Chame isso de um produto de agendas lotadas, maior conectividade de tecnologia ou atenção frita, mas por qualquer motivo, quando você reúne um grupo para uma reunião, quase todo mundo tem dificuldade em abandonar as distrações e aderir à tarefa que tem em mãos. De fato, 47% dos funcionários citam os colegas distraídos como o maior obstáculo para ter reuniões produtivas.
Se você levar o seu trabalho a sério, provavelmente já estará fazendo o possível para demonstrar envolvimento: ouvindo ativamente, entrando em contato quando apropriado e mantendo seu telefone fora da mesa. Mas mesmo quando a boa etiqueta de reunião está no topo da sua mente, é fácil cair em maus hábitos.
Para permanecer nas boas graças de seus colegas de trabalho e obter algo valioso de todas as reuniões, você precisa manter o seguinte em cheque.
1. Não fazendo contato visual
Nesse ponto, a importância de fazer contato visual durante uma reunião quase se tornou um clichê - mas por um bom motivo. Mantê-lo demonstra engajamento, interesse e respeito. Até se demonstrou que aumenta sua autoconsciência. Pode parecer desconfortável no início, mas há toneladas de hacks fáceis para melhorar o seu contato visual sem assustar as pessoas com um olhar de veado nos faróis.
Uma das minhas melhores dicas é certificar-se de que a configuração de sua reunião é propícia ao contato visual desde o início: tente organizar seu grupo em um círculo ou semicírculo para que todos possam ver um ao outro sem esforço. Mesmo que alguém não esteja no mesmo espaço físico que você, a importância do contato visual ainda é verdadeira.
Para acomodar os participantes que discarem por meio de uma chamada de vídeo, posicione sua câmera de uma maneira que esteja dentro da sua linha de visão natural, para que você pareça estar olhando um para o outro quando estiver falando.
2. Usando o seu laptop
Usar seu laptop geralmente começa com as melhores intenções: fazer anotações, buscar informações relevantes on-line e assim por diante. Mas é muito fácil passar da transcrição da reunião para a tentativa de descobrir o nome daquela música que você ficou preso na sua cabeça na noite passada, mesmo sem perceber. É por isso que eu recomendo evitar laptops completamente. Muitas coisas geralmente feitas em uma podem ser facilmente feitas à mão, como fazer anotações em um bloco de papel ou compartilhar dados em uma planilha impressa. Mas se um computador é uma necessidade absoluta, você ainda pode minimizar seu uso. Ao passar por uma apresentação, por exemplo, incentive o orador a compartilhar sua tela em uma TV para que todos possam acompanhá-la.
Mesmo que o organizador da reunião não tenha estritamente proibido o uso de laptops, deixá-lo em sua mesa ou mantê-lo fechado enquanto você se concentra na agenda ajuda a manter as distrações sem sentido (sem mencionar as notificações por e-mail e bate-papo). Além disso, abandoná-lo espontaneamente definitivamente deixará uma impressão positiva em seus colegas de trabalho e, talvez, incentivá-los a fazer o mesmo.
3 Participando de uma reunião irrelevante
Há três coisas nas quais você pode ter certeza na vida: morte, impostos e convites para reuniões desnecessários. E embora seja tão fácil clicar em "Sim" em um convite e aparecer apenas porque você foi perguntado, você está realmente fazendo um desserviço aos seus colegas de equipe. Quando você não tem interesse em uma reunião, parecer desinteressado é praticamente inevitável. É muito melhor ficar em sua mesa e ser produtivo do que aparecer e parecer entediado.
Para combater isso, lembre-se de falar sobre o que é a reunião, por que o organizador o quer lá, o que (se houver alguma coisa) você precisa preparar com antecedência e o que espera realizar até o final. Ter esse contexto torna mais fácil para você decidir se a reunião realmente se beneficiaria da sua presença ou se seu tempo seria melhor gasto em outro lugar. Muitas vezes, essas informações são incluídas em uma agenda ou na reunião, mas, caso contrário, sinta-se à vontade para fazer um breve check-in com o organizador da reunião pessoalmente antes. Se você decidir que sua presença não é necessária, explique educadamente sua escolha ao organizador. Se você lidar bem, provavelmente apreciará sua honestidade.
Até certo ponto, se entregar à distração é apenas parte do ser humano. Ninguém pode permanecer no caminho 100% do tempo, e isso será aparente em reuniões de vez em quando. Mas se você se encontrar sem querer saindo de cada reunião sem ter ideia do motivo de estar lá, vale a pena introduzir alguns ajustes na sua rotina.
