Há uma série de boas razões pelas quais a digitalização de documentos em papel pode ser uma grande ajuda quando se trata de organizar o seu escritório em casa (ou, aliás, a sua casa). Primeiro de tudo, você pode se livrar de um monte de papel extra que está espremido em gavetas e arquivos, ou ocupando um valioso espaço na mesa.
Arquivos digitais (até PDFs) podem ser convertidos em arquivos pesquisáveis com o uso de software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que normalmente acompanha a impressora (a HP tem um vídeo muito legal que explica como o OCR funciona e como ele pode ajudar a simplificar a tarefa simplificando sua vida).
Isso significa que não só a sua informação não ocupa qualquer espaço, também é muito mais fácil de encontrar do que seria no papel. E você pode salvar seus arquivos digitais da maneira que preferir - em CD ou DVD, em uma unidade flash, em um recurso de armazenamento on-line ou em todas as opções acima. Assim, você pode ter certeza de que, quando precisar de algo, poderá colocar as mãos nele.
Quando você inicia a digitalização dos arquivos da sua casa, é o momento perfeito para criar um conjunto organizado de arquivos que tornarão sua vida mais simples. Pense nas categorias de documentos necessários e configure uma pasta para cada um. Recibos de cartão de crédito em uma pasta; documentação de seguro de carro em outro; contas telefônicas, recibos de supermercado, contas de consertos em casa, e assim por diante, podem receber pastas separadas. E dentro de cada pasta, crie subpastas para cada ano (ou mês). É muito mais fácil começar com um sistema organizado e depois simplesmente adicionar uma nova papelada no arquivo correto à medida que você avança do que tentar reorganizar o sistema toda vez que um novo recibo for digitalizado.
Certifique-se de que seu scanner ou impressora vem com o software OCR (o software ABBYY FineReader parece vir no pacote com muitas das impressoras e scanners que testei). Se você não encontrar nenhum, não entre em pânico. Há uma boa chance de que você já tenha algum software OCR decente instalado em seu computador, desde que esteja usando o Windows. O software de OCR legal que você já possui o guiará pelo processo de localizar e usar esse software junto com seu scanner para criar documentos editáveis.
Naturalmente, isso traz outro ponto importante: você precisa ter pelo menos um scanner de documentos para fazer isso funcionar. Não precisa ser caro ou chique. Se você não tem um, agora é um bom momento para procurar um; Comece com estas revisões de scanners de foto e scanners de documentos para algumas das melhores compras. Se você não quiser um scanner separado, uma impressora all-in-one barata fará o trabalho perfeitamente bem.
Então aqui está a parte difícil. Obtendo o sistema configurado não é muito complicado; até mesmo digitalizar sua papelada não será muito difícil. O difícil é garantir que você faça isso automaticamente sempre que receber novos recibos ou documentos. Caso contrário, os papéis começarão a se acumular novamente e você sentirá como se estivesse desperdiçando seu tempo. Então fique com isso!
