Eu não sou matemático, mas eu estimo que recebo de 100 a quatro bilhões de e-mails por dia. E por mais que eu queira responder a cada um deles, simplesmente não é possível. Não se eu quiser fazer outras coisas com a minha vida, como passar pela minha lista de tarefas e fazer contato visual com outros seres humanos.
Então, como decido quem recebe uma resposta e quem se perde na minha caixa de entrada para sempre? Bem, eu coloco minha fantasia de Deus, fecho meus olhos e vejo o que acontece.
Brincadeira, essa queda de produtividade acabou sendo um fracasso total. Em vez disso, eu trabalho através de minhas mensagens com as melhores intenções. Ênfase nas melhores intenções, porque os itens escorregam pelas rachaduras. E se o fizerem, geralmente é pelas seguintes razões:
1. Você não considerou minha disponibilidade
Eu vejo este pop up e penso "Claro!" No entanto, eu abro o anexo e vejo que são 65 páginas. E isso é aproximadamente mais 64 páginas do que eu posso ler nos 10 minutos de reposição que tenho hoje.
Em um mundo ideal, eu limpava minha agenda, desenvolvia a habilidade de dobrar minha velocidade de leitura e lhe dava meu feedback mais brilhante. Mas é muito mais provável que eu suponha que eu seja capaz de “encontrar tempo” em algum momento, então não seja capaz de fazer isso, e então não lembro de ter recebido sua nota até que sua reunião tenha terminado.
Assim que você souber que vai querer os “pensamentos” de alguém, envie: Gostaria de receber seus comentários em minha apresentação de 65 páginas antes da próxima sexta-feira. Eu sei que é muito para ler, então me avise quando seria um bom momento para eu mandar.
2. Você não pediu nada
Você disse que sua apresentação para a próxima semana está aqui. E, de fato, está bem aqui, ligado a essa mensagem como prometido.
Mas eu não tenho certeza do que você precisa de mim agora. Você gostaria de um feedback geral? Confirmação que eu vi? Talvez um emoji cara piscando?
Cada e-mail deve incluir o próximo passo (mesmo que seja "sem resposta necessária"). Você nunca quer deixar o destinatário pensando: "Hum, ok, obrigado?"
Tente isso por tamanho: aqui está minha apresentação para a próxima sexta-feira. Eu adoraria sua experiência em escolher o meme SFW apropriado. Avise-me se você tiver algumas idéias!
3. Você não deixou claro porque eu fui convidado para o partido CC
Olá, olá, por que estou aqui? Embora seja sempre uma honra ser incluído no que presumivelmente se transformará em uma cadeia de e-mails sem fim que assombra meus sonhos, vejo isso e estou imediatamente confusa. Esta é a primeira vez que estou ouvindo sobre este projeto e, sem nenhum contexto, posso concluir aproximadamente nada sobre o motivo pelo qual estou sendo colocado em loop.
Em vez de “colocar as pessoas em loop” e esperar que eles descubram, explique o que você gostaria de saber de todos: Jenni: O cronograma abaixo funciona para sua equipe criar memes do SFW? Tom: Você pode verificar se eles estão realmente seguros para o trabalho?
4. Você não usou uma data de vencimento
Embora eu tenha toda a intenção de responder a isso, provavelmente não irei. E isso não é porque você pediu emprestado um gato com absolutamente nenhum contexto. Mas antes, porque antes de pensar em responder, tenho que responder a todos que entraram na minha caixa de entrada com um prazo claro. Então este continuará a ser abatido na minha lista até eu esquecer o que “enviar detalhes do gato Dave” significa.
Faça um favor a si mesmo e jogue o tempo ou a data que você precisa de uma resposta. É tão fácil quanto você pode me deixar saber na quinta-feira à tarde se você tem um gato que eu possa pegar emprestado para a minha apresentação na sexta-feira?
5. Você não usou palavras que eu conheço
Não vou responder a isso porque não posso responder a isso.
Parcialmente porque eu nem saberia por onde começar na minha resposta e parcialmente porque eu não tenho certeza se isso resultaria em um vírus de qualquer robô hackeado em sua caixa de entrada.
Dê um rápido e-mail ao seu e-mail e certifique-se de que cada palavra tenha pelo menos uma vogal. OK, tudo bem, você está ocupado - certifique-se de que a maioria das palavras faça isso.
Com a exceção muito rara, seus colegas de trabalho não são leitores de mentes. Nem são perfeitos. Eles são apenas pessoas como você que estão tentando ficar em cima de sua caixa de entrada, enquanto fazem seu trabalho, enquanto debatem o que vão comer no jantar porque o almoço foi há uma hora e eles já estão com fome de novo (oh, apenas eu?).
Embora eu não possa garantir que, tomando todas as minhas recomendações, você obtenha uma taxa de resposta de 100%, ele está dando uma chance muito melhor. E se você conseguir isso digitando algumas palavras extras, por que não aceitar?
Eu deixei alguma coisa de fora? Me conte no Twitter!
