Já teve um daqueles dias em que, depois de nove horas apertadas no escritório, você ainda não bateu um item importante em sua lista de afazeres? Quando você acha que pode ser produtivo - se você trabalhasse em uma caixa silenciosa e livre de distrações e não fosse bombardeado por e-mails, telefonemas e colegas de trabalho a cada 30 segundos?
Mas claro, esse não é o caso. A maioria de nós jovens profissionais está sentada em pequenos cubículos entulhados, cercados por dezenas de outros jovens profissionais em pequenos cubículos desordenados e crivados das constantes distrações digitais de nossos telefones, computadores e amoras.
Não é o melhor ambiente para se trabalhar. Então, como podemos desligar as distrações do escritório, diminuir o ritmo e realmente fazer as coisas? Aqui estão seis soluções simples.
1. Liberte-se do email
Só porque você recebe toneladas de e-mail todos os dias não significa que você precisa estar ligado ao seu Outlook (ou Entourage ou Gmail). De fato, ter seu e-mail constantemente na tela pode torná-lo menos produtivo.
Uma mudança fácil: não deixe seu e-mail aberto em seu monitor durante todo o dia. Em vez disso, desligue todos os seus alertas e faça um esforço concentrado para verificar apenas as mensagens em horários programados (eu verifico as minhas uma vez a cada hora). Se isso o deixar nervoso - se o seu chefe é um remetente frequente ou se você tem um cliente que precisa de respostas realmente imediatas -, você pode personalizar o modo como o Outlook o alerta para que apenas as grandes coisas chamem sua atenção.
2. Não pegue o telefone
Só porque toca, não significa que você tenha que responder. Se você reservar uma hora para divulgar um relatório para seu chefe e receber uma ligação de um número desconhecido, deixe-o ir para o correio de voz. A menos que você esteja esperando uma ligação, não vale a pena interromper seu foco. Confie em mim, se for importante, o chamador deixará uma mensagem e você poderá sempre ligar de volta.
Você também vai se poupar do estresse de estar despreparado para uma ligação - se você está processando números por uma hora e um local liga para um embarque atrasado, você ficará mais confuso se pegar agora do que se parar, refaça o foco e ligue novamente depois de ter rastreado as informações da remessa.
3. Sinal para seus colegas de trabalho
A atmosfera social é uma das melhores coisas sobre trabalhar em um escritório - mas também é uma das mais perturbadoras. Uma maneira de combater isso é criar um sistema com seus colegas de trabalho para que todos saibam quando não se incomodar. Isso é fácil quando você tem uma porta do escritório que pode ser fechada, mas se não tiver, invente seu próprio sinal que diz “por favor, não me interrompa agora”.
Pode ser tão simples quanto colocar um par de fones de ouvido (mesmo que você não esteja ouvindo música) ou colocar seu acessório de mesa favorito em cima do monitor. Apenas tenha em mente que isso só funciona se você também estiver disponível durante o dia - às vezes, as pessoas precisam da sua atenção.
4. Seja fisicamente organizado
Agora você não precisa necessariamente manter sua mesa sem papel ou codificar por cores suas pastas, mas se você estiver organizado - de qualquer maneira que funcione para você - e puder encontrar coisas, será mais produtivo. (Minha mesa pode parecer uma caixa de notas post-it explodindo em toda a sua superfície, mas eu tenho um sistema, eu juro!) Ninguém gosta de perder 10 minutos procurando por minutos da reunião da semana passada quando você deveria estar digitando agenda desta semana.
Este é também um lugar onde a tecnologia pode realmente ajudar. Eu acho muito mais fácil arquivar as coisas digitalmente, então eu faço questão de escanear tudo e salvá-lo na unidade compartilhada da minha empresa. Dessa forma, se eu estiver no telefone com um cliente e precisar checar duas vezes um contrato, posso simplesmente colocá-lo na minha tela - sem necessidade de colocá-lo em espera enquanto estou andando pelo meu cubículo pela direita pasta.
5. Fique distraído!
As pessoas geralmente se concentram em eliminar distrações como o Facebook, sites de compras on-line e streaming de mídia no local de trabalho. Mas, por mais que seu chefe goste de vê-lo debruçado sobre o teclado olhando para essa planilha para as oito (ou mais) horas do dia, isso não tornará você mais produtivo.
Na verdade, um estudo recente mostrou que “a navegação na web pode realmente refrescar os trabalhadores cansados e aumentar sua produtividade, em comparação com outras atividades, como fazer chamadas pessoais, textos ou e-mails, e muito menos trabalhar diretamente sem descanso”.
Então, vá em frente: gaste 15 minutos atualizando sua fofoca Gawker ou procure os recém-chegados em JCrew. O intervalo vai torná-lo ainda mais produtivo quando você voltar seu foco para as tarefas em mãos.
6. Mantenha um diário de trabalho
Finalmente, e mais importante, descubra como você, pessoalmente, trabalha melhor. Tente escrever tudo o que você faz durante o dia e quanto tempo você leva - você provavelmente ficará surpreso.
Comecei a manter um diário de trabalho para poder contar o quanto do meu dia era ocupado por tarefas administrativas e quanto havia de dedicar a projetos de longo prazo. Mas também acabou me mostrando meus padrões de trabalho - por exemplo, o trabalho mais realizado durante a tarde. Reconhecer isso me ajudou a definir um cronograma melhor: agora, eu trabalho até tarde, em vez de chegar cedo, e geralmente consigo ter muito mais produtividade no meu dia.
Nem sempre é fácil ignorar as distrações, mas pense: quanto mais produtivo você for agora, mais rápido sairá do cubículo e entrará em um escritório - onde poderá fechar a porta.
