O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos no estilo Kanban que é uma maneira visual de ver todas as tarefas que você ou sua equipe precisam realizar, o que facilita ver o que todos da equipe estão fazendo em um determinado momento. Também é gratuito, o que significa que é acessível a pequenos e grandes grupos, bem como a indivíduos que administram empresas ou que desejam acompanhar tarefas pessoais. Entre as ferramentas de gerenciamento de projetos, o Trello é um dos mais fáceis de usar e implementar, mas sua interface em branco pode ser um pouco assustadora. Felizmente, temos algumas dicas para ajudar você e sua equipe a aproveitar ao máximo o Trello, não importa o que você esteja usando para acompanhar.
O que é Kanban?
O estilo Kanban de gerenciamento de projetos é inspirado em um processo de fabricação japonês que a Toyota implementou no final da década de 1940. Seu objetivo era aumentar a eficiência em suas fábricas, rastreando o estoque em tempo real, usando cartões que passavam entre os trabalhadores no chão. Quando um determinado material acabava, os trabalhadores anotavam isso no cartão, que chegava ao fornecedor que enviava o material solicitado para o depósito. Esses cartões eram chamados de Kanban, que significa sinal ou outdoor em japonês.
Então, como isso se traduz em gerenciamento de projetos? Software como o Trello usa esse conceito de passar cartões e coloca-os em uma interface visual, onde as tarefas são dispostas em uma placa e combinadas com a capacidade de trabalho de uma equipe. Em sua forma mais básica, uma placa terá três seções, como mostrado na imagem acima: fazer, fazer (ou no processo) e terminar. No entanto, as equipes podem usar essa ferramenta de qualquer maneira que funcione para elas. Algumas equipes podem preferir um quadro real, enquanto outras querem a conveniência de uma solução virtual, como o Trello.
Como usar o Trello
O Trello utiliza placas, que contêm listas, que são compostas de cartões. Placas podem representar projetos (redesenho de site, renovação de banheiros), listas podem ser usadas para tarefas (gráficos, azulejos) e cartões podem conter sub-tarefas ou opções (contratar um designer, tamanhos de ladrilhos e cores).
Depois de decidir como organizar suas listas, você pode começar a adicionar cartões, que por sua vez podem ter listas de verificação e rótulos. Listas de verificação são uma maneira de dividir as tarefas em sub-tarefas. Por exemplo, se você estiver usando o Trello para planejar suas férias, poderá ter um cartão para um restaurante que deseja experimentar, com uma lista de verificação que inclui fazer uma reserva, pesquisar os melhores pratos e verificar se é adequado para crianças . Os rótulos podem ser usados para representar o status de um cartão (aprovado, enviado, etc.) ou categoria (ciência, tecnologia, artes etc.) ou qualquer tag desejada. Então você pode realizar uma pesquisa que trará todos os cartões relacionados à ciência ou todos os cartões aprovados, por exemplo. Você não precisa adicionar um título a um rótulo; Você também pode usá-los para codificação por cores (até 10 cores estão disponíveis; uma opção daltônico está disponível).
À medida que você começa a trabalhar e concluir tarefas, pode facilmente arrastar e soltar cartões de uma lista para outra e, eventualmente, arquivar cartões e listas assim que a interface se tornar difícil de gerenciar.
Você pode atribuir cartões aos membros da equipe, além de adicionar comentários, anexos de arquivos, rótulos codificados por cores e datas de vencimento. Os membros da equipe podem @ mencionar outros nos comentários para iniciar uma conversa. Você pode fazer upload de arquivos do seu computador, bem como de serviços de armazenamento em nuvem, incluindo o Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.
Também está incluída uma integração de e-mail bacana. Cada placa tem um endereço de e-mail exclusivo que você pode usar para criar cartões (tarefas). Você também pode enviar anexos para esse endereço de e-mail. E, melhor ainda, quando você recebe uma notificação por e-mail, pode responder diretamente, em vez de iniciar o Trello.
As notificações, incluindo menções e comentários, estão disponíveis em aplicativos para dispositivos móveis, em um navegador de computador e por e-mail. O Trello tem aplicativos para iPhone, iPad, telefones Android, tablets e relógios e tablets Kindle Fire.
O Trello oferece mais de 30 recursos e integrações adicionais, que ele chama de power-ups. Exemplos de atualizações incluem uma exibição de calendário, um repetidor de cartão para tarefas recorrentes, bem como integração com o Evernote, o Hangouts do Google, o Salesforce e muito mais. Contas gratuitas incluem uma ativação por placa.
Todos os principais recursos do Trello são gratuitos, embora exista uma versão paga chamada Trello Gold (US $ 5 por mês ou US $ 45 por ano) que adiciona algumas vantagens, incluindo três power-ups por placa (em vez de um). Ele também inclui fundos e adesivos atraentes para a placa, emojis personalizados e uploads de anexos maiores (250 MB em vez de 10 MB). O Trello oferece um mês gratuito de associação Gold para cada pessoa que você participar do Trello, por até 12 meses.
Como dissemos, à primeira vista, configurar o Trello é um pouco intimidante porque não há muitas restrições sobre como você pode usá-lo. Por um lado, você pode criar placas que simplesmente mostram o que você terminou, o que você está trabalhando e o que vem a seguir. Por outro lado, você pode ir mais fundo, criando listas de tarefas divididas em categorias ou departamentos.
Você pode usar o Trello para acompanhar desde tarefas pessoais até projetos profissionais e planejamento de eventos, mas aqui estão alguns exemplos do mundo real para você começar.
Usando o Trello para gerenciar uma renovação residencial
Digamos que você esteja planejando renovar um ou mais quartos em sua casa. Se você já sobreviveu a uma reforma, você sabe que há muitas peças móveis e muitas surpresas, não importa o quão cuidadosamente você se prepare.Organizar todas as decisões que você precisa tomar no Trello pode ajudar a manter o projeto no caminho certo. Vamos dizer que você está planejando uma reforma na cozinha. Nesse caso, você pode criar uma placa chamada Kitchen Renovation e, em seguida, adicionar listas dedicadas a cada elemento que você está substituindo.
O quadro de renovação da cozinha pode incluir listas para:
- Empreiteiros potenciais
- Cada appliance que você está substituindo
- Armários
- Bancadas e backsplash
- Pavimentos
- Encanamento
- Elétrico
Os cartões para cada lista incluiriam as dimensões, orçamento e recursos, bem como os modelos que você está considerando. Cartões para encanamento podem incluir substituição de tubulação, nova linha de água, bem como o preço estimado e preocupações relacionadas, como paradas de água. Você pode facilmente anexar imagens dos materiais e aparelhos que você está considerando e vincular a listas de produtos para que você possa precificar a loja. Depois de tomar uma decisão, você pode usar rótulos para nomear ou codificar em cores o produto ou o material.
Finalmente, para cada cartão, você pode criar listas de verificação. Por exemplo, um cartão de geladeira pode ter uma lista de verificação que inclua o descarte do antigo refrigerador e a instalação de uma linha de água para a máquina de gelo.
Se você está reformando várias salas, basta criar uma placa para cada uma delas e listar tudo o que precisa considerar; adicione continuamente listas e cartões e mova elementos conforme necessário.
Convide outros membros da família para suas diretorias e atribua-lhes cartões para distribuir o trabalho necessário, como pesquisa de produtos e preços, agendamento e outras formas de logística. O Trello tem uma placa de renovação pública que você pode copiar para sua própria conta.
Planejando uma viagem de férias com o Trello
Viajar com vários membros da família ou amigos pode se complicar rapidamente. Use o Trello para escolher um destino, planejar atividades e programar transporte. Nesse caso, você pode ter uma placa que contenha possíveis locais para visitar e outra para a viagem, depois de decidir para onde ir.
O quadro de viagem pode incluir listas para:
- Opções de vôo
- Transporte terrestre
- Hotéis, listagens da Airbnb, locações de cabine e parques de campismo
- Atrações turísticas
- Restaurantes e lojas de alimentos
No quadro de destinos potenciais, você criaria uma lista para cada local, com cartões de tempo de viagem, orçamento, vantagens / desvantagens e outras considerações. As listas no conselho de viagem incluem cartões para as companhias aéreas, aluguel de carros, culinária notável na área e atrações como museus, lojas e bairros para explorar. Se você decidir fazer um cruzeiro, poderá criar listas de coisas para fazer a bordo e para as paradas planejadas, bem como o transporte necessário para chegar ao navio. Use rótulos para indicar os itens escolhidos ou para destacar os contendores depois de reduzir suas opções. Adicione listas de verificação aos cartões para agendamento e agendamento de passeios ou eventos de cruzeiro. Trello também tem uma placa de férias públicas que você pode usar como ponto de partida.
Rastreando Objetivos Pessoais e Projetos
Se você está olhando para limpar a desordem em sua casa ou garagem, pegar um hobby, ou exercitar mais, você pode facilmente rastreá-lo no Trello. Crie painéis para resoluções de Ano Novo ou para projetos em várias etapas, como limpeza do sótão ou organização de escritório em casa.
Para um quadro de resoluções, crie uma lista para cada resolução e, em seguida, as cartas de como implementá-las, como ingressar em uma academia, fazer caminhadas diárias ou comprar equipamentos para exercícios em casa. Use as listas em um projeto pessoal para dividir as grandes tarefas, com cartões para sub-tarefas. Por exemplo, uma placa de limpeza de primavera pode incluir listas de quartos e outras áreas da casa. As listas têm cartões para tarefas associadas, como suprimentos de limpeza necessários, um inventário de itens que você deseja vender, doar ou descartar e tarefas que você deseja terceirizar, como limpeza de janelas ou remoção de árvores.
Gerenciando um negócio de consultoria ou freelancer
Finalmente, se você administrar seu próprio negócio, o Trello pode ser seu assistente de alto nível. Placas podem representar projetos, com listas para cada estágio ou marco e cartões para tarefas relacionadas. Escritores freelancers podem usar o Trello para gerenciar arremessos de histórias e trabalhos publicados.
Digamos que você tenha uma placa de projeto para um novo design do site. Suas listas podem incluir tarefas importantes, como a contratação de um designer e outras funções importantes, além de marcos, como a escolha de um esquema de cores, o gerenciamento de layouts e a obtenção de aprovações ao longo do caminho. Os cartões incluiriam esquemas de cores e layouts propostos e as etapas necessárias para se preparar para as reuniões. Um escritor freelance poderia ter conselhos para idéias de histórias, publicações e marketing. As listas podem representar etapas, como em processo, enviadas e publicadas, ou você pode usar rótulos para fazer isso.
O Trello é uma ferramenta simples, mas poderosa, e vale a pena gastar algum tempo mexendo nele. Se você não sabe por onde começar, navegue pela comunidade de usuários do Trello, que inclui fóruns públicos que você pode copiar para sua conta.
