tempo e os recursos adequados para fazê-lo (mais uma vez, use essa agenda!).
Mas, muitas vezes, criamos reuniões antes de considerar o contexto e a transparência. Como resultado, as pessoas entram na conversa no headspace errado. Tomemos, por exemplo, alguém que é novo e não tem histórico sobre a história da sua empresa. Ou alguém que está participando de uma reunião de sprint e nunca trabalhou com uma equipe de engenharia antes. É provável que eles não consigam muito da reunião ou contribuam com insights valiosos, ou podem tirar a discussão do curso com suas interjeições.
Então, antes de entrar, pergunte a si mesmo o seguinte:
- Todo mundo sabe por que estamos tendo essa reunião?
- Todos sabem porque especificamente foram convidados para esta reunião?
- Está todo mundo atualizado sobre o que discutiremos nesta reunião?
- Todo mundo conhece todo mundo nesta reunião? Se não, o que eles precisam saber?
- Existe alguma tensão entre as pessoas que possa dificultar o progresso nesta reunião?
Se a resposta for "não", você pode separar a pessoa (ou as pessoas) ou enviar um e-mail rápido para que ele receba alguma informação.
3. As pessoas estão animadas?
Obviamente, ninguém vai estar pulando para cima e para baixo com o pensamento de sua reunião, a menos que você esteja segurando um para filhotes de estimação (caso em que eu tenho que perguntar onde meu convite se perdeu).
Mas sua equipe deve se sentir de alguma forma sobre isso, e esperamos que mais em direção ao final positivo das emoções. Eles podem não estar em êxtase para conversar sobre ganhos trimestrais, mas podem ficar aliviados por finalmente obter alguma exposição a informações importantes ou ter um espaço para fazer suas perguntas.
Se eles estão gemendo - e seus gemidos não têm nada a ver com odiar as reuniões e tudo a ver com este tipo específico de reunião - cavar um pouco mais fundo. É possível que isso seja uma repetição de uma conversa anterior e, portanto, uma perda de tempo, ou certos membros se sintam despreparados, ou alguém seja excluído e todo mundo está chateado com isso. É até possível que sua equipe esteja sobrecarregada e não tenha a largura de banda e energia para participar de uma apresentação de uma hora. Independentemente de onde a energia negativa está vindo, você tem que resolver isso antes de entrar na sala.
Questões 4-7 Durante a Reunião
Só porque você se preparou corretamente, não significa que você está claro. Há várias coisas que você precisa estar ciente no momento para garantir que tudo corra bem.
4. Você está atingindo todos os pontos mais importantes?
Você veio com um trabalho a fazer - responder a uma pergunta, debater uma ideia, delinear um novo processo, qualquer coisa. O sinal de uma boa reunião é aquele que alcança isso nos limites do seu limite de tempo.
Para fazer isso é bastante simples. Siga sua agenda para um T (ou pelo menos o mais próximo possível). A cada 10 a 15 minutos, verifique com você mesmo se você ainda está no assunto. Se não, conduza a conversa de volta e concorde em colocar um alfinete na tangente em que você estava para mais tarde. Concorda em revisitar qualquer coisa que você tenha perdido off-line ou em outra reunião (e atribua essa tarefa a alguém na sala). Não atropele a menos que todos os outros possam concordar em se encontrar por mais tempo. Ao aproveitar mais o tempo das pessoas, você dificulta o cumprimento de outros prazos importantes que você pode ter definido para eles.
“O objetivo de uma reunião é tomar uma decisão sobre algo e o que / quem / como a ação é executada”, afirma Heatherlyn Nelson, gerente de operações do Office da The Muse. "Simplificando, se você não conseguir criar itens acionáveis ou decisões a tomar, não realize uma reunião."
5. Todos (ou pelo menos a maioria de todos) prestam atenção?
Fazer com que 100% da platéia fique de olho em você, com os telefones desligados, na beira de seus assentos é provavelmente um trecho (somos seres humanos facilmente distraídos, afinal), mas quase todo mundo deveria estar escutando quase todos os Tempo.
Fazer as pessoas ouvir requer um pouco de esforço da sua parte. Mantenha as coisas curtas e doces. Delinear os próximos passos. Use visuais fáceis de ler e entender. Banir laptops (se você puder).
Esta é uma excelente leitura sobre a razão pela qual ninguém está ouvindo em suas reuniões - e como consertar isso.
6. As pessoas estão fazendo perguntas e estão sendo respondidas?
Eu diria que é raro ter uma reunião em que ninguém faça uma única pergunta. Se for esse o caso, as pessoas provavelmente não estão prestando atenção e provavelmente lhe farão muitas perguntas depois que a reunião terminar (e você precisará ler o item 5).
Mas, por mais importante que seja ter um público engajado, também é importante abordar suas preocupações. Demasiadas vezes dizemos “chego a esse ponto mais tarde” ou “prometo respondê-lo no final” e nunca mais volto a ele. Portanto, verifique se você está cobrindo todas as suas bases, mesmo que isso signifique escrever a pergunta delas ou pedir que elas a repitam no final da apresentação.
Tenha em mente que pode haver outras razões pelas quais as pessoas não estão fazendo perguntas. Talvez você tenha criado um ambiente, talvez sem querer, onde eles não se sintam à vontade para fazê-lo. Ou talvez as pessoas estejam tão desconcertadas com a discussão que não sabem ao certo por onde começar a fazer perguntas, caso em que você provavelmente deixou de dar contexto a elas (veja o item 2 para obter conselhos sobre isso).
7. Existe um Padrão Significativo de Certas Pessoas Falando (ou Não Falando a Todos)?
Você provavelmente convidou todos para a sala porque queria sua opinião ou opinião sobre um projeto - e, finalmente, as ideias e ações que saem da reunião serão mais fortes e mais alinhadas se todos entrarem. Então, você quer garantir que todos contribuam. pelo menos uma vez ao longo do tempo que passamos juntos.
Isso parece ótimo na teoria, mas nem sempre é a realidade. Algumas pessoas são mais altas e mais confiantes do que outras, algumas pessoas estão em posições de poder mais altas do que outras, e algumas pessoas não se sentem incluídas ou respeitadas como outras na sala. Caso em questão: Pesquisas mostram que as mulheres são mais propensas a serem interrompidas nas conversas do que os homens.
Tente ser o tipo certo de líder de discussão. Desligue os colegas de trabalho. Não interrompa. Prenda-se para as pessoas que são interrompidas. Chame as pessoas que não disseram muito ou que podem ser mais tímidas. Isso vale especialmente para pessoas remotas que não estão fisicamente na sala.
Além disso, lembre-se de que você também se enquadra nessa categoria, mesmo como organizador da reunião! Em alguns casos, faz sentido ser a pessoa que mais fala, mas, mesmo assim, você deve se certificar de que todas as vozes na sala estão sendo ouvidas e amplificadas. (Aqui estão alguns conselhos para se impedir de divagar e reconhecer quando você está falando demais.)
Questões 8-10 Após a Reunião
Quase lá! Se você quiser que suas reuniões sejam sempre uma homerun, considere o seguinte.
8. Todos estão tomando o caminho certo?
Você pode dizer quando uma reunião foi mal quando todos saem da sala e sai para fazer as coisas exatamente como você não queria que eles fizessem.
Evite isso sendo direto e claro sobre os próximos passos. Antes de interromper, discuta o seguinte:
- O que precisa ser feito?
- Como isso precisa ser feito?
- Quando isso precisa ser feito?
- Quem vai ser responsável por fazer isso?
- Quem vai supervisionar / acompanhar o sucesso dele?
9. O objetivo maior do encontro foi atingido?
As pessoas parecem mais motivadas para fazer as coisas depois? Eles parecem estar trabalhando de forma mais eficaz? Há menos confusão ou menos perguntas sendo feitas? Você atingiu seu objetivo original? As chances são de que, se a resposta for sim, você se saiu bem (e se a resposta for negativa, leia as seções acima para descobrir onde você errou).
10. Outras pessoas também sentiram que a reunião foi produtiva?
Eu separo essa questão do acima, porque isso requer que você realmente pergunte às pessoas como elas se sentiram sobre a reunião, em vez de assumir.
Obter feedback direto (especialmente como gerente) é importante. É possível que você tenha sentido que a reunião ocorreu sem problemas, mas todo mundo discorda - ouvir isso o ajudará a explicar por que não foi bem-sucedido e como você pode fazer melhor da próxima vez. Claro, você não pode perguntar a todos toda vez que souber como foi, mas fazer isso de vez em quando garantirá que está no caminho certo.
Ninguém gosta de reuniões, então por que fazê-los feder? Enfrente essas questões de frente e você terá menos probabilidade de causar falhas em suas reuniões.
