Se é bom responder, deve ser ainda melhor responder a todos. Certo? Nem sempre. Se a resposta for realmente importante para todos os destinatários, deve ser usado um "Responder a todos".
Alguns respondem que todos os cenários são devido a percalços em que um destinatário não percebe que clicou ou tocou nessa opção. A maioria, no entanto, provavelmente se deve ao fato de a pessoa não perceber quando enviar mensagens de Responder a todas.
De qualquer forma, geralmente é irritante para as outras pessoas envolvidas na mensagem do grupo. Usar etiqueta de email adequada, seja no local de trabalho ou socialmente, é extremamente importante. É por isso que é melhor usar o Reply All com cautela.
Quando responder a todos
Use o recurso Responder a todos do seu programa de e-mail somente quando for necessário responder ao remetente original e a todas as pessoas nos campos Para: e Cc: do e-mail original.
Não responda a todos quando:
- Apenas o remetente original precisa saber sua resposta.
- Seus comentários serão cruciais para conhecer o remetente original e alguns outros destinatários.
- Faça uma resposta normal nesse caso e adicione os outros destinatários manualmente. Você pode copiar seus endereços do email original, se isso ajudar.
- Sua mensagem é simples como "Obrigado!" ou "eu também".
- Obrigado avisos podem ser muito bem para enviar, mas não enviá-los para todos os outros destinatários. Somente o remetente precisa estar ciente de como você se sente sobre a mensagem, não de todas as outras pessoas do grupo.
Responder todos devem ser reservados apenas para casos especiais. Ele só deve ser usado se você precisar enviar a mesma mensagem para todos os destinatários do grupo. Caso contrário, se você não precisar fazer isso, responda apenas aos indivíduos relevantes. Isso pode estar apenas respondendo ao remetente ou usando os campos Cc: ou Cco: para vários destinatários específicos.
Por exemplo, considere receber um e-mail perguntando se você gostaria de vir a uma festa de aposentadoria neste fim de semana. Finja que foi enviado para 30 outras pessoas e você é perguntado não só se você está indo, mas se você pode trazer algum alimento ou ajudar de alguma outra forma.
Normalmente não é apropriado nesta situação enviar uma resposta a todos os outros e explicar que você não pode ir porque você tem que trabalhar neste fim de semana e que seu filho está doente de qualquer maneira, então não é um bom final de semana para você. Esses detalhes são relevantes para o remetente, mas provavelmente não para todos os outros que foram convidados.
No entanto, há momentos em que você deve responder a todos e quando é esperado que você responda a todos. Talvez envolva uma discussão em grupo sobre um projeto de trabalho ou outra coisa que envolva diretamente os outros destinatários.
Não importa o caso, você deve sempre pensar antes de enviar um e-mail em massa para outras pessoas. É ainda pior quando algumas pessoas enviam respostas todas as mensagens uma após a outra, e você recebe uma dúzia de e-mails no espaço de um minuto ou dois. Esses não são apenas difíceis de acompanhar, mas também irritantes se você não precisar lê-los.
