A maioria de nós experimentou, em um momento ou outro, um momento, um dia ou mesmo um período prolongado de tempo em que nos sentimos como se estivéssemos terrivelmente confusos na comunicação. Talvez alguém não tenha entendido suas intenções. Ou as conversas não saíram como você desejou. Ou os resultados solicitados não apareceram como esperado.
Você pode tentar apontar o dedo para outra coisa, mas se você percebeu um padrão consistente de falhas de comunicação com pessoas diferentes, as chances são de que você está fazendo algo. (E mesmo se você for muito bom em se expressar, você sempre poderá ficar um pouco melhor.)
Aqui estão cinco erros comuns e todas as maneiras de começar a corrigi-los hoje:
1. Você não presta atenção
Você sabe o que quer transmitir - e, para ser honesto, essa é a única metade da conversa na qual você está realmente concentrado. Como resultado, você está apenas ouvindo metade do que as pessoas ao seu redor estão dizendo e não está se engajando efetivamente na conversa.
A solução
Prestar atenção a outras pessoas e ouvir verdadeiramente o que elas têm a dizer é fundamental para alcançar um entendimento mútuo e um fluxo de conversação. Agora, há muitos conselhos sobre como parecer engajado, como fazer contato visual frequente ou concordar com a cabeça. Mas minha dica favorita é me preocupar menos com parecer interessado, e realmente sintonizar. Como Celeste Headlee disse em uma recente palestra no TED, “não há razão para aprender como mostrar que você está prestando atenção se você está de fato prestando atenção. "
Portanto, minimize as distrações e coloque seu telefone longe. Teste a si mesmo tentando reafirmar o ponto de vista da outra pessoa com uma frase como "Se eu entendi o que você está dizendo …"
2. Você não chega ao ponto
Você está falando demais sobre algo irrelevante ou compartilha detalhes que não são necessários. Como resultado, seu significado é distorcido e a outra pessoa perde o interesse.
A solução
Tente se comunicar o mais breve e conciso possível. Isso é eficaz por vários motivos. Primeiro, isso obriga a entender o que você está realmente tentando transmitir: se você não se permite divagar ou desviar do assunto, você ficará com as informações mais importantes. Em segundo lugar, reduz a possibilidade de falta de comunicação. Se você escreve apenas duas frases, é muito mais difícil perder o significado do que se você escrevesse seis parágrafos. Em terceiro lugar, demonstra respeito pelo tempo da outra pessoa. Finalmente, incentiva a reciprocidade. Por ser mais sucinto, você incentivará outras pessoas em sua organização ou grupo a serem igualmente concisas. Então, se você está escrevendo um e-mail ou se preparando para fazer um discurso, pergunte a si mesmo se você pode cortar qualquer penugem adicional.
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3. Você não encoraja a comunicação bidirecional
Se você é um chefe que apenas dá ordens, ou um empregado que nunca faz perguntas, você está fechando a porta para um diálogo significativo. A maior parte do trabalho requer alguma forma de troca e você não quer ser visto como inacessível.
A solução
Não estou sugerindo que você responda a todos os e-mails, ou que você tenha que solicitar duas perguntas para cada tarefa que você atribuir. Em vez disso, concentre-se em fazer com que as pessoas se sintam bem-vindas para fazer perguntas ou fornecer mais informações. Dica: Uma maneira de incentivar esse comportamento é modelá-lo. Se você der o primeiro passo, outras pessoas se sentirão mais à vontade fazendo o mesmo.
4. Você não usa a plataforma certa
Há dúzias de meios distintos para passar uma mensagem, e a maioria de nós usa todos eles diariamente, seja em conversa com nossos amigos, entes queridos, colegas de trabalho ou conhecidos. E a maioria das pessoas tem uma preferência (“Eu não entendo o Twitter!” “Eu não ligo, só faço o texto”. “Eu nunca verifico meu e-mail pessoal”).
A solução
Em vez de escolher o seu favorito, você deve sempre se esforçar para escolher o meio mais apropriado para a situação. Por exemplo, talvez você não precise chamar uma reunião presencial para informar seus funcionários sobre uma nova mudança de política quando um email for suficiente. Você pode pular mensagens instantâneas para seus colegas tarde da noite quando não precisar de uma resposta até o horário comercial. Antes de escolher e-mails, telefonemas, reuniões pessoais, mensagens instantâneas, tweets ou textos, considere se o seu método de comunicação afetará a reação da outra pessoa.
5. Você não pede feedback
Ninguém é perfeito. Você pode seguir todos os conselhos de “melhores práticas” que você pode encontrar na internet, mas sempre haverá pequenas áreas pessoais para melhoria.
A solução
Saia do seu caminho para pedir feedback aos seus colegas e superiores (isso pode ser tão formal ou informal quanto você quiser). Por exemplo, você poderia pedir indicadores durante uma análise de desempenho anual ou conversar casualmente com seus clientes e perguntar-lhes se há algo que você possa fazer para tornar a parceria mais forte ou os parâmetros mais claros, ou até mesmo pedir a seus colegas diretamente como eles preferem obter informações. Você nunca será perfeito, mas cada passo que você dá para melhorar é um passo na direção certa.
Quando você começar a aplicar essas estratégias, não desanime se você não vir uma reviravolta imediata. Como qualquer outra habilidade, a comunicação requer prática para ver melhorias; e mesmo quando você melhora, as mudanças serão pequenas e sutis para começar. Depois de esforços consistentes e medidos, você terá melhores impressões e se sentirá capaz de transmitir seu ponto de vista. Não apenas isso, mas aqueles ao seu redor também perceberão e isso fará todo o seu trabalho valer a pena.
