O Excel não possui os recursos de gerenciamento de dados de programas de bancos de dados relacionais, como o SQL Server e o Microsoft Access. O que ele pode fazer, no entanto, é servir como um banco de dados simples que preenche os requisitos de gerenciamento de dados.
No Excel, os dados são organizados em tabelas usando as linhas e colunas de uma planilha. As versões mais recentes do programa têm um recurso de tabela, o que facilita a inserção, a edição e a manipulação de dados.
Termos do banco de dados: tabela, registros e campos
Um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas armazenadas em um ou mais arquivos de computador de forma organizada. Normalmente, as informações ou dados são organizados em tabelas. As informações em uma tabela são organizadas de maneira que possam ser facilmente atualizadas, classificadas, corrigidas e filtradas.
Um banco de dados simples, como o Excel, contém todas as informações sobre um assunto em uma única tabela. Bancos de dados relacionais, por outro lado, consistem em um número de tabelas com cada tabela contendo informações sobre tópicos diferentes, mas relacionados.
Registros
Na terminologia de banco de dados, umregistro contém todas as informações ou dados sobre um objeto específico que foi inserido no banco de dados. No Excel, os registros normalmente são organizados em linhas da planilha com cada célula na linha contendo um item de informação ou valor.
Campos
Cada item individual de informação em um registro de banco de dados, como um número de telefone ou número de rua, é chamado decampo. No Excel, as células individuais de uma planilha servem como campos, já que cada célula pode conter uma única informação sobre um objeto.
Nomes de campo
É vital que os dados sejam inseridos de maneira organizada em um banco de dados para que possam ser classificados ou filtrados para encontrar informações específicas. Para garantir que os dados sejam inseridos na mesma ordem para cada registro, os cabeçalhos são adicionados a cada coluna de uma tabela. Cabeçalhos de coluna são chamados de nomes de campo.
Banco de dados de exemplo
Na imagem acima, todas as informações reunidas para um aluno são armazenadas em uma linha ou registro individual na tabela. Cada aluno, não importa o quanto seja coletada pouca informação, tem uma linha separada na tabela.
Cada célula dentro de uma linha é um campo contendo uma parte dessa informação. Os nomes de campo na linha de cabeçalho ajudam a garantir que os dados permaneçam organizados, mantendo todos os dados sobre um tópico específico, como nome ou idade, na mesma coluna para todos os alunos.
Ferramentas de gerenciamento de dados do Excel
Além disso, a Microsoft incluiu várias ferramentas de dados para facilitar o trabalho com as grandes quantidades de dados armazenados nas tabelas do Excel e para ajudar a mantê-las em boas condições.
Usando um formulário para registros
Uma dessas ferramentas que facilita o trabalho com registros individuais é o formulário de dados. Um formulário pode ser usado para localizar, editar, inserir ou excluir registros em tabelas contendo até 32 campos ou colunas.
O formulário padrão inclui uma lista de nomes de campos na ordem em que estão organizados na tabela, para garantir que os registros sejam inseridos corretamente. Ao lado de cada nome de campo, há uma caixa de texto para inserir ou editar os campos individuais dos dados.
Embora seja possível criar formulários personalizados, criar e usar o formulário padrão é muito mais fácil e, muitas vezes, é tudo o que é necessário.
Remover registros de dados duplicados
Um problema comum em todos os bancos de dados são erros de dados. Além dos erros de ortografia simples ou campos de dados ausentes, os registros de dados duplicados podem ser uma grande preocupação à medida que a tabela de dados aumenta de tamanho.
Outra das ferramentas de dados do Excel pode ser usada para remover esses registros duplicados - duplicatas exatas ou parciais.
Classificando dados no Excel
Ordenação significa reorganizar os dados de acordo com uma propriedade específica, como classificar uma tabela em ordem alfabética por sobrenomes ou cronologicamente do mais antigo para o mais novo.
As opções de classificação do Excel incluem a classificação por um ou mais campos, a classificação personalizada, como por data ou hora, e a classificação por linhas, o que torna possível reordenar os campos em uma tabela.
