Eu não sei sobre você, mas às vezes eu acordo e sinto que passo o meu dia tentando não me afogar na minha caixa de entrada. Obviamente, isso não é um problema só que eu enfrento; quase todos os profissionais que conheço lutam para passar suas mensagens.
Mas há boas notícias: definitivamente, há maneiras de tornar sua caixa de entrada mais gerenciável e, para encontrar algumas, fui direto aos especialistas. Abaixo estão os hábitos que cinco das pessoas mais ocupadas do mundo usam para conquistar seus e-mails. Veja quais você pode começar a usar para melhorar sua estratégia.
1. Eles respondem rapidamente
Eric Schmidt, o presidente executivo do Google, tem alguns conselhos aparentemente contra-intuitivos: responda rapidamente a e-mails em sua caixa de entrada. Ele explica sua razão para fazê-lo no VentureBeat :
Há pessoas que podem confiar em responder prontamente aos e-mails e àqueles que não podem. Esforce-se para ser um dos primeiros. A maioria das pessoas melhores e mais ocupadas que conhecemos agem rapidamente em seus e-mails, não apenas para nós ou para alguns poucos remetentes, mas para todos.
Embora você não precise necessariamente responder a todos os e-mails dentro de três minutos após sua publicação na caixa de entrada, anote o tempo que isso realmente levaria. Se você acha que uma mensagem receberá apenas uma resposta de 30 ou de duas palavras, basta respondê-la ao lê-la. Se for necessária uma resposta mais longa, envie um e-mail rápido de volta, informando a pessoa que você a viu e quando responderá. Você receberá imediatamente alguma credibilidade na rua por seu respeito e atenção.
2. Eles fazem e-mail divertido
O ex-executivo do Facebook e fundador da empresa de mídia, Randi Zuckerberg, tem alguns conselhos por e-mail que farão com que você queira distribuir as fichas e guacamole: faça uma festa de limpeza com alguns de seus colegas ou amigos.
Extraia o vinho, faça uma ótima lista de reprodução, desabafe sobre como você odeia se afogar em e-mails - e concentre-se nas próximas horas para limpar o máximo de mensagens possível, compartilhando mensagens engraçadas que encontrar ou dicas que descobrirá pelo caminho.
Passar pela sua caixa de entrada não precisa ser feito em silêncio no escritório sozinho; pode realmente ser uma experiência estranhamente coletiva que potencialmente traz você e seus colegas juntos (porque quem não ama odiar no e-mail?).
Ah, e obviamente pule o álcool se você estiver planejando responder às mensagens e não apenas jogando no lixo. Ou pegue o conselho de Jen Dziura e escreva alguns de seus e-mails mais difíceis enquanto está embriagado - mas depois salve-os como rascunhos e leia-os no dia seguinte antes de você realmente clicar em “enviar”.
3. Eles agendam o horário “sem e-mail”
Pegue uma página do manual de um dos líderes do mundo livre, Barack Obama: Seu tempo pessoal é sagrado, então não gaste para sempre em uma missão para chegar na caixa de entrada zero. Conforme relatado por 99U:
O presidente tem três momentos em sua programação que são inquestionavelmente dele: o treino da manhã, o jantar com as filhas e a noite depois que a família adormece.
Embora possa parecer fácil espremer apenas mais um e-mail durante as horas de folga, crie o hábito de dizer não. Sempre haverá e-mails para responder e as pessoas que reivindicam suas mensagens são urgentes ou importantes. Desenhar essa linha significa que você será mais produtivo quando realmente precisar fazer negócios.
4. Eles usam para se organizar
Embora eu não recomende necessariamente usar sua caixa de entrada como sua lista de tarefas, o fundador do LearnVest, Alexa von Tobel, tem uma exceção a essa regra que compartilhou com o Lifehacker:
Eu também tenho o hábito de me enviar notas, já que eu moro na minha caixa de entrada. Nas noites de domingo, sento-me e faço listas de tudo que precisa acontecer na próxima semana. Eu tiro um e-mail para que eu possa dormir com mais facilidade (as tarefas estão fora da minha cabeça), e posso ficar tranqüilo sabendo que a lista estará me esperando no AM.
Ao fazer sua lista de tarefas quando você ainda tem tudo em sua mente (em vez de de manhã, quando você está com sono ou grogue), você libera outra parte do seu dia para ser gasto em projetos reais, em vez de planejar o que você vai fazer.
5. Eles começam a cabeça nas manhãs
Numerosas pessoas ocupadas, como o CEO da AOL, Tim Armstrong, e a CEO da Virgin Money, Jayne-Anne Gadhia, começam seus dias passando pelas caixas de entrada. Gadhia tem bons motivos para isso:
A primeira coisa que faço é olhar meus e-mails e responder a qualquer problema. Eu não suporto não ter feito nada!
Obviamente, você ainda terá que gastar tempo ao longo do dia para receber e-mails, mas ter uma vantagem inicial pode facilitar as coisas, além de conscientizá-lo sobre as coisas que você precisa fazer assim que chegar ao escritório.
Há uma razão pela qual muitas dessas pessoas super ocupadas são tão bem-sucedidas, e conseguir uma pequena dica de produtividade por e-mail nunca dói!
