A mala direta é uma ferramenta que simplifica a criação de um conjunto de documentos semelhantes, mas que contêm elementos de dados únicos e variáveis. Isso é feito vinculando um banco de dados que contém esses elementos de dados a um documento, que contém campos de mesclagem nos quais esses dados exclusivos serão preenchidos.
A mala direta economiza tempo e esforço ao automatizar o processo de inserção de dados padronizados, como nomes e endereços, em um documento. Por exemplo, você pode vincular uma carta a um grupo de contatos no Outlook; esta carta pode ter um campo de mesclagem para o endereço de cada contato e um para o nome do contato correspondente como parte da saudação da carta.
Usos da mala direta
Mala direta, para muitas pessoas, evoca pensamentos de lixo eletrônico. Embora os profissionais de marketing inegavelmente usem a mala direta para gerar grandes quantidades de correspondência de maneira rápida e fácil, muitos outros usos podem surpreendê-lo e alterar a maneira como você cria alguns de seus documentos.
Você pode usar a mala direta para criar qualquer tipo de documento impresso, bem como documentos e faxes distribuídos eletronicamente. Os tipos de documentos que você pode criar usando uma mala direta são praticamente ilimitados. aqui estão alguns exemplos:
- Catálogos
- Os inventários
- Faturas
- Rótulos
- Envelopes
- E, claro, letras
Quando usado de maneira inteligente, a mala direta pode melhorar muito sua produtividade. Também pode aumentar a eficácia dos documentos que você cria. Por exemplo, ao personalizar letras com nomes de destinatários ou outros elementos específicos de cada destinatário, você apresenta uma imagem personalizada e elegante que define o cenário para o resultado desejado.
Anatomia de uma mala direta
Uma mala direta consiste em duas partes principais: o documento e a fonte de dados, também conhecida como banco de dados .. O Microsoft Word simplifica seu trabalho, permitindo que você use outros aplicativos do Office, como Excel e Outlook, como fontes de dados. Se você tiver o conjunto completo do Office, usar um de seus aplicativos como fonte de dados será fácil, conveniente e altamente recomendável. O uso de contatos que você já inseriu em seus contatos do Outlook, por exemplo, evitará que você insira novamente essas informações em outra fonte de dados. O uso de uma planilha do Excel existente oferece uma flexibilidade ainda maior com seus dados do que a fonte de dados que o Word criará.
Se você tiver apenas o programa Word, no entanto, você ainda pode usar o recurso de mala direta. O Word tem a capacidade de criar uma fonte de dados totalmente personalizável para você usar em sua mala direta.
Configurando uma mala direta
Uma mala direta pode parecer complicada e complexa - documentos com muitos dados que dependem de bancos de dados grandes certamente podem ser. Word, no entanto, simplifica a configuração de uma mala direta para usos comuns, fornecendo assistentes que orientá-lo através do processo de vincular seu documento a um banco de dados. Geralmente, você pode concluir o processo em menos de 10 etapas bastante fáceis, incluindo localizar e corrigir erros. Isso é menos do que preparar o documento manualmente, e com muito menos tempo e complicações também.
