Eu amo escrever, e eu amo todas as “regras” que acompanham isso. E embora eu tenha conseguido copiar meus tweets e postagens no Facebook antes de compartilhá-los com o mundo é um pouco demais para a maioria das pessoas, acho que existem algumas regras que todos deveríamos seguir - especialmente no trabalho.
Mas muitos de nós (inclusive eu) os quebramos diariamente, muitas vezes sem sequer perceber. E embora a prosa perfeita possa não ser da maior importância em todos os escritórios ou indústrias, é provável que alguém - um colega, um cliente ou seu chefe - perceba sua escrita e, pior ainda, faça um julgamento do seu profissionalismo baseado nela. .
Portanto, antes de redigir outro e-mail, anote os erros mais comuns de escrita no local de trabalho e siga este guia para evitá-los.
1. Escrevendo Demasiado Casualmente
Exemplo: Thx para feedback, Joe! Vai f / u amanhã.
Tenho a sorte de trabalhar em um ambiente bem casual - onde podemos (e usamos) chinelos para trabalhar e mandar e-mails em massa ridiculamente instantâneos dos rostos um do outro.
Mas essa casualidade não é a norma para todos os escritórios, o que significa que é melhor ser mais formal do que frívolo em sua redação profissional. Embora isso obviamente signifique ignorar abreviações e gírias, também significa escrever frases completas, usando ortografia correta e evitando apelidos. Pode chegar um momento em que você esteja confortável o suficiente para falar mais casualmente com o destinatário da sua mensagem, mas nos negócios, é sempre melhor jogar de forma segura (e profissional) do que remediar.
2. Usando a voz passiva em vez de ativa
Exemplo: o documento anexado foi recebido pela equipe.
Vamos tirar isso do caminho primeiro: a voz passiva - isto é, quando o receptor de uma ação é o sujeito da frase (neste caso, o documento) - não é gramaticalmente incorreto. Mas frases que são passivamente expressas freqüentemente parecem estranhas ou desnecessariamente vagas. A voz ativa - quando quem está tomando a ação é o sujeito da frase - é tipicamente mais direta e clara. Também soa mais autoritário e pode ser uma maneira melhor de demonstrar a propriedade ou a responsabilidade pelo que você fez. ("Eu salvei o cliente $ 5.000" mostra sua conquista muito melhor do que "$ 5.000 foram economizados.")
3. Excesso de pontos de exclamação
Exemplo: Oi Bob! Espero que você tenha um ótimo fim de semana! Quero acompanhar o relatório do primeiro trimestre e espero que você possa me enviar o último rascunho - sem pressa! :-)
Eu definitivamente recebo as razões pelas quais as pessoas ficam felizes com a exclamação na escrita profissional. Pode ser fácil interpretar mal o tom ou a emoção por trás de um e-mail, se não por exibições de temperamento muito óbvias, e as pessoas muitas vezes apimentam seus textos com pontos de exclamação, em um esforço para mostrar que estão sendo amigáveis. Mas a verdade é que simplesmente não é profissional - e, pior, pode parecer juvenil. (O mesmo vale para os emoticons - um rosto sorridente nunca vai se expressar de uma maneira que soe inteligente.)
Lembre-se de que os pontos de exclamação servem para mostrar ênfase e tendem a perder seu significado quando usados em excesso. Use-os com moderação e, quando estiver em dúvida, de maneira alguma.
4. Escrevendo Linhas de Assunto Vago
Exemplo: Assunto: terça-feira; Corpo: Eu preciso do relatório do primeiro trimestre entregue na próxima terça-feira.
O assunto do seu email deve ser um resumo rápido do que está no corpo. Este é um conceito muito simples que, surpreendentemente, ainda não foi compreendido pela grande maioria do mundo do trabalho. Mas, quando a maioria de nós recebe mais de 200 e-mails por dia e muitas vezes precisa vasculhar uma caixa de entrada lotada para os tópicos que estamos procurando, pode ser um erro de escritura especialmente irritante deixar seus assuntos vagos.
Com toda comunicação profissional, seu objetivo é fornecer clareza o mais rápido possível - e no e-mail, que começa com a linha de assunto. No exemplo acima, "Q1 Report: Due Next Tuesday" seria muito mais claro do que simplesmente "terça-feira".
5. Obtendo o jargão feliz
Exemplo: você pode puxar os números do FS e verificar se eles estão em paralelo com a contagem do STH?
Embora você possa pensar que usar as palavras de ordem da indústria ou da empresa faz com que você pareça profissional e no conhecimento, ela acaba com seu propósito se ninguém entender o que você está dizendo. Lembre-se, mesmo se você acha que seu destinatário direto saberá do que está falando, sua mensagem poderá ser passada para outras pessoas, tanto dentro como fora de sua organização.
O melhor e-mail ou aviso é aquele que faz com que o seu ponto de vista (ou o seu pedido ou a sua resposta) seja imediatamente aparente, e o jargão obscurece desnecessariamente esse propósito.
Sim, todos nós quebramos essas regras de vez em quando (ei, eu enviei muitos rostos sorridentes via e-mail interoffice no meu dia). E em um email rápido em um escritório casual para um colega de trabalho próximo, de vez em quando? Bem. Mas, em geral, sua melhor aposta é jogar com segurança, manter-se profissional e revisar seu trabalho para manter esses erros comuns fora de suas comunicações escritas.
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