A maioria das pessoas aceita que as reuniões são uma parte do trabalho - mas isso não significa que elas gostem delas. Como esse infográfico mostra, os gerentes gastam entre 35% a 50% do tempo em reuniões e até quatro horas por semana apenas em atualizações de status. E esses mesmos chefes consideram 67% das reuniões como falhas.
Por mais que você tente escapar deles, eles também são incrivelmente importantes para sua carreira. As reuniões são uma etapa profissional - é onde os outros vêem sua capacidade de liderança. Como você consegue entender, lidar com questões difíceis e facilitar uma discussão, fale muito sobre sua capacidade. As pessoas usam esse tempo para avaliar e julgar os outros. Mesmo se você ficar quieto e ouvir, você está enviando uma mensagem.
Independentemente das razões pelas quais eles lutam com reuniões, os profissionais mais experientes sabem que precisam encontrar uma maneira de usá-los para ganhar e expandir sua credibilidade. Em vez de tentar se esquivar ou retroceder, aqui estão cinco maneiras de aproveitar ao máximo cada reunião em que você está.
1. Obtenha sua voz no quarto cedo
As dinâmicas de reunião são estabelecidas desde o início pelos oradores mais falantes. Portanto, procure falar nos primeiros cinco minutos para demonstrar confiança e estabelecer sua voz. Não só você se beneficia de ter suas idéias lá fora enquanto todos ainda estão frescos e prestando atenção, seus comentários também são mais propensos a serem consultados mais tarde, proporcionando-lhe outras aberturas para serem ouvidos.
2. Construir sobre os pensamentos do outro
O diálogo nas reuniões pode ser rápido, com ideias sendo descartadas rapidamente. Se outras pessoas tirarem os pontos que você queria dizer, você pode sentir que precisa esperar por um pensamento criativo e original para falar. Mas isso é uma barra alta e pode mantê-lo à margem (talvez para toda a reunião).
Em vez disso, observe o que os outros estão dizendo e procure tópicos comuns que possam levar a conversa adiante. Pode ser tão simples quanto dizer: "Eu ouvi três pessoas mencionarem modificações nos produtos, como isso poderia ser?" Ou "Se dermos um passo para trás, o único ponto em que estamos ficando presos é a linha do tempo". Também pode ser uma maneira útil de impedir que as pessoas conversem umas com as outras e incentivá-las a encontrar áreas de concordância.
3. Faça perguntas poderosas
Uma crítica comum às reuniões é que elas falam demais e não escutam o suficiente. Quando as pessoas estão excessivamente focadas em lançar uma enxurrada de ideias, você pode se diferenciar encorajando o grupo a ouvir um ao outro. Este é um papel raramente desempenhado, mas necessário e apreciado - mostra confiança para fazer com que todos parem e reflitam.
Uma maneira simples de fazer isso é fazer perguntas poderosas. São perguntas do tipo "como" e "o que", em vez de "por quê". Porque eles não colocam as pessoas na defensiva ou se aprofundam na descoberta de fatos, eles encorajam as pessoas a se abrirem e pensarem de forma expansiva.
Por exemplo, você pode perguntar:
- Qual é o aspecto mais importante desta decisão?
- Como vamos medir o sucesso disso?
- O que há de diferente nessa sugestão do que o que tentamos antes?
- Quais são os temas que você vê surgindo?
4. Esteja preparado (mas permaneça flexível)
Se você se preparar para reuniões, você instantaneamente chega de uma posição de força. Isso pode significar ler a agenda, fazer pesquisas antecipadas ou apresentar idéias antecipadamente.
A maioria de nós sabe que, se quisermos construir credibilidade, ter nossos pensamentos juntos antecipadamente nos ajudará a nos mostrar com confiança. No entanto, também temos que considerar a variabilidade das reuniões. Para toda a nossa preparação, é mais provável que as coisas não sejam exatamente como planejadas com tantas pessoas e fatores envolvidos (falta de tempo, tecnologia não funcionando, jogadores principais não aparecendo).
Portanto, vocês devem se preparar para a reunião e se preparar para serem flexíveis.
Por exemplo, se você tiver 15 minutos programados para apresentar, prepare uma apresentação completa e condensada, caso seu tempo seja apertado. Se você fizer uma pesquisa de plano de fundo sobre o tópico da reunião, pesquise tópicos tangenciais que possam surgir. Se o tópico que você deseja abordar for lançado abaixo da tabela, pergunte se você pode entrar em contato separadamente com os participantes para discutir mais.
Estar preparado exibe seu pensamento estratégico, e a flexibilidade mostra que você é rápido - ambos os principais atributos de um grande líder.
5. Enfatize os próximos passos
No meu trabalho de coaching, de longe a maior queixa que ouço sobre as reuniões é que nada acontece com elas. Claro, todo mundo sabe que deve terminar com as responsabilidades sendo distribuídas, mas poucos realmente o fazem. Como queremos que nosso tempo de reunião seja realmente útil, é útil quando alguém toma a iniciativa de solicitar as próximas etapas e atribuições antes de finalizá-lo.
Se você estiver executando a reunião, isso é simples de fazer. Se você é apenas um participante, pode se sentir mais difícil.
Não deixe que isso te pare. Mostra a liderança ao estado: “Não estou claro sobre quais são os próximos passos para cada um de nós; seria útil esclarecer antes de terminarmos. ”Você pode até se oferecer para acompanhar os próximos passos para o grupo, se for o caso, o que lhe dá uma oportunidade adicional de palestras para a próxima reunião.
Embora você nunca espere ansiosamente por uma próxima reunião, ao usá-los como uma oportunidade para se deparar mais como líder, eles começarão a se sentir mais valiosos (e mais produtivos).
