Você é consciencioso quando se trata de e-mail. Na verdade, você sempre tenta responder dentro de 24 horas. Raspe isso - dentro de momentos de uma mensagem recebida.
E mais frequentemente que não, isso é ótimo. Mas às vezes, enviar o primeiro e-mail que vem à mente pode sair pela culatra - grande momento. Aqui estão alguns sinais de que você deve se afastar do computador e voltar para a mensagem mais tarde.
1. Sua resposta é realmente longa
Infelizmente, não é possível dizer diplomaticamente a alguém que você acha que ele é um idiota. Então, se você escrever um e-mail que dança de forma brilhante o fato de que você despreza os pensamentos do seu colega de trabalho, posso prometer que o e-mail traduz aproximadamente: “Aqui estão algumas frases fofas. PS Eu acho que sua ideia é uma merda.
Se você pudesse escrever o que você está pensando em uma frase (por exemplo, "Eu nunca usaria essa abordagem") e seu e-mail ainda tem três parágrafos, você está com problemas. Você pode pensar que é aconselhável dedicar uma seção a como você entende por que a outra pessoa pode estar confusa e outra a como você sabe do que está falando, e a uma terceira como o seu plano é melhor. No entanto, são apenas mais linhas que a outra pessoa pode interpretar mal (ou ver direito).
Em vez disso, tente ser o mais sucinto possível. Se você não concordar com alguém, uma breve frase “Não tenho certeza de que estamos na mesma página” ou “Eu tive uma leitura diferente” é realmente muito melhor - e mais eficiente.
2. Sua resposta está transbordando com pontuação
A menos que você esteja dizendo a alguém que algo é a melhor notícia que você já ouviu - e realmente é - você deve ter cuidado com um e-mail cheio de ênfase. Se todas as outras palavras estiverem em negrito ou itálico ou em maiúsculas, e a pontuação for em triplicado; a outra pessoa vai assumir que seu significado é extremo. (Em um trabalho anterior, eu tinha um cliente que escrevia todos os seus e-mails, mesmo os mundanos, em letras maiúsculas. A equipe se referia amorosamente à correspondência dele como notas de resgate.)
Mas nem tudo é divertido e jogos. Se seus sentimentos não são positivos, a outra pessoa pode facilmente pensar que você está tentando transmitir raiva - em vez de dizer, simples confusão. Por exemplo, “não tenho certeza do que isso significa ??? !!!!” parece francamente hostil. Felizmente, a correção aqui é bem fácil. Limitar-se a um sinal de pontuação e sem itálico (“não sei o que isso significa”) ainda expressa que você não está claro sobre algo, mas de uma forma muito mais ponderada.
3. Sua resposta não é clara (mesmo para você)
Você está contando os minutos até o dia de trabalho acabar. Ou você está sobrecarregado de trabalho e apenas tentando manter sua cabeça acima da água. Seja qual for o motivo, você está fora de foco e leu o email que está compondo seis vezes.
E com certeza, você pode verificá-lo pela sétima vez e depois clicar em enviar. Mas se você ainda está se perguntando se essa linha faz sentido, é um sinal de que não, provavelmente não faz.
Se você puder voltar para o e-mail, digamos, depois de almoçar ou depois da reunião que está prejudicando toda a sua energia, aguarde. Se você precisar responder o mais rápido possível, envie uma resposta curta prometendo enviar mais detalhes posteriormente. Muitas vezes, uma nota rápida confirmando o recebimento e informando a alguém que você estará em contato com mais informações mantém as linhas de comunicação abertas - e dá a você espaço para compor sua resposta quando tiver mais largura de banda.
4. Sua resposta envolve você indo além e além de seus deveres
Você sabe quais tipos de mensagens costumam estar na sua caixa de entrada. Mas de vez em quando algo aparece em seu caminho e você pensa em alguma coisa, “Hmm, isso é estranho…” para “Espere, esse é o meu trabalho?”
Você pode querer responder uma resposta rápida por vários motivos. Talvez você não ache que a questão vale o tempo do seu supervisor. Talvez uma resposta brilhante venha à mente e você simplesmente vá em frente, imaginando que será visto como tendo iniciativa.
Por exemplo, digamos que um cliente envia um e-mail sobre um projeto que está fora de sua carga de trabalho. Então, você descobrirá se consegue encontrar a resposta e, se não, mande um email para ela com o nome da pessoa que está lidando com ela. Isso é útil, certo? Bem, não se há uma história que você não conhece. Embora você tenha boas intenções, pode estar colocando seu colega de trabalho ou chefe em uma situação difícil.
Uma boa opção é encaminhar o e-mail para a pessoa apropriada com uma oferta para ajudar. Parece que esse “Arthur da ABC Corporation perguntou se eu poderia repassar suas informações de contato. Isso seria OK? ”Ou“ Mark perguntou sobre os detalhes do projeto XYZ. Seria útil conectá-lo a você ou compartilhar nossa linha do tempo? ”Isso pode atrasar sua resposta, mas você sabe que estará enviando a resposta certa.
Não tem certeza se um e-mail está atingindo a nota correta? Faça uma pausa e volte para ela.
