Somos uma raça engraçada. Estamos bem conscientes de que trabalhar longas horas tem sido diretamente correlacionado com estresse, ansiedade e doenças cardíacas - mas, apesar disso, continuamos a dar mais e mais ao nosso trabalho nosso tempo.
No ano passado, o americano médio trabalhou mais de 45 horas em uma determinada semana. Um em cada três profissionais trabalha mais de 50 horas por semana. Como se isso não bastasse, a pesquisa mostra que 80% dos trabalhadores gastam tempo “depois de horas” respondendo e-mails e retornando telefonemas. E tudo isso, para quê? Acontece que trabalhar mais horas na verdade não contribui para uma maior produtividade. De fato, trabalhar consistentemente mais de 40 horas por semana pode torná-lo menos produtivo. Tradução: trabalhe mais; realizar menos.
Sabendo disso, por que é tão difícil deixar o trabalho na hora certa? Talvez você se distraia facilmente, deixe de priorizar, ou permita que pedidos de última hora o levem a horas extras. Talvez, em vez de tentar fazer tudo dentro do dia de trabalho de oito horas, você acredite na ideia de que deveria estar sempre ligado.
Seja qual for o seu motivo, é hora de reavaliar. Então, pare de registrar essas horas extras e use essas sete dicas para sair na hora certa.
1. Comece o dia com o fim em mente
Isso parece básico, mas estou convencido de que muitas pessoas não saem do trabalho no horário, simplesmente porque não definem a expectativa de que o farão. Em vez disso, eles simplesmente acompanham o fluxo do dia de trabalho, trabalhando no que quer que surja e negligenciando o tempo no calendário para o trabalho prioritário. Então, no final do dia, ainda há um monte de trabalho a fazer - tudo porque eles não planejaram para as 5 da tarde.
Então, quando você chegar de manhã, identifique a hora que você quer sair naquela noite. Coloque-o no seu calendário, defina um alarme no seu celular ou simplesmente faça um compromisso psicológico com o horário da partida.
Ele também pode ajudar a participar de uma turma ou grupo social que se reúne em um horário determinado após o trabalho, o que lhe dará um incentivo extra para gerenciar seu dia e sair do trabalho a tempo.
2. Diga às pessoas quando você precisa sair
Se você começar a dizer às pessoas que precisa sair em um determinado horário, terá muito mais probabilidade de fazê-lo. Faça o compromisso consigo mesmo e depois compartilhe-o com os outros: Ao discutir os planos e as tarefas ao longo do dia, diga a seus colegas: “Preciso sair daqui a tempo hoje à noite, então se precisar de algo, me avise. às 3 da tarde. ”
Incentivando seus colegas de trabalho a darem o máximo de atenção possível a qualquer solicitação e estabelecendo a expectativa de que você não estará disponível no início da noite, você evitará tarefas ou reuniões desnecessárias de última hora.
Tente este método um dia, depois outro e depois o seguinte. Eventualmente, você vai treinar novamente seus colegas para esperar que você saia na hora todos os dias. Além disso, dizer em voz alta e ter a meta de sair no horário ajudará você a se sentir mais capacitado em sua capacidade de fazê-lo.
3. Permitir 20 Minutos para Transição
Depois de definir seu horário de partida, dê a si mesmo alguma ajuda prática para isso: bloqueie os 20 minutos anteriores à sua agenda para limpar os últimos detalhes diários (por exemplo, preenchimento de documentos, organização de seu espaço de trabalho e garantia de que email essencial é limpo) e prepare-se para amanhã.
Trate esses últimos minutos como uma reunião importante com seu chefe ou um cliente - ou seja, não deixe que nada interfira e não deixe ninguém agendar em uma última reunião com você. Este é um horário prioritário e não negociável.
4. Faça o trabalho mais importante
Em seguida, certifique-se de que seu trabalho crítico está sendo realizado - e que seja feito cedo. Você trabalha em um projeto de prioridade C porque é mais divertido ou menos difícil do que um projeto de prioridade A? Eu sei - trabalhar com e-mails pode parecer que você está fazendo as coisas, mas isso não ajuda você a terminar o relatório mensal que é devido ou a agenda para a grande reunião na próxima semana.
Para ter certeza de que você está no caminho certo, aqui está uma verificação rápida: crie uma lista com duas colunas. No lado esquerdo, liste as três a cinco prioridades mais importantes pelas quais você é responsável. No lado direito, liste todas as atividades que você faz durante o dia. No final do dia, combine-o. Quanto do que você conseguiu no lado direito foi em apoio direto de suas principais prioridades à esquerda?
Se você não tiver um comparecimento estelar, deverá reavaliar o trabalho que está escolhendo fazer ao longo do dia. A realização das suas prioridades mais importantes não só facilitará a sua saída a tempo, como também o ajudará a sentir-se mais satisfeito com o trabalho realizado.
5. Pare de perder tempo durante o dia
Se você estiver constantemente no escritório à noite, reserve alguns minutos para avaliar suas práticas de trabalho durante o dia. Você verifica seu e-mail a cada cinco minutos? Responda a todos os textos imediatamente? Deixe sua mensagem instantânea o dia todo?
Embora pareça necessário estar constantemente em contato com seus colegas, a distração constante pode prejudicar seriamente sua produtividade e foco, e todos esses hábitos podem trabalhar contra você para mantê-lo no trabalho por mais tempo.
Em vez disso, desafie-se a verificar o e-mail apenas em algumas horas designadas durante o dia e bloquear o tempo no seu calendário quando você desligar todas as distrações recebidas e se agachar para trabalhar em suas principais prioridades.
6. Pegue o telefone
Falando de produtividade: o e-mail é uma ótima ferramenta para muitas coisas, mas também pode facilmente se tornar uma muleta que consome tempo - porque, muitas vezes, uma conversa telefônica leva menos tempo e pode ser mais eficaz.
Então, se a sua caixa de entrada estiver cheia de mensagens que nunca parecem chegar a uma resolução, e isso está atrasando seu trabalho, então é hora de mudar sua estratégia: Pegue o telefone. Com uma chamada simples, você economizará horas de leitura, classificação e resposta de e-mail.
7. Use a tecnologia para ajudá-lo a se concentrar
Sim, algumas tecnologias podem certamente ser um matador de produtividade, mas também existem centenas de aplicativos e ferramentas on-line que podem ajudá-lo a manter o foco. Por exemplo, 30/30 ajuda você a permanecer na tarefa por um período de tempo específico, e o Freedom desconecta você da Internet para permitir que você trabalhe sem distrações. (Quando experimentei o Freedom pela primeira vez e desliguei a minha internet por 45 minutos, algo clicou. Como eu sabia que ficar on-line não era uma opção, concentrei-me de forma diferente - e mudei completamente a maneira como me aproximei do meu trabalho).
No mínimo, desative os alertas e ícones visuais para seus e-mails, textos e mensagens de mídia social. Sair do trabalho a tempo significa gerenciar esse fluxo de trabalho na sua linha do tempo, e não o contrário.
É bem simples: a vida é curta; o tempo é precioso. Fazer um ótimo trabalho e dar o seu trabalho 100% não significa gastar horas extras no escritório. A solução? Priorize suas responsabilidades, minimize as distrações, defina as expectativas corretas e, depois, deixe o trabalho na hora certa.
