Se você trabalha para uma startup pequena, uma corporação enorme, ou qualquer coisa no meio, boa comunicação e compartilhamento regular de informações são vitais para o sucesso. Tão antiga quanto o próprio negócio, as reuniões são uma maneira valiosa de garantir que todos estejam trabalhando duro para a mesma estrela do norte.
E ainda assim, a maioria de nós os odeia. Como você provavelmente sabe muito bem, as reuniões geralmente são contraproducentes e demoram muito mais do que valem. Não há muito pior do que sair da sala imaginando o que você passa uma hora fazendo, especialmente em um dia repleto de coisas.
Mas eles têm que ser assim? Não. Para aproveitar ao máximo qualquer reunião que você agendar ou participar, você só tem que conscientemente evitar o tempo mais problemático é uma porcaria. Precisa de alguma ajuda? Reunimos uma lista de truques que você pode usar para reuniões mais curtas e produtivas, com maior probabilidade de serem um uso excelente do tempo de todos.
1. Elimine Problemas Técnicos
Segundos gastos em falhas técnicas podem se transformar rapidamente em minutos ou, pior, ocupar metade de uma reunião. Isso é especialmente comum quando se trata de se comunicar com pessoas que não estão fisicamente presentes. Já que a última coisa que alguém quer é ficar sentado enquanto você tenta conectar seu laptop a um projetor ou ouvir 10 minutos de “você pode me ouvir agora?” De alguém que se junta remotamente, prepare-se com as ferramentas certas para fazer tudo corre bem.
Além da tecnologia de compartilhamento de tela e projeção para todos os usuários, um software confiável que conecta você a colegas de equipe remotos é essencial. A versão gratuita do Skype Meetings é uma ótima solução, já que qualquer um pode se juntar rapidamente a um URL personalizado (e fácil de lembrar) de qualquer dispositivo, sem ter que gastar tempo para se inscrever em uma conta ou desenterrar números de discagem.
2. Planejar reuniões mais curtas
A tradicional reunião de uma hora pode se arrastar pelo que parece ser uma eternidade, com pouca pressão para embrulhar as coisas e seguir em frente. Portanto, planejar uma reunião mais curta pode fazer maravilhas pela eficiência - simplesmente não há tempo a perder!
Ao marcar uma reunião, desafie-se a ser realmente honesto sobre quanto tempo levará - e talvez agendar um pouco menos de tempo do que você acha que precisa. Lembre-se de que os comprimentos das reuniões nem sempre têm que ser em incrementos de 30 minutos e que cortar apenas cinco ou 10 minutos que você não precisa de cada um pode aumentar rapidamente.
Sugestão: considere a definição de um temporizador no seu computador que todos possam ver durante a reunião - ver o tempo passar ajudará a mantê-lo no caminho certo.
3. Definir uma agenda específica e cumpri-lo
Criar uma agenda pode parecer uma prática datada, mas na verdade é uma das maneiras mais úteis de manter uma reunião avançando rapidamente. Pense nisso: se você apenas enviar um convite para discutir “ofertas de produtos” sem nenhum outro contexto, todos poderão comparecer à reunião com ideias diferentes sobre o que será abordado e você perderá tempo na mesma página.
Em vez disso, envie uma agenda um dia ou dois antes e seja o mais específico possível. Tente o seguinte formato simples para cada tópico que você precisa discutir:
- Tópico especifico
- O que precisa ser preparado antes da reunião
- Quais atualizações serão dadas durante a reunião?
- Que perguntas precisam ser respondidas durante a reunião?
É especialmente importante definir um período de tempo para cada tópico - isso irá mantê-lo honesto sobre o que pode se encaixar de forma realista na reunião e dar rédea solta para levar as pessoas adiante quando chegar a hora do próximo item da pauta.
4. Mostrar, não diga
Uma foto diz 1.000 palavras - e isso também se aplica a reuniões! Imagens, gráficos e gráficos podem ajudá-lo a se comunicar com clareza, em vez de falar a cada ponto - para não mencionar salvar todo mundo do tempo.
Então, quando estiver se preparando, pense nos recursos visuais que podem facilitar a comunicação de seus pensamentos. Por que gastar tempo explicando uma atualização de produto quando você pode demonstrá-lo ao vivo? Por que tentar criar palavras para compartilhar uma ideia complexa quando um diagrama pode fazer isso em segundos?
Se você estiver em uma sala com todos os seus colegas, não tenha medo de usar o quadro ou virar o computador para mostrar o que está trabalhando. Se você estiver se encontrando com pessoas remotas, isso pode ser mais complicado, mas produtos como o Skype Meetings gratuitos geralmente oferecem muitas ferramentas de colaboração que facilitam a partilha de pensamentos e descobertas visuais na tela. Por exemplo, o uploader de PowerPoint fácil do Skype Meetings gratuito (com ferramentas interativas como um apontador laser virtual) ou o recurso de compartilhamento de tela permite que pessoas visualizem imagens preparadas com antecedência e a ferramenta de quadro interativo virtual permite que seus colegas façam esboços de ideias em tempo real.
5. Saber como deixar todos pesarem
Sim, uma reunião deve ser toda sobre colaboração, mas quando todos estão tentando falar, a conversa pode rapidamente se tornar mais longa do que todos pretendiam. Então, tente procurar formas criativas para que todos possam pesar sem necessariamente ter tempo de reunião.
Por exemplo, as pesquisas ou uma apresentação rápida de mãos são formas úteis de evitar opiniões demais ou discussões que rapidamente se transformam em pessoas que conversam umas com as outras quando tentam obter um consenso rápido - uma perda frustrante de tempo. Se você estiver realizando uma reunião virtual, poderá usar um recurso de mensagens instantâneas integrado, como o produto gratuito do Skype Meetings, para fazer com que as pessoas enviem perguntas para serem respondidas no final ou permitir que as pessoas façam comentários não urgentes. depois da reunião.
6. Cortar reuniões que você não precisa realmente ir
Embora possa parecer que você precisa participar de todas as reuniões para as quais você é convidado, não há problema em optar por um que você saiba que não será um bom uso do seu tempo. Se você não está apresentando ou não está intimamente relacionado com algo que você está trabalhando, pode ser melhor para recuperar os pontos-chave depois.
Lembre-se de que um bom funcionário e um bom colega de equipe sabem como priorizar e serem produtivos. Suas decisões e resultados afetam a todos, então lembre-se de que o modo como você usa seu tempo também afeta sua equipe.
Não sabe como graciosamente optar por sair? Converse com o organizador diretamente para que ele ou ela saiba que, embora você goste de estar presente, você está em um ótimo ritmo com o que quer que esteja trabalhando e prefere se atualizar mais tarde. Se o organizador for seu chefe, não se esqueça de incluir uma nota sobre seu progresso e seu plano específico para avançar com algo como: “Estou animado com a discussão de hoje, mas ainda estou puxando números para o Projeto Azul. Você se importaria se eu mantivesse minha cabeça baixa e ficasse anotando depois?
As reuniões podem realmente ser o melhor tempo gasto no seu dia, desde que sejam cuidadosamente planejadas e executadas com maestria. Esses truques devem ajudá-lo a chegar lá!
