Eu admito: não era natural quando se tratava de gerenciar estagiários. Eles foram meus primeiros relatórios diretos e cometi todos os erros dos novatos. Eu atribuí muito trabalho e pouco trabalho; Eu expliquei, sub-expliquei; e assim por diante.
A boa notícia é que gerenciar estagiários - qualquer um, na verdade - é uma habilidade na qual você pode melhorar muito com a prática. Mas isso não é motivo para começar de baixo. Aprenda com minha experiência e leia sobre cinco maneiras de ser um gerente interno de sucesso.
1. Tenha uma orientação
Independentemente de haver alguma orientação maior e mais formal em seu escritório, sua primeira tarefa é bloquear uma hora ou mais para conversar com seu estagiário. Dependendo de como você esteve envolvido no processo de contratação, você pode querer começar com as apresentações. Em seguida, percorra o trabalho que você faz e os objetivos do departamento nos próximos meses. Responda a quaisquer perguntas sobre como você e sua equipe afetam a missão da organização. Ter tempo para traçar metas lembra ao interno como até tarefas domésticas contribuirão para o quadro geral.
Em seguida, exponha suas expectativas específicas, além das responsabilidades declaradas do trabalho. Você é um defensor da gramática adequada em todas as comunicações? Como você se sente em relação às pessoas que aparecem em sua mesa com perguntas? Você gostaria de ser copiado em todos os e-mails? Expor essas expectativas desde o início evitará quaisquer contratempos e fará com que você tenha sucesso.
2. Peça (e observe) seu estilo de aprendizagem
Antes de encerrar a reunião de orientação, você deverá dar ao seu estagiário a palavra. Quais são seus objetivos para o estágio? Existem habilidades únicas que ele ou ela possui, ou áreas onde ele ou ela está mais interessado em aprender ou participar?
Talvez a informação mais essencial que você pode coletar seja como ele recebe melhor as informações. Diferentemente de uma contratação de longo prazo, em que um supervisor esperaria que o funcionário se acostumasse a um ambiente centrado em reuniões ou fóbico de reunião; com um estagiário, seu foco deve ser maximizar a comunicação.
Ou seja, mesmo se você gostaria de ter seu estagiário simplesmente siga as instruções do e-mail, se ele ou ela precisa conversar e fazer algumas perguntas para acertar, é melhor você saber disso agora. Valerá a pena dedicar um tempo para se certificar de que ele ou ela entende o que você está pedindo - em vez de ter que fazer o projeto sozinho assim que ele ou ela o entregar (uma experiência frustrante por toda parte).
3. Fornecer uma lista de tarefas por escrito
Ok, então o seu estagiário diz que ele é um aprendiz auditivo. Isso significa que você deve discutir todos os projetos e, em seguida, planejar concluí-los exatamente como esperava - certo? Bem, não é bem assim.
Seu estagiário é novo na organização e trabalha para você, então provavelmente haverá alguma escuta seletiva, mesmo que não seja intencional. Portanto, toda semana, você deve enviar (ou atualizar) uma lista de projetos por escrito para seu estagiário. Inclua o seguinte: A data de vencimento do projeto; seu nível de prioridade; para quem o projeto completo deve ser enviado (uma parte crítica se você quiser rever os projetos antes de irem para outro lugar!); e que guarda-chuva cai. A última categoria é crítica porque contextualiza a tarefa e fornece um impulso mais forte para completá-la corretamente (ou seja, o arquivamento é muito mais interessante quando você sabe qual projeto está avançando).
Bônus: A lista de tarefas escritas irá salvá-lo nos dias em que você for atingido. Se o seu estagiário concluir um projeto, você poderá direcioná-lo para a lista de tarefas do próximo.
4. Liderar pelo exemplo
Só porque este é óbvio, não significa que não vale a pena repetir. “Faça o que eu digo, não como eu”, não funciona. Se você está passeando na mesma hora todos os dias, você não terá credibilidade para informar ao seu estagiário que chegar atrasado 15 minutos não está bem. Da mesma forma, será difícil discutir roupas inapropriadas com um estagiário quando você estiver testando seriamente os limites do negócio informal de verão.
Indo além do óbvio, você deve conscienciosamente dar o exemplo de ser um chefe de apoio e um membro da equipe. Alguns supervisores novatos temem erroneamente que falar com um estagiário criará concorrência para seu trabalho. Ao contrário, falar do excelente trabalho de seu estagiário demonstra que você é um gerente forte, o que abrirá você para mais oportunidades de liderança. Então, não se esqueça de dar crédito onde é devido!
5. Peça ajuda
Mesmo se você está tentando fazer tudo certo, você pode encontrar-se gerir um estagiário com uma atitude sem brilho, até mesmo aparente incompetência. Quando simplesmente não está funcionando, a primeira pessoa com quem você deve falar é seu estagiário. Talvez ele ou ela está sendo difícil por causa do que ele ou ela percebe como falta de trabalho significativo. Talvez o que você perceba como falta de atenção aos detalhes seja seu estagiário lutando para concluir suas tarefas a tempo.
Lembre-se, os estagiários raramente têm uma base enorme de experiência anterior. Então, eles podem não ter as ferramentas (ou confiança) para se comunicar com um supervisor - você tem que assumir a liderança!
Ainda tem problemas? A próxima pessoa que você deve consultar é alguém que você admira como gerente (idealmente, seu chefe). Essa pessoa pode lhe dar uma visão da experiência, e seu chefe precisa saber se ele ou ela o sobrecarregou com um pesadelo.
Quando se trata de ser um supervisor interno pela primeira vez, você está combinando alguém com pouca experiência em gerenciamento e alguém com pouca experiência sendo gerenciado. No entanto, esta é uma ótima experiência para ambos aprenderem. Portanto, use os passos acima para torná-lo um ótimo verão e construa uma forte relação de trabalho com seu estagiário.
