Deixe-me contar uma história: Era uma vez, um funcionário tinha uma data muito importante depois do trabalho. Eles estavam prestes a desligar o monitor e colocar o casaco quando o colega parou, pedindo “dois segundos” de seu tempo. O empregado disse claro, porque não, eles poderiam poupar dois segundos. E esses “dois segundos” se transformaram em uma reunião de meia hora que envolveu várias etapas e deixou o funcionário pedindo desculpas freneticamente à data de seu comparecimento tardio.
Claro, eu fiz essa história específica, mas não está longe da realidade. Na verdade, isso acontece o tempo todo no meu escritório - e fora do escritório também.
O problema é a maneira como falamos sobre o tempo. Gostamos de pensar que nossos pedidos são curtos, fáceis ou exigem pouco esforço, mas como nunca especificamos quanto tempo precisamos fazer, tudo geralmente acaba demorando mais do que o esperado.
Então, se você quiser começar a deixar o trabalho na hora certa (e gerenciar melhor sua agenda em geral), você precisa parar de deixar as pessoas dizerem o seguinte para você:
1. "Eu preciso disso até o final do dia"
Pergunte a três pessoas em seu escritório o que “fim do dia” significa para elas. Eles tiveram a mesma resposta?
Fiz isso com meus colegas e recebi as três respostas a seguir:
- 5 PM (uma hora antes de sair do trabalho)
- 6 PM (quando você realmente sair do trabalho)
- 12:00 (quando o dia termina fisicamente)
O ponto é, quando alguém diz para você conseguir alguma coisa para eles até o final do dia, isso pode significar qualquer coisa.
Acompanhamento com
É aqui que uma simples declaração sobre a mesma página pode fazer maravilhas: “Eu defino o final do dia como cinco horas - isso funciona para você?”
2. "Você pode obter isso para mim o mais rápido possível?"
Mais uma vez, o mais rápido possível pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. Isso implica urgência - e, no entanto, muitas vezes usamos isso quando algo realmente não é tão urgente.
Acompanhamento com
Lembre à pessoa que você não está apenas sentado à espera de incêndios, mencionando como isso se ajusta às suas prioridades. Se é realmente uma situação ASAP, confie que eles vão deixar você saber.
Experimente: “Com base na minha agenda, posso recebê-lo até as 10h da quarta-feira. Se você acha que precisa mais cedo, eu posso fazer isso! Mas vou ter que reajustar minhas prioridades para que isso aconteça. ”
3. “Isso levará apenas dois segundos”
Vamos enfrentá-lo: nada leva dois segundos para fazer. Até o espirro demora mais que isso.
Acompanhamento com
Algo ao longo das linhas de: ", então se é realmente uma conversa rápida, eu posso tê-lo agora, mas se não, ele pode esperar?"
4. "Pergunta rápida para você …"
Se você ler minha história acima, você sabe que as perguntas rápidas raramente são rápidas.
Acompanhamento com
O mesmo que acima, pergunte-lhes exatamente quanto tempo sua pergunta pode demorar para cobrir.
5. "Estou correndo cinco minutos atrasado, desculpe"
É provável que essa pessoa não chegue em exatamente cinco minutos.
Acompanhamento com
Tenha uma noção de onde eles estão e se eles valem a pena esperar: “Nós gostaríamos de terminar esta reunião às 4 da tarde - onde você está atualmente, e devemos começar sem você e te acompanhar mais tarde?”
Isso também acontece nos dois sentidos. Se você se pegar usando essa linguagem, force-se a esclarecer. Porque quanto mais começamos a falar sobre o tempo em termos realistas, melhor podemos trabalhar juntos para gerenciar as expectativas uns dos outros.
