O email. É uma grande conveniência e uma distração incessante. Mas, independentemente de como você se sente no momento presente, uma coisa é certa - é uma necessidade inevitável. É provável que você não consiga passar um dia sem compor um (bem, provavelmente muito mais do que um) e-mail.
E, se você quer ser profissional e mostrar seu ponto de vista de uma maneira clara, isso é eficiente, e isso não faz com que seus colegas de trabalho queiram colocar suas cabeças em suas mesas por pura frustração? Bem, existem algumas regras de etiqueta diferentes que você vai querer manter em mente.
"Sim Sim Sim. Eu já ouvi tudo isso um milhão de vezes antes ”, você provavelmente está pensando. Mas, apesar de quantas vezes esses pontos foram martelados, estou disposto a apostar que você ainda cometeu um e-mail em comum pelo menos uma vez na semana passada - talvez até mesmo no mesmo dia.
Escusado será dizer que acho que todos nós poderíamos usar uma atualização de vez em quando. Então, aqui está uma lista útil para ajudá-lo a retocar todas as regras de etiqueta de e-mail que você jura que sabe - mas não implementa de fato.
O básico
Quando você constrói uma casa, você começa com o porão. Então, antes de nos aprofundarmos nas seções específicas do seu e-mail, vamos dar uma olhada nos fundamentos.
Mesmo se você ignorar ou esquecer todas as outras partes deste artigo, certifique-se, no mínimo, de marcar essas caixas.
- Se você estiver enviando de um endereço pessoal, por exemplo, para um pedido de emprego ou entrevista informativa, verifique se o endereço ainda está soando profissionalmente. Você quer fazer a impressão certa, e "[email protected]" não vai cortá-lo.
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Se você recebeu uma mensagem irritada ou está se sentindo enfurecido, afaste-se do computador por alguns minutos. Disparar algo no calor do momento só resultará em problemas.
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Inclua uma saudação amigável e fechamento. Faz toda a sua mensagem parecer muito mais completa, polida e profissional.
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Revise. Disse o suficiente.
Cronometragem
A sincronização eficaz é uma daquelas coisas fáceis de esquecer quando você está fazendo o possível para abrir caminho em sua caixa de entrada.
Mas, se você já recebeu uma resposta imediata de uma palavra para uma mensagem longa e pensativa, ou se você esperou semanas para obter uma resposta que estava esperando ansiosamente, eu acho que você concordará que o tempo é digno de um pouco mais consideração.
- Como regra geral, responda a e-mails assim que você puder fazer isso de maneira realista. Você não quer deixar as pessoas penduradas.
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Se a mensagem merece um pouco mais de tempo e reflexão, não dê uma resposta imediata, apenas para tirá-la do seu prato. Em vez disso, responda e confirme que você o recebeu - e notifique o remetente de que você gastará um pouco de tempo para refletir sobre o assunto.
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Uma ótima dica para ajudar você a manter suas respostas sob controle? O co-fundador da Muse, Alex Cavoulacos, recomenda que quanto mais rápido você responder, menor a sua resposta.
Destinatários
Cadeias de e-mail aparentemente intermináveis. Colegas de trabalho que continuam com você em mensagens que não têm absolutamente nada a ver com você. Esses companheiros de equipe que parecem não ter ideia do que é esse campo útil da BCC.
São todas as coisas com que você provavelmente se queixa - pelo menos quando outras pessoas as cometem. Mas vamos voltar os holofotes para você por um minuto. Você foi contra qualquer uma dessas regras de etiqueta em relação à sua lista de destinatários?
- Prossiga com cuidado ao usar "Responder a todos" e use-o somente quando todos os usuários desse segmento precisarem ser atualizados. Voce foi avisado.
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Não tenha medo de usar o BCC, especialmente nos casos em que você não deseja que todos os endereços ou destinatários fiquem visíveis para todos.
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Aqui está uma regra útil para ter em mente: A inclusão de alguém no campo "Para" significa que você espera uma resposta. Em contraste, se você CC essa pessoa, você está simplesmente mantendo-o no circuito de sua mensagem para os outros.
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Com tudo isso dito, quanto menos pessoas você puder incluir em um email, melhor. Muitos cozinheiros na cozinha provavelmente só levarão a confusão e fios cruzados.
Linha de assunto
Qual é a primeira parte da sua mensagem que as pessoas vão colocar os olhos? Isso é fácil: seu assunto.
Como você já sabe, uma ótima linha de assunto pode fazer maravilhas para o seu e-mail como um todo. Um assunto ruim? Bem, digamos que pode inspirar muito agravamento entre seus destinatários.
- Torne sua linha de assunto específica, em vez de confiar em frases vagas como “Fazer o check-in”. Isso permite que seus destinatários captem imediatamente o que é sua mensagem. Além disso, será muito mais fácil encontrá-lo quando você precisar dele mais tarde.
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Mantenha curto. Enquanto você quer que seja específico, isso não significa que ele precisa ser seu próprio parágrafo independente. Tente ficar com menos de 10 palavras - qualquer coisa mais longa do que isso pode ser sua própria sentença.
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Não importa o quão grande de pressa você está, não pule o campo assunto completamente. Ninguém gosta de ver o sinistro “No Subject” em sua caixa de entrada.
Corpo do e-mail
Aqui está a carne e as batatas da sua mensagem. Os outros campos são importantes, mas é aí que você realmente deixa claro por que você está contatando a pessoa em primeiro lugar.
Sim, as comunicações no local de trabalho estão se tornando cada vez mais informais. Mas isso não significa que você quer que seus e-mails se transformem em bagunças desorganizadas. Certifique-se de seguir essas regras de etiqueta e suas mensagens certamente serão polidas e profissionais.
- Este é outro ponto em que você quer ser o mais claro e conciso possível - você pode considerar apenas a regra de ouro do envio por e-mail. Afinal, se alguma coisa precisar de páginas de texto para explicar, provavelmente é melhor fazê-lo pessoalmente ou por telefone.
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Fique com todas as regras tradicionais de escrita que você aprendeu na escola. Isso significa estrutura de sentença adequada, letras maiúsculas e pontuação, e resistir à tentação de sujar sua mensagem com emojis.
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Certifique-se de que sua mensagem contenha itens de ação ou ação claros. Se você está solicitando a opinião de um colega de trabalho sobre algo ou procurando detalhes sobre a peça de um projeto, você precisa ter um motivo sólido para enviar por e-mail - e você também precisa explicitar esse motivo.
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Se não houver nenhuma ação exigida do destinatário e você estiver simplesmente enviando um e-mail para fornecer uma atualização, deixe claro também. As pessoas precisam se afastar da sua nota sabendo o que é esperado delas.
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Use marcadores ou listas numeradas, quando apropriado. Estamos todos ocupados e algumas formatações facilitam muito a leitura da sua mensagem e a obtenção dos destaques.
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Negrito informações importantes para que ele se destaque, mas evite usar todas as letras maiúsculas, o que faz parecer que você está gritando.
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Use uma fonte legível e evite muitas cores de fonte diferentes. Você quer que sua mensagem seja tão simples quanto possível.
Anexos
Precisa anexar algo ao seu email? Muitas vezes é uma reflexão tardia, e você acaba indo ao que é necessário antes de apertar "enviar".
Mas os anexos não são o Velho Oeste do mundo dos emails. Não, ainda existem algumas regras de etiqueta que você vai querer ter certeza de seguir.
- Antes de anexar qualquer coisa, verifique se ela é realmente necessária. Não faz sentido anexar um documento do Word de uma página contendo duas sentenças.
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Em caso de dúvida, anexe seu arquivo como PDF para não ter problemas de compatibilidade.
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Se você precisar enviar um anexo grande, certifique-se de "zipar" ou compactá-lo primeiro.
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Adquira o hábito de anexar seu arquivo antes de redigir o corpo do seu email. Dessa forma, você pode evitar o temido "Desculpe, esqueci o anexo!" Mensagem de acompanhamento.
Se você está revirando os olhos e afirmando que já ouviu tudo isso antes, não culpo você. Mas, as chances são, você ainda não cumpra estas regras de etiqueta freqüentemente repetidas de vez em quando.
Então, considere este seu lembrete amigável para sair do piloto automático e prestar mais atenção às suas mensagens. Seus colegas de trabalho agradecerão.
Você tem outras regras ou problemas para adicionar à lista? Deixe-me saber no Twitter!
