"Não verifique seu e-mail o tempo todo!"
Você já ouviu isso antes e vai ouvir de novo como uma maneira de melhorar sua produtividade e deixar de ser um escravo da sua caixa de entrada.
Obviamente, porém, é mais fácil falar do que fazer. Muitos de nós recebem centenas de e-mails por dia (até mesmo horas!), Tornando cada vez mais difícil relegar a resposta a uma hora específica do dia.
No entanto, a ciência agora está reforçando a noção de que você realmente precisa sair da sua conta de e-mail para ser mais produtivo em tudo que faz. Em recente artigo para o The New York Times , Daniel J. Levitin, professor da McGill University, discutiu seu trabalho com o colaborador Vinod Menon. Os dois descobriram que, devido aos circuitos cerebrais, os humanos estão constantemente alternando entre dois estados de consciência: seja positivo para a tarefa (ativamente focado em uma tarefa) ou negativo para a tarefa (errante ou devaneio). "Gangar" muito rapidamente entre essas duas redes pode deixar seu cérebro se sentindo "tonto" e incapaz de se comprometer com qualquer estado. E quando você está mais propenso a estar nesse confuso intermediário? Quando você está na mídia social ou navega na web.
O mais interessante é que os dois descobriram que a ciência apoia o velho conselho: você realmente não faz muito quando está checando e-mails o tempo todo. Por quê? Porque a distração suprime sua capacidade de realmente aguçar um estado mental ou outro.
Levitin escreve: “Um e-mail que você sabe está sentado lá, não lido, pode reduzir os recursos de atenção à medida que seu cérebro fica pensando nisso, distraindo você do que está fazendo. O que pode estar nele? De quem é isso? É uma boa notícia ou uma má notícia? É melhor deixar seu programa de e-mail desligado do que ouvir esse ping constante e saber que você está ignorando as mensagens. ”
Qual é a solução de Levitin e Menon para responder e-mails, mas não deixar que isso tome conta de sua vida? Trate-o como qualquer outro projeto ou tarefa individual e reserve um tempo específico para e-mails no seu dia. E se isso parece difícil (viciados em e-mail se unem!), Aqui estão algumas maneiras simples de sair da sua caixa de entrada e programar o tempo real de resposta de e-mail.
1. Desativar as notificações por push
Como Levitin insinuou em seu artigo, as notificações por push no seu telefone podem aumentar muito sua ansiedade em relação a deixar os emails sem resposta (afinal, ouvir esse ping a cada cinco segundos é uma distração). Então, retome o controle. Desative suas notificações por push e só verifique seu e-mail quando estiver pronto para dedicar algum tempo a ele.
2. Desligue o email
Se você ainda estiver checando e-mails constantemente no seu telefone, simplesmente desative suas contas de e-mail para não ficar tentado a dar uma olhada rápida entre reuniões ou almoços de negócios.
3. Tempo de Bloqueio
Como qualquer outro projeto ou reunião regular, bloqueie o tempo todos os dias para gastar respondendo e-mail sem interrupção. Coloque-o no seu calendário e atenha-se ao tempo todo dia que você dedicou a responder por e-mail.
Além disso, faça uma rotina para o seu tempo de e-mail e prepare-se para uma reunião ou projeto. Feche guias e documentos para outro projeto. Coloque seus fones de ouvido e ouça uma lista de reprodução específica de e-mail. Apenas certifique-se de repetir seus passos todas as vezes.
4. Instalar aplicativos de gerenciamento
Depois de ter agendado seu horário de e-mail regular, verifique se ele é o mais produtivo e eficiente possível. Instale aplicativos como o Mailbox (o que torna sua caixa de entrada muito mais fácil de usar) ou o The Email Game (que desafia você a obter seus e-mails não respondidos o mais rápido possível). Quanto mais eficiente você se tornar, mais poderá maximizar seu tempo.
Preocupado que as pessoas ficarão incomodadas com você por não estar disponível por e-mail 24/7? Quando eles vêem o quão produtivo você é, provavelmente isso não importará nem um pouco. E se tudo mais falhar, diga-lhes que é ciência.
