Uma das razões pelas quais as empresas hesitam em usar o Microsoft Access é a falta de compreensão da diferença entre uma planilha e um banco de dados. Isso leva muitas pessoas a acreditar que o rastreamento de informações do cliente, ordens de compra e detalhes do projeto em uma planilha são adequados às suas necessidades. O resultado final é que é difícil manter o controle de configuração, os arquivos são perdidos para a corrupção e os funcionários acidentalmente sobrescrevem informações pertinentes. Com um pouco de conhecimento sobre o poder e muitos usos de um banco de dados, é mais fácil para as pequenas empresas ver quando uma planilha é suficiente para um trabalho e quando um banco de dados precisa ser criado.
É importante ter uma compreensão básica do que é um banco de dados. A maioria das pessoas acessou bancos de dados antes, como os da biblioteca pública, mas simplesmente usá-los não deixa claro como as planilhas e os bancos de dados são diferentes. Passar alguns minutos aprendendo sobre bancos de dados ajudará a tornar a comparação mais clara.
Organização de dados
Talvez a diferença mais óbvia entre uma planilha e um banco de dados seja a maneira como os dados são organizados. Se os dados forem relativamente planos, uma planilha será perfeita. A maneira de determinar se uma tabela plana é melhor, pergunte se todos os pontos de dados são ou não facilmente plotados em um gráfico ou tabela? Por exemplo, se uma empresa quiser acompanhar os ganhos mensais ao longo de um ano, uma planilha será perfeita. As planilhas são destinadas a lidar com muitos tipos de dados, mapeando o progresso de alguns pontos-chave.
Em comparação, os bancos de dados têm uma estrutura de dados relacionais. Se um usuário extraísse dados, haveria vários pontos a serem considerados. Por exemplo, se uma empresa deseja acompanhar seus ganhos mensais e compará-los aos concorrentes nos últimos cinco anos, há um relacionamento entre esses pontos de dados, mas não um único foco. Criar uma única tabela para relatar os resultados será difícil, se não impossível. Os bancos de dados são projetados para facilitar a geração de relatórios e a execução de consultas pelos usuários.
Complexidade de dados
A maneira mais fácil de comparar se os dados devem ser mantidos em uma planilha ou em um banco de dados é verificar a complexidade dos dados. Isso ajuda a esclarecer como os dados devem ser organizados se um usuário ainda não tiver certeza.
Os dados da planilha são simples. Ele pode ser facilmente adicionado a uma única tabela ou gráfico e adicionado a uma apresentação sem ter que excluir informações. É fácil de manter, pois segue apenas alguns valores numéricos chave. Se apenas algumas linhas e colunas forem necessárias, os dados serão armazenados em uma planilha.
Os bancos de dados abrigam muitos tipos diferentes de dados que possuem algum relacionamento com os outros dados no banco de dados. Por exemplo, as empresas mantêm uma quantidade significativa de dados em seus clientes, desde nomes e endereços até pedidos e vendas. Se um usuário tentar empilhar milhares de linhas em uma planilha, as chances são boas de que ele seja movido para um banco de dados.
Repetição de Dados
Só porque os dados precisarão ser atualizados não significa necessariamente que um banco de dados é necessário. Haverá os mesmos dados constantemente repetidos? E a empresa está interessada em acompanhar eventos ou ações?
Se os pontos de dados mudam, mas o tipo de dados é o mesmo e rastreia um único evento, essa informação é provavelmente plana. Um exemplo é o número de vendas ao longo de um ano. O período de tempo irá mudar e os números irão flutuar, e não haverá dados repetidos.
Se algumas partes dos dados permanecerem as mesmas, como informações do cliente, enquanto outras mudam, como o número de pedidos e a pontualidade dos pagamentos, as chances de as ações serem rastreadas. É quando um banco de dados deve ser usado. As ações têm muitos componentes diferentes e tentar rastreá-las requer um banco de dados.
Finalidade Primária dos Dados
As planilhas são ótimas para eventos únicos que não exigem rastreamento de muitos aspectos diferentes. Para projetos que precisam de um ou dois gráficos ou tabelas para uma apresentação antes de serem arquivados, uma planilha é o melhor caminho a percorrer. Se a equipe ou a empresa precisar calcular resultados e determinar porcentagens, é nesse ponto que as planilhas são mais úteis.
Os bancos de dados são para projetos mais longos, em que é provável que os dados sejam usados repetidas vezes. Se notas e comentários forem necessários, os dados devem ser movidos para um banco de dados. As planilhas não foram projetadas para rastrear detalhes, apenas alguns pontos numéricos importantes.
Número de usuários
O número de usuários pode acabar sendo o fator decisivo para usar uma planilha ou banco de dados. Se um projeto exigir que um grande número de usuários possa atualizar dados e fazer alterações, isso não deve ser feito em uma planilha. É muito mais difícil manter o controle de configuração adequado com uma planilha. Se houver apenas alguns usuários para atualizar os dados, geralmente entre três e seis, uma planilha deve ser adequada (embora certifique-se de estabelecer regras antes de avançar com ela).
Se todos os participantes de um projeto ou departamentos inteiros precisarem fazer alterações, um banco de dados é a melhor escolha. Mesmo que uma empresa seja pequena e tenha apenas uma ou duas pessoas no departamento, considere quantas pessoas podem chegar a esse departamento em cinco anos e perguntar se todas precisarão fazer mudanças. Quanto mais usuários precisarem de acesso, maior a probabilidade de um banco de dados ser a melhor opção.
Você também deve levar em conta a segurança de dados. Se houver muitas informações confidenciais que precisem ser protegidas, os bancos de dados oferecerão melhor segurança. Antes de fazer a mudança, não deixe de ler sobre os problemas de segurança que devem ser considerados antes de criar um banco de dados.
Se você está pronto para mergulhar, leia como converter planilhas em bancos de dados para começar sua jornada.
