Você está na fila da Starbucks. Você é o primeiro a chegar a uma reunião. Você está apenas acordando.
O que todas essas situações têm em comum?
Você também está checando seu e-mail - e gemendo com a idéia de ter que passar por tudo isso.
Quem não gasta uma parte significativa de seu tempo longe da mesa gerenciando - ou devo dizer tentando gerenciar - e-mail em um telefone? É impossível se afastar. No entanto, em vez de deixar que o pequeno número de notificação (que fica cada vez mais alto) o estresse, você pode simplesmente mudar a maneira como você lida com isso.
Aqui estão quatro métodos que aprendi para me ajudar a ficar um pouco mais são.
1. Faça seu telefone ler as mensagens para você
Para utilizar plenamente o seu trajeto para o trabalho, considere o uso do Talkler. É um aplicativo que lê seus e-mails para você. E não pára apenas aí, também permite que você os exclua ou responda a gravações. Isso significa que você pode manter as duas mãos no volante (ou segurar o poste do metrô) e ainda ser produtivo a caminho do escritório. E uma boa notícia: funciona em plataformas de troca, bem como na maioria dos provedores de email da empresa.
2. Leia e aja imediatamente
Imagine isto: você está na fila esperando pelo café. Então, você espia no seu e-mail, mas antes de terminar de ler, é a sua vez de pedir. Então você olha novamente enquanto espera para pegá-lo - cada vez que releia as mesmas palavras. Mas é claro que você nunca tem tempo para responder, então verifique o mesmo e-mail quando voltar ao seu escritório.
Re-ler e-mails, mais e mais não está salvando você a qualquer momento. Em vez disso, supondo que não seja urgente, movo mensagens que exigem respostas para uma pasta chamada "tarefas de email". Se a ação necessária precisar ser manipulada por outra pessoa em sua equipe, eu a encaminho para a direita e ali. E se a mensagem não exigir nenhuma ação, apague-a imediatamente ou arquive-a. Se você não tiver tempo para nenhuma das etapas acima, desligue seu telefone por enquanto.
3. Filtros de Configuração
Além de arquivar tudo sozinho, você também deve reservar um tempo para configurar um sistema que filtre automaticamente suas mensagens em pastas específicas. (Se você precisar de ajuda para começar, confira isso ou isso). Não há motivos para você classificar manualmente e-mails de toda a empresa a partir de anotações urgentes quando o telefone estiver pronto para funcionar como seu assistente pessoal. Embora eu recomendo que você faça isso em geral, isso realmente faz muita diferença em seu telefone, já que você está realmente tentando minimizar o e-mail recebido.
4. Crie uma assinatura de e-mail dedicada
Sua assinatura de e-mail móvel pode ser um gatekeeper e um bode expiatório. Deixar claro que você está usando um telefone gerenciará as expectativas da outra pessoa. Ele os avisa que qualquer erro de digitação provavelmente é autocorreto e que você não pode enviar um anexo que esteja em sua área de trabalho.
Agora, isso não é uma desculpa para digitar "ur" ou "eu 2" - mas uma explicação se você cometer um pequeno erro. Você pode ir com o básico, "Por favor, desculpe qualquer erros de digitação. Esta é uma resposta móvel rápida ”, ou ainda mais sucinta, “ Enviado do meu telefone ”.
Mesmo que você comece a usar um desses métodos, verá uma melhoria imediata na forma como reage aos e-mails recebidos. De repente, em vez de se sentir estressado quando algo entrar em sua caixa de entrada, você poderá continuar normalmente, sabendo que existe um sistema forte.
