O email. Não posso viver com isso. Não consegue fazer o seu trabalho sem isso. Estou certo?
No ano passado, enviamos mais de 2, 5 bilhões de e-mails. E aqui está a má notícia. Apesar de uma boa quantidade de aversão, esse número só deve crescer. O volume é um problema, assim como o tempo gasto nele. Na verdade, os relatórios dizem que você verifica cerca de 36 vezes por hora. 36 vezes. Em uma única hora.
Quando começar a mexer com o que está na sua caixa de entrada, demora cerca de 16 minutos a voltar a concentrar a atenção no seu outro trabalho. Ah, e se você precisar de um documento que esteja enterrado em seu e-mail em algum lugar, levará cerca de dois minutos para encontrá-lo. Faça as contas: Isso rapidamente resulta em uma praga em sua produtividade.
Você precisa disso para fazer o seu trabalho. Você não pode simplesmente abandoná-lo como um mau hábito. Na verdade, não há dúvida de que você depende muito para obter informações, aprovação ou respostas de colegas para que você possa realizar um trabalho bem-sucedido.
Mas se você não está claro sobre o que você quer dos outros quando você está enviando e-mail, ou se você não fizer boas perguntas, lembre-se que 36 vezes por hora? Bem, observe essa estimativa aumentar substancialmente. Eu duvido que soe atraente. Aqui estão quatro dicas que você pode usar para minimizar e acelerar suas trocas e se comunicar melhor do que nunca.
1. Esclareça sua pergunta
Alguma vez você já jogou uma ideia para um colega e terminou com “Pensamentos?” Se o seu objetivo é obter informações de alguém em um prazo urgente, direção do projeto ou uma recomendação sobre opções, você precisa dar a ele algo a mais específico para trabalhar. Afinal, ele não quer perder mais tempo tentando decodificar sua mensagem do que você quer ler a resposta dele.
Se você acabou de enviar um plano que precisa de ação, por exemplo, em vez de terminar com o aberto e vago, "Pensamentos", faça uma pergunta específica, como: "O que será necessário para implementar este plano de forma realista na próxima semana?" ? Deixe-me saber se há algo que eu possa fazer para que tudo aconteça o mais rápido possível. ”Seu colega poderá responder de maneira rápida e direta, e você terá uma resposta de qualidade muito maior.
2. Corta para a perseguição
Sarah, o membro do projeto Tipo A com quem você trabalha com frequência, quer tudo com antecedência de semanas. Ela está nisso de novo. Você recebe um e-mail de uma entrega com um prazo ridiculamente curto. Você está frustrado e tentado a responder: "Você pode me dar mais tempo com esse projeto?", Com a esperança de renegociar o prazo. Se você fizer isso, vai demorar meia dúzia de respostas para resolver o cronograma sozinho.
Em vez disso, diga ao seu colega o que você tem a capacidade de fazer e deixe por isso mesmo. “Hey Sarah, eu tenho outros três projetos priorizados na minha fila agora. Eu vou fazer isso até o final do dia na próxima quinta-feira. Se eu conseguir fazer isso antes, avisarei. Obrigado pela sua paciência. ”Boom. Feito.
3. Pare de Solicitar Perguntas
Algumas mensagens geram e-mails desnecessários porque você involuntariamente convida respostas. Para evitar isso, pare de encerrar com: "Isso faz sentido para você?" Em vez disso, diga "deixe-me saber se você tiver dúvidas". Se o receptor tiver uma dúvida, ele informará você; caso contrário, ele saberá que nenhuma resposta é necessária.
Você também pode fechar com algo como: "Deixe-me saber se não estivermos alinhados com isso" ou "Deixe-me saber se você quiser falar mais sobre isso". Essa linguagem concisa deixa claro que a conversa é encerrada a menos que haja uma questão no final do receptor.
4. Não negligencie o título
A linha de assunto da sua mensagem é ouro de eficiência. Use esse setor imobiliário para dar ao seu leitor um aviso sobre quanta atenção ele precisa gastar e quando. Dirija os emails em excesso no passe.
Use seu título para indicar a urgência, a entrega e a linha do tempo. Por exemplo, um título poderia ler algo como: “Ação necessária ao meio-dia de sexta-feira | Projeto Acme previsto para a próxima semana.
Agora seu leitor sabe que isso vai exigir alguma atenção. Ela está ciente de que há um prazo para responder e trabalhar que ela precisa se concentrar para a conclusão na próxima semana. Essa declaração única e concreta evita uma tonelada de ida e volta.
Dada a quantidade de tempo e atenção que o email exige, tanto como remetente quanto destinatário, você pode ver como algumas técnicas simples ajudarão a enviar mensagens que geram menos respostas e melhorarão a comunicação geral entre você e seus colegas de trabalho ou clientes. . Isso não seria legal? Quando você torna sua comunicação super eficiente, você não apenas se sentirá mais no controle de sua caixa de entrada, mas seus colegas também apreciarão o quão eficiente você está ajudando.
Mas lembre-se de que, às vezes, sua melhor opção é simplesmente deixar a conversa offline. Como regra geral, se você não conseguir resolver o problema em três trocas de e-mail, ou se ocorrer uma falta de comunicação devido a um problema muito demorado, proponha uma conversa ao vivo para que você possa resolver o problema rapidamente.
