Por qualquer motivo, você está atrasado no seu trabalho. Sua lista de tarefas está fora de controle, você está perdendo prazos, e sua caixa de entrada está cheia de e-mails de colegas de trabalho seguindo as coisas que você lhes prometeu semanas atrás.
Quando as coisas estão realmente péssimas, uma solução rápida ou um novo aplicativo de lista de tarefas não corrigirá a situação. Para assumir o controle novamente, é hora de dar um passo para trás, avaliar a situação e fazer alguns movimentos estratégicos para limpar seu prato.
Primeiro, você precisa fazer o que eu chamo de “lista de pia da cozinha”. Bloqueie o tempo em sua agenda para uma reunião com você (eu recomendo um café da manhã fora do escritório). Então, nessa reunião, escreva absolutamente tudo o que você está fazendo agora. Comece identificando os principais grupos de trabalho (por exemplo, Comunicações com o cliente, Relatórios internos, Contratação), certificando-se de adicionar um "Outro" para todos os itens diversos que inevitavelmente surgem. Em seguida, escreva tudo o que você precisa para fazer no papel. Nenhum item é muito pequeno ou muito insignificante para fazer a lista. É importante encarar a realidade de exatamente o que você precisa fazer para determinar a gravidade da situação - e quão extrema de uma estratégia você precisará colocar em prática.
Normalmente, depois de fazer uma lista de pia da cozinha, você se encontrará em um dos dois campos. O primeiro campo é se você olhar para tudo e parecer muito, mas com um pouco de perspectiva, algumas coisas reorganizadas e algumas semanas de modo bestial, isso pode acontecer. Vai ser apenas algumas semanas ocupadas.
Mas, se você olhar para a sua lista de pia da cozinha e souber que é impossível fazer tudo isso, você está no Acampamento Dois. De alguma forma, você mordeu muito mais do que pode mastigar, e você está totalmente sobrecarregado e desesperado por trás. Bem, estou aqui para dizer que é hora de encarar essa realidade e fazer algumas mudanças.
Para tornar mais fácil o seu self esgotado, aqui estão sete estratégias que podem ajudar a recuperar sua vida profissional:
1. podar a árvore
Olhe para as tarefas na sua lista de pia da cozinha e decida quais delas podem ser retiradas inteiramente. Eu sei, parece assustador - até impossível. Mas estou disposto a apostar que há algumas coisas que realmente não precisam ser feitas agora (pelo menos não por você). Qualquer coisa não crítica deve pegar o machado.
2. Simplifique a saída usando a regra 80/20.
Existem tarefas ou projetos em que 20% do esforço renderia 80% do impacto? Por exemplo, seu chefe quer uma análise competitiva para um novo produto que ela está pensando em lançar. Antes de entregá-la a um romance no cenário competitivo, uma página em cada competidor sério seria suficiente para ajudar a tomar essa decisão? Ou, se a maior parte da receita que você traz como representante de vendas vem de negócios maiores, mas você gasta metade do seu tempo em pequenas transações que mal movem a agulha, você poderia mudar seu tempo e atenção para as transações maiores? Sim? Vá com essas tarefas ou projetos.
3. Automatizar ou terceirizar
O especialista em produtividade, Stever Robbins, escreveu uma ótima peça na regra dos 30/3. Isso explica que algo que leva 30 minutos por dia soma até três semanas por ano. Três semanas inteiras! Recupere esse tempo vendo se há tarefas menores que você pode automatizar ou terceirizar usando ferramentas de terceiros, como o Assistant.to, para agilizar o agendamento.
4. Peça ajuda
Converse com seu chefe, colegas, funcionários e até outros departamentos para ver se alguém pode ajudar a assumir parte da carga de trabalho. Quem sabe - talvez o seu estagiário esteja morrendo de vontade de molhar os pés no PowerPoint, ou talvez o Dan de vendas tenha um modelo do Excel que você possa adaptar facilmente para prever seu orçamento. Olhe para áreas onde há alguma sobreposição com o trabalho dos colegas para as transferências mais óbvias. (Confira essas dicas de delegação se precisar de ajuda para iniciar essa conversa.)
5. Iniciar Sequenciamento
Se tudo o que resta na sua lista precisar acontecer e você não conseguir ajuda, então isso terá que acontecer - não apenas de uma só vez. Analise seus prazos para determinar quais itens são realmente urgentes e quais horários podem ser adiados. Seu gerente pode e deve ajudá-lo com priorização e sequenciamento.
6. Passar uma moratória em sim
Essa estratégia não ajuda a lidar com o problema existente, mas é essencial para mantê-lo sob controle. Até que as coisas estejam sob controle novamente, você precisa ser o rei ou a rainha do “Não!”. Não faça projetos adicionais até que você tenha conseguido sair dessa confusão.
7. Sugira uma contratação
Se você já tentou todas as opções acima e ainda se encontra nadando em tarefas, talvez seja hora de pedir para adicionar alguém à sua equipe. Dependendo da cultura e do orçamento de sua empresa, considere ajuda temporária, estagiária ou temporária como uma opção de custo mais baixo.
E se tudo o mais falhar, declare a falência da lista de tarefas e mude para Bali. Brincadeirinha, você não irá falhar. Você só estará sob um pouco mais de estresse do que o normal até descobrir tudo isso - mas prometo que você chegará lá.
