A delegação parece incrível, certo? Você não quer mais fazer algo, então você atira no seu parceiro, seu assistente ou até mesmo seus estagiários.
Isso é tudo incrível (se não um pouco impreciso), mas também é impossível se você é o associado, o assistente ou o estagiário. De quem você tira as tarefas para que você possa se concentrar nas coisas grandes e importantes?
Bem, meus amigos, é onde entra a delegação para cima. A delegação significa passar o trabalho para aqueles que estão ao seu redor e acima de você. Eu aposto que você acha que não há como escapar disso. Mas, me escute, há razões legítimas para delegar. Então continue a ler, limpe as tarefas chatas da sua mesa e afunde os dentes em algo muito mais saboroso.
1. Delegado ao seu chefe (para delegar)
Oh, você está mais do que disposto a fazer o que lhe é pedido. Você ficaria perfeitamente feliz em passar quatro dias preenchendo faturas antigas. No entanto, você está analisando seu plano de desenvolvimento e, se você pretende cobrir todo o terreno que você deve neste trimestre, algumas das tarefas mais básicas atribuídas a você talvez precisem ser compartilhadas entre a equipe.
A chave aqui é não reclamar do seu trabalho tedioso e, em seguida, dizer: "Ei, Ted, indo adiante, você realmente vai lidar com as faturas do cliente". Em vez disso, você precisa se sentar com seu gerente e discutir como deveres contribuem para os objetivos gerais da equipe. Em vez de anunciar: "Eu não quero mais fazer essas coisas chatas", você precisa dizer: "Como você gostaria que eu priorizasse essas responsabilidades?"
Talvez ele olhe para a sua lista de tarefas e decida que ele prefere que você passe mais tempo em A do que B. Ou, talvez ele veja que você está dedicando mais horas a tarefas administrativas do que ele percebeu e encontrou alguém para ajudar a contribuir. Ou, talvez, ele lhe diga que tudo isso parece viável e espera que você faça tudo. Você não saberá até que você pergunte.
2. Delegar a alguém que é melhor para o trabalho
Digamos que você tenha sido solicitado a criar uma planilha, preenchê-la com dados e analisá-la. Isso é um trabalho desagradável, e foi jogado em você, o pobre novato ingênuo. Bem, vamos pensar sobre isso. Você é um assistente do Excel? Você é um amante do big data? Se você respondeu não a estes, então provavelmente não é o trabalho certo para você. E, crucialmente, você não é a pessoa certa para o trabalho.
Você precisa transformar o espião neste momento, e descobrir quem entre sua equipe amaria este tipo de trabalho (ou pelo menos ser capaz de fazê-lo mais rápido e melhor do que você poderia). Então, traga para o seu gerente. Enfatize que você está muito interessado em ser prestativo e profissional, e que você está feliz em fazer a tarefa, mas que pode ser mais eficiente para toda a equipe que Brian se concentre nos dados enquanto você se concentra no que foi contratado para.
3. Delegado à Tecnologia
Soa um pouco estranho, não é? Mas tenha paciência comigo. Digamos, por exemplo, que a primeira coisa com a qual você tem a tarefa diária é verificar os e-mails recebidos durante a noite e distribuí-los para as pessoas relevantes. Deixe a tecnologia assumir esse trabalho. Configure regras com base em palavras-chave e reduza o tempo gasto em uma tarefa tão repetitiva. (Para mais sobre como fazer isso, confira este artigo.)
Trabalhando em um projeto? Use um aplicativo de gerenciamento de projetos, como o Basecamp. Enviando e-mails em massa? Considere um produto como o Mailchimp. E, entendo, isso está mais próximo da automação do que da delegação, mas quando você está trabalhando duro no fundo da pilha, suas opções são limitadas. Delegar à tecnologia pode deixá-lo apenas cortar algumas das tarefas mais onerosas e focar naquelas que o ajudarão a se tornar uma força a ser considerada ainda mais rápida.
4. Delegar a um sistema melhor
Ok, esta é sua última jogada. Você recebeu a tarefa que ninguém mais na equipe deseja; é complicado, demorado e o suficiente para fazer você querer sair correndo do prédio. Mas espere! Existem maneiras de transformar isso em sua vantagem.
Você deve dar as boas-vindas ao uber-task de braços abertos, mas com um plano secreto em mente - para recebê-lo, agilizá-lo e devolvê-lo. Esta é sua oportunidade de mostrar ao seu gerente o que você pode fazer. Ao aceitar um trabalho que todo mundo odeia e torná-lo viável (até mesmo agradável), você está fazendo um grande favor à equipe. E uma vez que é um trabalho rápido e fácil, você não terá essa batalha em suas mãos quando quiser delegá-la a um colega.
Delegar é difícil. Delegar é mais difícil. Mas se você puder dar uma boa olhada em por que você quer delegar, apelar para os pontos fortes de seus colegas, e deixar claro que você é tudo sobre o bem maior, então deve ser muito mais fácil se safar. Boa sorte!
