Em uma época em que os aplicativos de produtividade e multitarefa são o novo normal, as pessoas frequentemente perguntam qual é o meu "segredo" para fazer tanto. Enquanto horas intermináveis de trabalho duro podem criar resistência, também podem levar ao desgaste - os trabalhadores mais produtivos do mundo não são aqueles que trabalham 18 horas por dia e se gabam disso na sexta à noite.
Se você quer se tornar uma pessoa altamente produtiva, no trabalho ou na vida, só posso recomendar uma coisa: aprenda a delegar. O poder não está apenas em descarregar tarefas, mas em ganhar o poder de escolher o que é - e não é - digno de seu tempo.
Essa epifania me ocorreu enquanto estava na faculdade, onde o uso de assistentes virtuais me permitia terceirizar aspectos de minha pequena empresa on-line enquanto atendia simultaneamente às partes do negócio de que eu realmente gostava. Eu fiz uma lista de todas as coisas que eu gostava de trabalhar, ou sabia que precisava fazer sozinho, e atribui o resto. Estava preso!
Na verdade, acredito tanto nisso que sou fundador e CEO da Zirtual, uma empresa que conecta pessoas ocupadas a assistentes virtuais. Minha esperança é que, mesmo que a delegação pareça assustadora ou desconhecida, você logo descobrirá que é um caminho rápido para voltar a fazer o que mais ama!
1. Faça as coisas tangíveis
Descreva seus objetivos, metas e resultados esperados por dia, semana, mês e trimestre. Isso lhe dará uma ideia dos desafios que você e sua equipe estão enfrentando e, por fim, os objetivos gerais da organização.
Descarregar sua lista de tarefas é mais do que aliviar sua carga. A delegação é sobre empoderamento, pois dá à sua equipe a oportunidade de se desenvolver como líderes individuais - da mesma forma que permite que você seja um gerente mais impactante.
Assim como na escola, os negócios têm suas formalidades: certos projetos devem ser completados de maneiras específicas. Como um líder forte, você pode manter essa mesma formalidade sem ser considerado um micromanager. Uma opção é agendar reuniões privadas semanais individuais para discutir a agenda, as metas e o progresso da semana. Outra é criar diretrizes para o que você espera que o projeto final seja semelhante. Enquanto você pode definitivamente incluir etapas sugeridas, deixe seus funcionários encontrarem seus próprios métodos para fazê-lo.
Para os gerentes que temem a delegação, isso fornecerá uma oportunidade para você supervisionar os projetos enquanto ainda dá à sua equipe o espaço para gerenciar suas próprias tarefas.
2. Lembre-se de que a delegação sem confiança é babá
Quando você atribui uma tarefa a um funcionário, é importante dedicar o tempo para que ele seja bem-sucedido, a fim de evitar o microgerenciamento da linha. As pessoas responderão às demandas da tarefa se você der a elas a oportunidade de fazê-lo. Se entregar uma tarefa importante te assusta (e se você trabalhou pessoalmente), comece devagar. Atribua uma parte da tarefa primeiro ou comece com uma responsabilidade menor. Depois de ver que seu empregado é capaz - e ele ou ela é certamente! - você se sentirá mais confortável entregando mais.
Deixe de lado a idéia de que você pode fazer tudo - você não pode. Tome isso como um teste de humildade e aceite o fato de que você não pode gerenciar com sucesso uma equipe sem descarregar. Muitas vezes, o gerenciamento é chamado de babá de escritório, mas isso está absolutamente sob seu controle, e o primeiro passo para se transformar em um verdadeiro líder é atribuir responsabilidades.
3. Conquiste seu medo
O medo de delegar se mostra de várias maneiras. Pensamentos debilitantes como: "Eu consigo fazer melhor", "não posso falhar", "não quero depender de mais ninguém" ou "não posso confiar neles", vão atrapalhar sua capacidade. para fazê-lo corretamente. A aceitação irá capacitá-lo, dar-lhe paz de espírito, permitir que você seja livre para ver o quadro maior e prepará-lo para dominá-lo.
A maneira mais rápida de superar tais medos é avaliar o retorno. Não é possível concluir a tarefa sozinho (se você realmente quiser, você pode). Mas, pergunte-se: qual é o retorno do investimento fazendo isso? Lembre-se, há uma diferença entre você fazer melhor e fazer diferente. Muitas vezes, o produto acabado não é o que você teria produzido, mas isso não significa que não seja tão bom ou eficaz.
Concentre sua energia pessoal e atenção em tarefas de alto retorno: estratégia, novas contratações, parcerias ou estrutura organizacional. Você chegou a esse nível confiando em si mesmo e em outras pessoas confiando em você. Libere sua agenda para atender a esses problemas de alto nível acreditando que seus funcionários receberão as tarefas de baixo retorno feitas para você tão bem quanto você. A delegação de um gerente muitas vezes pode ser uma ponte para construir relacionamentos mais fortes na equipe, além de se tornar uma oportunidade para a orientação.
4. Faça Delegando um Hábito
Os delegados bem-sucedidos planejam suas tarefas com um olho nos itens que podem atribuir a outras pessoas. Se o descarregamento parecer pouco natural para você, a adoção de alguns novos hábitos facilitará a identificação das tarefas que você pode compartilhar. Como resultado, você será um gerente melhor para sua equipe e um líder mais eficiente e focado.
Para começar, se você tem pessoas em cargos de apoio abaixo de você, permita que façam seus trabalhos! Se você tiver um assistente, deixe-o cuidar das tarefas administrativas, dando-lhe acesso ao seu calendário - e capacitando-o para ajudar a gerenciá-lo. Ou, se você não tem um ser humano para ajudá-lo com tarefas administrativas, confira todos os aplicativos projetados especificamente para gerenciar seu dia e manter as coisas organizadas. Até mesmo o processo de armazenar objetivos diferentes em aplicativos diferentes ajuda você a praticar a compartimentalização e permitir que alguém (ou, nesse caso, algo) o ajude.
O descarregamento de tarefas administrativas ajuda você a manter o foco nas metas maiores à frente. Os delegados são bem-sucedidos porque têm uma linha de visão clara e sabem como alocar melhor seu tempo.
Como um bom gerente, é seu trabalho liderar mudanças e motivar as pessoas de várias formas. Parte de fazer isso de forma eficiente está oferecendo aos seus funcionários novas oportunidades para aprender e enfrentar desafios maiores. Sua equipe ficará feliz por causa das oportunidades adicionais de crescimento. Ao mesmo tempo, você terá liberado mais do seu tempo para se concentrar no quadro maior de levar sua equipe a um nível maior de produtividade.
Portanto, não, a delegação não é simplesmente a capacidade de descarregar o trabalho em outra pessoa. É uma oportunidade para maximizar a produtividade de um grupo ou sistema inteiro. É a capacidade de espalhar tarefas cruciais entre um conjunto de mãos, escolhendo e escolhendo os lugares mais apropriados.
