Há alguns anos, entrei em uma posição de gerência onde, pela primeira vez, fui responsável por supervisionar uma equipe de seis pessoas. Com meu MBA em mãos e uma análise completa do meu tipo Myers-Briggs, achei que seria fácil gerenciar e motivar as pessoas com quem trabalhei.
Mas, embora essas ferramentas tenham sido úteis, elas não me prepararam totalmente para uma das partes mais difíceis de ser gerente: dar análises anuais de desempenho. Acontece que os gerentes temem tanto quanto os funcionários! No entanto, apesar da nossa aversão natural, as revisões são uma parte inevitável (e importante) do trabalho e uma parte crítica do crescimento da sua equipe. Então, se você está querendo ser um superstar manager, é hora de se tornar tão bom em reviews quanto possível.
Nesse espírito, aqui está como começar.
O básico
Você pode ficar tentado a reunir seu feedback de primeira para seus funcionários na semana anterior à revisão, mas você provavelmente já sabe que não deveria. Você deve tratar o processo como uma atividade de um ano e colocar o pensamento bem antes do tempo. O planejamento ajudará você a fornecer um feedback mais abrangente e, quando a temporada de resenhas chegar, não haverá surpresas para você ou seus funcionários - e é por isso que você deve se esforçar.
Comece identificando a melhor época do ano para conduzir suas avaliações. Descubra se sua organização tem um cronograma ou processo preferido (a maioria das grandes empresas o faz) e considere quando o processo orçamentário ocorre ou quando você tem a opção de distribuir bônus. Se você tem flexibilidade, você quer evitar temporadas de trabalho de alto volume, porque o processo de preparação e feedback pode ser intenso e exigente, e ninguém quer fazer avaliações durante a estação ocupada.
Em seguida, construa seu cronograma anual de acordo e comunique o tempo para seus funcionários. Nada sobre uma revisão - do conteúdo ao momento - deve ser uma surpresa.
Agora, por uma questão de facilidade, digamos que sua temporada de revisão será no final do ano, em dezembro. Veja como deve ser sua agenda anual:
Janeiro (começo do ano)
Definir metas e expectativas
No início do ano, faça uma reunião com seus funcionários para compartilhar suas metas e expectativas anuais para a equipe. Em seguida, encontre-se com eles individualmente para definir suas próprias metas de desempenho. Isso não apenas garante que todos saibam claramente suas expectativas para o ano, mas também fornece um esboço claro a ser seguido a cada vez que você discute o desempenho nos próximos meses.
A melhor maneira de definir metas é usar a estrutura SMART (Específico, Mensurável, A chível, Orientado para os resultados, vinculado à Internet). (Precisa de uma cartilha? Seja informado sobre o básico aqui.) E lembre-se de que, embora as metas devam ser específicas para o papel de cada pessoa, elas também devem estar claramente alinhadas com as metas organizacionais, para que os funcionários possam ver como seu desempenho afeta toda a equipe.
Após as reuniões, digite os objetivos da empresa e os objetivos de cada funcionário e coloque-os em um email. Seus funcionários vão gostar de saber que estão trabalhando com a mesma cópia que você e terão um roteiro claro a seguir ao longo do ano.
Março, junho e setembro (a cada 3 meses ou mensalmente)
Mantenha reuniões com base no toque
Em geral, os gerentes entram em pânico ao resumir e comentar o desempenho das pessoas durante as revisões, mas a verdade é que nada que você aborde nessa reunião anual deve ser uma nova informação. Em vez disso, você deve estar acompanhando as metas de seus funcionários e dando-lhes feedback durante todo o ano. Se você preferir ter check-ins mensais ou trimestrais, pré-agende essas reuniões no início do ano para que elas não sejam empurradas para o segundo plano.
Antes de cada reunião, prepare uma breve agenda. Você deve analisar as metas anuais do funcionário, discutir as expectativas que você delineou e abordar quaisquer dúvidas ou atribuições adicionais que você tenha. Se houver métricas trimestrais ou atualizações de projetos de longo prazo para revisar, agora é a hora de fazer isso.
Você também vai querer gastar tempo dando a cada pessoa um feedback informal sobre seu desempenho, incluindo a oferta de elogios no devido tempo e abordando quaisquer questões em andamento ou potenciais. (Sim, essa é a parte difícil.) Uma coisa que achei útil é formular comentários em termos de comportamentos que alguém deveria começar , parar ou continuar : talvez você queira que um funcionário comece a enviar mensagens de e-mail para você. outros gerentes, parem de fazer longas pausas para o almoço ou continuem a entregar projetos antes do prazo final. Faça também uma conversa e peça a cada funcionário que compartilhe seus próprios pensamentos e perguntas.
Depois de cada uma dessas reuniões, faça anotações sobre o que você discutiu. Confie em mim - quando o fim do ano chegar, você ficará feliz em ter essas anotações para ajudá-lo a resumir o ano e lembrar o que você discutiu com as pessoas nos primeiros dois trimestres.
Outubro / novembro (dois meses antes da revisão)
Pergunte aos seus funcionários para se preparar
Um par de meses antes das revisões reais, agendar datas para reuniões oficiais com cada membro da equipe. Neste ponto, você também deve pedir-lhes para começar a reunir uma compilação de seus resultados anuais. Comece com todos os formulários oficiais que sua empresa deseja que você use ou crie os seus próprios formulários, pedindo a cada funcionário que elabore um resumo de suas principais responsabilidades de trabalho, o trabalho atual do projeto e uma recapitulação de metas e conquistas.
Também pode ser útil que cada funcionário conclua uma autoavaliação por escrito. Isso não apenas ajuda os funcionários a sentirem-se capazes de opinar no processo, mas os desafia a olhar com honestidade o próprio comportamento de trabalho, o que é útil quando se fala sobre seu desempenho. As melhores autoavaliações incluem 6 a 10 perguntas abertas, como: Quais realizações você tem mais orgulho neste ano? Onde você ficou aquém das expectativas e objetivos da equipe ou de si mesmo? Quais são suas áreas de crescimento e como você está lidando com elas? Existem coisas que seu gerente pode fazer para apoiar ainda mais seu progresso e sucesso?
Novembro (seis semanas antes da revisão)
Prepare-se como gerente
Enquanto isso, você deve passar meses antes de compilar suas próprias anotações e resultados para cada funcionário. Comece a reunir medidas quantitativas de desempenho do funcionário, como relatórios de vendas, registros de chamadas e relatórios de prazos, bem como medidas qualitativas, que podem incluir feedback de clientes e clientes ou sua observação pessoal. Puxe as anotações que você tirou durante o ano em suas reuniões de base de toque também.
Uma ferramenta comum é a revisão de 360 graus, que é baseada em uma autoavaliação de funcionários e revisões de colegas, bem como feedback superior e subordinado. Você pode encontrar uma versão muito simples em HowsMyWork.com ou uma versão mais extensa no Inc.com. Não hesite em adaptar esses modelos para atender às suas próprias necessidades.
Ao analisar os resultados, pergunte-se o seguinte: essa pessoa está atingindo suas metas, suas expectativas e os indicadores de sucesso da empresa? Se não, por que - e você pode mudar isso? Se sim, há recompensas, reconhecimentos ou projetos maiores que você pode designar para reforçar seus artistas de destaque? É aqui que entram os bônus!
Dezembro (1 mês antes da revisão)
Prepare sua documentação
Depois de fazer toda a sua pesquisa, é hora de compilar a autoavaliação de cada funcionário, todo o feedback externo e quaisquer dados relevantes - use essas informações para preparar formulários de avaliação, cartas escritas explicando seu feedback e pontos de discussão para seu rosto. discussão direta.
Primeiro, descubra o formato ou a estrutura que você deseja usar. Você tem alguma flexibilidade aqui, mas escolha uma estrutura que pareça abrangente e ajude seu funcionário a acompanhá-la. Você poderia, por exemplo, estruturar a revisão em torno das metas estabelecidas, conversando com elas uma de cada vez, ou em torno dos principais projetos do funcionário, indo projeto a projeto e discutindo metas relevantes.
Então, não importa o formato que você decidir, você vai querer identificar ambas as áreas para afirmação e encorajamento, bem como quaisquer áreas de interesse (ou áreas em que um funcionário possa continuar a crescer). Para cada categoria, escolha de duas a três áreas principais para focar, para que sua conversa pareça substantiva, mas focalizada. Desenvolva pontos de discussão apoiados pelos dados coletados e, para cada ponto, inclua um resumo de suas expectativas futuras e os itens de ação relacionados a essa meta. (Funcionários - especialmente funcionários com bom desempenho - detestam sair de uma resenha achando que não conseguiram nada, ou como se não tivessem certeza do que fazer a seguir. Então, mesmo nas áreas em que alguém está indo bem, você deve pensar sobre os próximos passos e metas futuras ou de “extensão”.
Com todos esses recursos em mãos, você estará pronto para ter uma conversa significativa com cada membro da sua equipe.
Final de dezembro
Realize a reunião de revisão em pessoa
Agora, é hora de sentar com seus funcionários para a revisão oficial. Esta é a parte mais desafiadora do processo, mas é também a mais importante. Então, fique atento para a próxima parte de nossa série, onde você aprenderá como conduzir uma revisão - incluindo insights sobre como lidar com diferentes tipos de personalidade e solicitar efetivamente feedback.
