Algumas semanas atrás, minha irmã começou a enviar mensagens de texto freneticamente a caminho do aeroporto. Ela estava indo em uma viagem de negócios para Seattle e deveria ter encontrado seus colegas de trabalho na estação de trem para que todos pudessem ir para o avião juntos. Mas, ela tinha dormido demais e agora estava esperando gastar sua corrida de táxi. "Foi tudo bem?", Ela me perguntou, como se eu tivesse alguma idéia de saber se sua empresa iria para a corrida de táxi depois de tomar providências para o trem.
"Tenho certeza que eles vão cuidar disso", eu disse, tentando acalmá-la. "Só não perca o seu voo", eu acautelei, pensando que então ela estaria realmente ferrada.
Por mais que eu quisesse deixar sua mente à vontade com a situação, eu realmente não tinha ideia de saber se ela seria reembolsada ou, o que é mais, se seus colegas ficariam aborrecidos por ela ter perdido a viagem de trem em grupo e ido embora. próprio. Eles veriam isso como um desprezo, e as coisas seriam estranhas durante a viagem?
Embora eu não seja um especialista em viagens de negócios, sei que a comunicação é essencial para uma viagem tranquila. E quando me voltei para a própria chefe da equipe do Muse, Lindsay Moroney, para confirmação, ela concordou: “Sempre que dinheiro ou orçamento entram em ação no trabalho, é melhor definir claramente as expectativas com seu gerente”.
Se você é novo na sua empresa atual ou não está acostumado a fazer viagens de negócios em geral, não tenha medo de perguntar antecipadamente sobre a política da empresa no que diz respeito a todas as despesas. Por exemplo, Moroney explica que “algumas empresas acham que a despesa com táxis não é grande coisa, mas as refeições não são cobertas, enquanto outras ficam mais confortáveis definindo uma remuneração diária que você gasta como desejar”.
Se é um salário diário com o qual você está trabalhando e está viajando com seu gerente ou executivo da empresa, provavelmente você pode intuir que ficará sozinho durante muitas refeições. Se não houver um estipêndio e todas as refeições estiverem cobertas, descubra antecipadamente se há jantares e almoços pré-planejados que você deve participar.
E na nota sobre alimentos, também é bom pensar antes sobre quais refeições serão compartilhadas com os colegas (ou participantes da conferência) e quais você estará por conta própria. É compreensível se você se sentir estranho em perguntar diretamente sobre horários de refeições compartilhadas, se isso não estiver listado em sua agenda, mas você pode mencionar sua propensão à cafeína e perguntar se ele quer que você pegue um latte antes das 9h da manhã. Essa é a dica para convidá-lo para o café da manhã ou deixá-lo livre, dependendo de como você quer olhar para ele.
Esta diretriz funciona bem para o resto do tempo de viagem não trabalhista que você encontra. Pode ser útil pedir uma agenda antes da sua viagem para que você tenha uma compreensão de onde você precisa estar quando. Como seus colegas também não estão acostumados a estar no escritório 24 horas por dia, 7 dias por semana, você pode seguramente assumir que o horário “livre” listado na programação é seu. E ei, tudo bem se você preferir se aconchegar na grande cama do hotel às dez da noite. A menos que você esteja discutindo um projeto com a equipe sobre bebidas - ou se seria rude sair de um evento vespertino -, acredite que sua contribuição e presença durante o dia são suficientes.
Mas, nessa nota, se houver eventos do dia "opcionais" ou sessões de palestrante, você provavelmente deve verificar um casal. Seria de mau gosto recusar todos os extracurriculares. Pense em quão potencialmente embaraçoso seria se seu chefe descobrisse que você abandonou um painel que ele ou ela recomendou porque você queria trabalhar um pouco.
Em última análise, sua melhor aposta para pregar etiqueta de trabalho de viagem é ter linhas de comunicação abertas. É melhor fazer perguntas ou resolver qualquer problema em potencial antes de ir (por exemplo, "Como eu realmente gasto tudo corretamente?"), E não no momento. Como Moroney diz, quando você fala com seu gerente, "Se houver uma política em vigor, ele pode lhe dar detalhes", e você saberá o que é aceitável e o que não é. A ideia é "salvar o stress do desconhecido - e as despesas de um reembolso rejeitado - e pedir pelo menos uma semana antes de você ir".
Esse é um conselho que minha irmã poderia ter usado com certeza, e é um excelente conselho em geral para manter a ansiedade das viagens de trabalho à distância - e sua carteira intacta.
