No mundo do trabalho de hoje, tudo parece ser tudo sobre produtividade. Como podemos fazer as coisas mais rapidamente, gastar menos tempo em coisas que não precisamos e eliminar redundâncias e ineficiências que estão nos atrasando?
A comunicação não é uma exceção a essa tendência. Com mais e mais maneiras de manter contato digital, está se tornando comum reduzir as reuniões, enviar e-mails menores e menores e, em geral, ficar menos contato - tudo em nome da economia de tempo.
Mas William Allen, diretor sênior do Behance, acha que isso está realmente atrapalhando a eficácia das equipes.
Em seu ensaio para o último livro da 99U, Make Your Mark: O Guia do Criativo para Construir um Negócio com Impacto , ele sugere que vale a pena criar redundâncias para garantir que todos em sua equipe estejam na mesma página. Ele explica:
Nunca assuma que sua equipe conhece os resultados das decisões que você toma diariamente. Assumir - em vez de informar ativamente - garante que eles passarão mais tempo adivinhando o que deveriam fazer versus ativamente fazendo isso.
Enquanto ele faz essas recomendações para ajudar os líderes da empresa a garantir que tanto as ideias gerais quanto as decisões diárias estejam se espalhando pela equipe de forma eficaz, acho que essa ideia de criar redundâncias na comunicação vale qualquer profissional que esteja considerando, líder ou não. Considere, digamos, ser um pouco mais repetitivo em sua comunicação com seu chefe para ter certeza de que ele conhece todo o excelente trabalho que você está fazendo e o que você precisa para ter sucesso. Ou talvez tente reiterar as coisas com seus colegas para manter todos informados sobre os objetivos e cronogramas do projeto.
Claro, ser mais redundante e claro não significa ser condescendente ou irritante. Aqui estão algumas idéias que ajudarão você a encontrar o equilíbrio certo.
1. Lembre-se: o que é repetitivo para você pode ser novo para alguém
Allen nos lembra em seu ensaio que, enquanto você pode estar repetindo uma mensagem várias vezes, muitas das pessoas com quem você está trabalhando podem ouvir apenas uma vez, no máximo. Então, mesmo que você falasse de uma idéia em detalhes em uma reunião, qualquer colega que não estivesse lá naquele dia ainda seria deixado no escuro. Permita-se repetir as coisas algumas vezes para garantir que todos tenham a chance de ouvi-las.
2. Use diferentes formas de comunicação
Explore o fato de que pessoas diferentes aprendem (e absorvem mensagens) de maneiras diferentes, comunicando a mesma mensagem em alguns fóruns diferentes. Por exemplo, mencione sua nova estratégia de vendas em uma reunião e envie um e-mail de acompanhamento no dia seguinte, reiterando sua mensagem. Ou envie um e-mail sobre ideias para o retiro da equipe e, em seguida, abra sua mensagem novamente com um colega quando for tomar café juntos.
3. Empregue um mensageiro
Allen sugere que os líderes tragam um colega para todas as suas reuniões, capacitando-o a divulgar os pontos importantes. Isso pode ser um pouco exagerado para alguns, mas qualquer um pode empregar a estratégia “árvore telefônica” para ajudar a garantir que uma mensagem seja repetida - sem ter que repeti-la repetidamente. Quando você transmitir uma ideia em uma reunião com um colega, peça que ele a compartilhe com sua equipe.
Em suma, essas idéias tratam de garantir que idéias importantes não se percam no meio de tentar fazer as coisas mais rapidamente. E a melhor parte é? Quanto mais clara a comunicação, mais produtivas serão suas equipes.
