O discurso de Gettysburg tinha 271 palavras.
Ontem, recebi um e-mail sobre uma alteração na política da empresa em relação à seleção de café e chá que era de 350.
Eu sei - café é importante. Mas se Lincoln foi capaz de dizer eloqüentemente a uma nação dividida sobre a importância da humanidade e da igualdade em 271 palavras, acho que deveríamos ser capazes de enviar e-mails relacionados ao trabalho que são apenas um pouco mais curtos.
Muitas vezes, temos medo de ser breves nos e-mails porque não queremos soar malvados ou porque achamos que precisamos fornecer muitas informações ou instruções para apresentar nosso ponto de vista. E isso é justo. Mas acho que todos concordamos que menos e-mails facilitariam muito nossa vida profissional. E isso começa com cada um deles um pouco mais curto.
Aqui está um guia rápido e fácil para manter seus e-mails curtos e doces (sem soar como um idiota).
Cortar o Fluff
Eu recebo muitos emails que começam com fluff. E enquanto, claro, é agradável, também pode ser uma perda de tempo, especialmente se eu realmente não te conheço, ou se eu vou te ver em uma reunião às 4 da tarde.
Em outras palavras, você não precisa começar cada e-mail dizendo às pessoas que esperava que tivessem um bom final de semana. A menos que você esteja realmente tentando alcançar alguém, vamos supor que todos nós esperamos que todos tenham tido um bom fim de semana, estejam ansiosos pelo próximo, e estejam indo bem. E depois comece a fazer negócios.
Cortar palavras extras
Todos nós acrescentamos palavras extras à nossa redação de tempos em tempos por diversos motivos. Isso torna as transições mais suaves. Isso suaviza a linguagem difícil. Às vezes, nos faz parecer mais inteligentes.
No e-mail, porém, seu trabalho não é criar a carta mais perfeita do mundo, é se comunicar de maneira rápida e fácil. Na verdade, eu desafio você a remover quaisquer palavras ou frases que não sejam absolutamente necessárias.
Tome a seguinte frase de uma mensagem que recebi recentemente:
Neste momento, acho que faria muito sentido para todos nós nos reagruparmos na questão e apresentarmos alguns pontos-chave para discussão em nossa reunião em duas semanas que nos ajudarão a chegar mais perto de encontrar uma solução que funciona para todas as partes.
Qual é o ponto principal aqui? É difícil dizer com tantas palavras adicionais. Uma frase como "neste momento" não acrescenta nada e, portanto, não precisa ser incluída. Por que não reescrevê-lo assim?
"Vamos todos chegar a 2-3 pontos de discussão sobre o assunto antes da nossa próxima reunião."
Todos no tópico sabem do que você está falando, há um ponto claro na frase, e você reduziu a contagem de palavras em cerca de 70%.
Seja conciso, não confuso
Certa vez tive um chefe que me enviava e-mails curtos e enigmáticos que não faziam sentido. Eu recebo um email às 8 da manhã dizendo apenas o seguinte:
“Lidar com Facebook primeira coisa hoje. "MJ"
O que ele quis dizer com manuseio? E o Facebook precisava ser tratado? Seu e-mail me fez fazer várias perguntas, que ele teve que responder. Embora seu e-mail inicial tenha sido breve, acabamos trocando mais e-mails e perdendo mais tempo do que se ele tivesse acabado de incluir um pouco mais de informações na primeira vez. Se ele tivesse adicionado apenas mais algumas palavras, digamos, “lide com as respostas do usuário do Facebook hoje mesmo porque tivemos muitas reclamações da noite para o dia”, poderíamos ter evitado o desnecessário para frente e para trás.
Ser inteligente com suas palavras e breve na sua execução não significa apenas ser curto. Certifique-se de que você ainda está sendo claro com sua mensagem.
Para recapitular
Antes de disparar um e-mail, leve mais 30 segundos e leia-o. Pergunte a você mesmo as seguintes questões:
- Existe um ponto claro e fácil de entender para este e-mail?
- Existe alguma coisa que eu possa tirar que não adicione ao ponto principal?
- Pode alguma coisa ser simplificada?
Quanto mais você se treinar para revisar sua redação, mais verá que há áreas para melhorar. E, mais importante, quanto mais você começar a fazer automaticamente essas alterações em futuros emails.
Uma dica final: coloque seus e-mails em um contador de palavras para ver quantas palavras você atualmente média por e-mail - isso pode chocar você. Acompanhe o seu progresso e veja o quão baixo você pode ir.
