Usando o Microsoft'sMala Direta recurso, você pode enviar o mesmo documento com pequenas alterações para um grande número de destinatários. O termo mesclagem vem do fato de que um documento (uma carta, por exemplo) é mesclado com um documento de origem de dados, como uma planilha.
Os dados deste tutorial podem ser compilados com a maioria das versões do Microsoft Excel, incluindo 2007, 2010, 2013, 2016 e Office 365.
O recurso de mala direta do Microsoft Word é compatível com o Word 2010, 2013, 2016 e Office 365.
Palavras Mala Direta recurso funciona perfeitamente com dados do Excel. Enquanto o Word também permite que você crie uma fonte de dados, as opções para usar esses dados são limitadas. Se você já tem seus dados em uma planilha, não faz sentido redigitar todas as informações na fonte de dados do Word.
Preparando os dados para mala direta
Teoricamente, você pode usar qualquer planilha do Excel em uma função de mala direta do Word sem qualquer preparação especial. No entanto, você deve levar algum tempo para preparar sua planilha para otimizar o processo de mala direta.
Organize os dados da planilha
Seus dados do Excel devem ser organizados ordenadamente linhas e colunas. Pense em cada linha como um único registro e cada coluna como um campo que você irá inserir em seu documento. Se você precisar de uma atualização, confira um tutorial de entrada de dados do Excel.
Criar uma linha de cabeçalho
Crie uma linha de cabeçalho para a planilha que você pretende usar para a mala direta. UMAlinha de cabeçalho é uma linha contendo rótulos que identificam os dados nas células abaixo dela. O Excel pode ser meticuloso às vezes para diferenciar dados e rótulos, portanto, deixe isso claro usando texto em negrito, bordas de célula e sombreamento de célula que são exclusivos da linha de cabeçalho - isso garante que o Excel o diferencie do resto de seus dados.
Mais tarde, quando você estiver mesclando os dados com o documento principal, os rótulos aparecerão como os nomes dos campos de mesclagem, portanto, não há confusão sobre quais dados você está inserindo no documento.
É uma boa prática rotular as colunas em sua planilha do Excel, pois isso ajuda a evitar erros do usuário no futuro.
Colocar todos os dados em uma única folha
Os dados que você pretende usar para a mala direta devem estar em uma planilha; se estiver distribuído em várias planilhas, você precisará combinar as planilhas ou executar várias mesclagens de email. Além disso, certifique-se de que as folhas tenham um nome claro, pois você deve selecionar a folha que pretende usar sem visualizá-la.
Associando uma fonte de dados em uma mala direta
Para associar sua planilha do Excel preparada ao seu documento do Word:
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Clique no Mailings aba do fita.
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Selecione os Iniciar mala direta botão para acessar o suspenso.
Como estaremos escrevendo nossos dados em uma carta para este exemplo, selecionaremos Carta opção do suspenso.
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Selecione os Selecione os destinatários botão para acessar o suspenso.
Queremos importar nossos dados de uma planilha do Excel salva, portanto, selecione Use uma lista existente … opção.
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Na caixa de diálogo, encontre e selecione seu arquivo do Excel.
Clique Está bem para prosseguir.
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De Selecione a tabela caixa de diálogo, selecione a folha com a sua mesa e clique no Está bem botão.
Se o seu Excel tiver cabeçalhos de coluna, verifique se Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna opção está marcada.
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CliqueEstá bem.
Agora que a fonte de dados foi associada ao documento principal, você pode começar a inserir texto ou editar seu documento do Word. Você não pode, no entanto, fazer alterações em sua fonte de dados no Excel. Se você precisar fazer alterações nos dados, você deve fechar o documento no Word antes de poder abrir a fonte de dados no Excel.
Inserindo campos de mesclagem no seu documento
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Clique noInserir campo de mesclagem botão na barra de ferramentas Mala Direta para abrir oInserir campo de mesclagem suspenso.
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Realce o nome do campo que você deseja inserir na lista e clique emInserir.
Exibindo documentos de mala direta
Ao inserir campos de mesclagem em um documento, o Word não transmite a formatação dos dados da fonte de dados. Se você quiser aplicar formatação como itálico, negrito ou sublinhado, deverá fazer isso no Word.
Se você estiver exibindo o documento com campos, selecione as setas duplas em ambos os lados do campo ao qual deseja aplicar a formatação. Se você estiver visualizando os dados mesclados no documento, destaque o texto que deseja alterar.
Quaisquer alterações de formatação são realizadas em todos os documentos mesclados, não apenas no individual.
Visualizar os documentos mesclados
Para visualizar os documentos mesclados, clique noVisualizar dados mesclados botão na barra de ferramentas mala direta. Esse botão funciona como um botão de alternância, portanto, se você quiser voltar a visualizar somente os campos e não os dados que eles contêm, clique nele novamente.
Navegue pelos documentos mesclados usando o botões de navegação no Mala Direta fita. Eles são, da esquerda para a direita:Primeiro registro, Registro anterior, Vá gravar, Próximo registroe Último registro.
Antes de mesclar os documentos, visualize-os todos ou o máximo possível para verificar se tudo foi mesclado corretamente. Preste especial atenção à pontuação e espaçamento em torno dos dados mesclados.
Quando você estiver pronto para mesclar os documentos, você tem duas opções. Qualquer que seja o método escolhido, é apresentada uma caixa de diálogo na qual você pode instruir o Word a mesclar todos os registros, o registro atual ou um intervalo de registros. Clique no botão de opção ao lado de sua escolha e clique emEstá bem. Se você quiser mesclar um intervalo, coloque o número inicial e o número final dos registros que deseja incluir na mesclagem antes de clicar emEstá bem. Se você escolheu imprimir os documentos, depois que a caixa de diálogo aparecer, você Impressão caixa de diálogo. Você pode interagir com ele da mesma forma que faria com qualquer outro documento. Finalize o documento de mala direta
